Cómo organizar un festival de coros sin perder el control

Organizar un festival de coros empieza mucho antes de montar el escenario. Primero necesitas cerrar la fecha, el recinto y la participación de cada coro; después, convertir esa información en horarios, necesidades técnicas y un programa realista. Los retrasos suelen aparecer al final: permisos sin confirmar, preferencias dietéticas incompletas, cables que cruzan las zonas de paso o acreditaciones preparadas demasiado tarde. Sigue una secuencia clara y deja por escrito quién se encarga de cada parte.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar a los coros participantes
2 personas
3
Recopilar actuaciones y horarios
4
Confirmar la reserva del recinto
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Elaborar el programa
2 personas
8
Confirmar los horarios de actuación
9
Redactar invitaciones
10
Enviar invitaciones
11
Abrir el formulario de inscripción
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Reservar el catering
16
Reservar técnica
17
Programar voluntarios de primeros auxilios
18
Confirmar al presentador
19
Hacer el plano
20
Definir la disposición del escenario
2 personas
21
Definir la ruta y la entrada
22
Desarrollar el programa
2 personas
23
Publicar el programa
24
Hacer la lista final de participantes
25
Preparar acreditaciones
2 personas
26
Recopilar las presentaciones
27
Hacer el plan técnico y eléctrico
2 personas
28
Comprobar la lista de la compra
29
Comprobar el stock de vajilla
30
Hacer la compra
2 personas
31
Enfriar las bebidas
2 personas
32
Preparar aperitivos
3 personas
33
Reunir los materiales
2 personas
34
Montar mesas y sillas
4 personas
35
Colocar las piezas del escenario
4 personas
36
Montar el sistema de sonido
3 personas
37
Conectar los micrófonos
2 personas
38
Montar la instalación de iluminación
2 personas
39
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Montar el mostrador de información
2 personas
42
Montar el buffet de catering
3 personas
43
Preparar café y té
2 personas
44
Preparar los programas
2 personas

Evento

45
Recibir a los coros
3 personas
46
Guiar al coro a los vestuarios
2 personas
47
Inscribir a los coros
2 personas
48
Realizar la prueba de sonido
3 personas
49
Realizar la comprobación de luces
2 personas
50
Abrir la entrada del público
3 personas
51
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
52
Repartir programas
2 personas
53
Anunciar la apertura
54
Guiar a los coros hasta el escenario
2 personas
55
Coordinar técnicamente las actuaciones
3 personas
56
Presentar las actuaciones
57
Servir café y té
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
61
Comprobar los vestuarios
62
Responder preguntas del público
2 personas
63
Comprobar los baños periódicamente
64
Retirar la basura entre turnos
2 personas
65
Anunciar la actuación final
66
Anunciar el cierre
67
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
68
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

69
Apagar el sistema de sonido
2 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Desmontar el buffet
3 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Desmontar mesas y sillas
4 personas
74
Desmontar las partes del escenario
4 personas
75
Clasificar y retirar residuos
3 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Limpiar el lugar
4 personas
78
Limpiar los vestuarios
2 personas
79
Limpiar los baños
2 personas
80
Guardar los materiales en seco
2 personas
81
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
82
Comprobar el material de alquiler
2 personas
83
Devolver el material alquilado
2 personas
84
Recoger las compras sobrantes
2 personas
85
Devolver los objetos perdidos
86
Agradecer a los coros participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 6
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos para cantocant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátilescant. 2
Pantalla de presentación

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Lámparas de trabajo LEDcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Tablas de cortarcant. 4

Decoración

Banderas del festivalcant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Telón de fondo del escenario
Paneles de flechascant. 12
Credencialescant. 150
Portabadgescant. 150
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Dispensadores de toallascant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recinto antes de invitar a los coros. Reserva al menos 8-12 semanas para confirmar permisos, seguro, catering, técnica y disponibilidad de voluntarios.
Pide a cada coro su duración, número de participantes y necesidades técnicas en el formulario de inscripción. Fija una fecha límite de 4 semanas antes del festival para poder cerrar horarios y catering.
No publiques el programa hasta confirmar por escrito cada actuación. Deja entre 10 y 15 minutos entre coros para cambios de micrófonos, entradas y posibles retrasos.
Haz el plano teniendo en cuenta escenario, escaleras, entrada, ruta del público y cables. Coloca alfombrillas para cables y lámparas de trabajo LED antes de la prueba técnica, no durante la llegada de los coros.
Prepara acreditaciones, lista final y turnos de voluntariado 7 días antes. Reserva una persona para primeros auxilios y otra para coordinar al presentador, sonido y responsables de cada coro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el recinto, permisos, seguro, coros participantes, técnica, catering y voluntariado sin tomar decisiones apresuradas.
¿Cuánto tiempo hay que dejar entre las actuaciones de los coros?: Calcula entre 10 y 15 minutos entre actuaciones. Ese tiempo cubre cambios de micrófonos, ajustes de sonido, entradas y salidas del escenario; si los coros tienen montajes distintos, añade más margen.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?: Cierra las inscripciones y la información dietética al menos 4 semanas antes. Así puedes reservar el catering con cifras fiables y preparar una lista final de participantes.
¿Cuándo se prepara el programa definitivo del festival?: Prepara un borrador 3 semanas antes y publícalo solo después de confirmar los horarios con todos los coros. La versión final y las acreditaciones deberían estar listas 7 días antes del evento.

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