Ein Chorfestival organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Chorfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan. Lege zuerst Datum, Ort und Rahmen fest, bevor du Chöre, Technik und Helfer anfragst. Danach sammelst du Auftrittszeiten, stellst das Programm zusammen und öffnest die Anmeldung. Kurz vor dem Termin brauchst du eine finale Teilnehmerliste, Namensschilder, einen Lageplan und klare Zuständigkeiten für Bühne, Einlass, Catering und Erste Hilfe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Chöre ansprechen
2 Personen
3
Auftritte und Zeiten einsammeln
4
Reservierung der Location bestätigen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Auftrittszeiten bestätigen
9
Einladungen erstellen
10
Einladungen verschicken
11
Anmeldeformular öffnen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Catering reservieren
16
Technik reservieren
17
Ersthelfer-Freiwillige einplanen
18
Moderator festlegen
19
Lageplan erstellen
20
Bühnenaufbau festlegen
2 Personen
21
Route und Eingang festlegen
22
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
23
Programm veröffentlichen
24
Finale Teilnehmerliste erstellen
25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
26
Präsentationen sammeln
27
Technik- und Stromplan erstellen
2 Personen
28
Einkaufsliste prüfen
29
Geschirrbestand prüfen
30
Einkaufen gehen
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
3 Personen
33
Materialien zusammenstellen
2 Personen
34
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
35
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
36
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
37
Mikrofone anschließen
2 Personen
38
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
39
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Infostand einrichten
2 Personen
42
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Programme bereitlegen
2 Personen

Event

45
Chöre empfangen
3 Personen
46
Chöre zu den Umkleiden begleiten
2 Personen
47
Chöre anmelden
2 Personen
48
Soundcheck durchführen
3 Personen
49
Lichtcheck durchführen
2 Personen
50
Publikumseingang öffnen
3 Personen
51
Besucher begrüßen
4 Personen
52
Programme ausgeben
2 Personen
53
Eröffnung ankündigen
54
Chöre zur Bühne begleiten
2 Personen
55
Auftritte technisch betreuen
3 Personen
56
Auftritte präsentieren
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
61
Umkleideräume kontrollieren
62
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
63
Toiletten zwischendurch kontrollieren
64
Müll zwischendurch entsorgen
2 Personen
65
Abschlussauftritt ankündigen
66
Abschluss ankündigen
67
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
68
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

69
Anlage ausschalten
2 Personen
70
Geschirr sammeln
3 Personen
71
Buffet abbauen
3 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
74
Bühnenteile abbauen
4 Personen
75
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Location reinigen
4 Personen
78
Umkleiden reinigen
2 Personen
79
Toiletten reinigen
2 Personen
80
Materialien trocken lagern
2 Personen
81
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
82
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
83
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
84
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
85
Fundsachen zurückbringen
86
Teilnehmende Chöre bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
GesangsmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
LaptopsAnz. 2
Präsentationsbildschirm

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LED-ArbeitslampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
KaraffenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
PfeiltafelnAnz. 12
NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsständerAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Hole von jedem Chor Auftrittsdauer, Besetzungsgröße und Ankunftszeit schriftlich ein. Plane zusätzlich mindestens 10 Minuten Wechselzeit zwischen zwei Auftritten ein, damit sich Umbauten und verspätete Gruppen nicht sofort auf den ganzen Tag auswirken.
Bestätige die Location nicht nur telefonisch: Kläre Genehmigungen, Versicherung, Eingang, Garderoben und den Platz für Bühne und Technik spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival.
Plane die Tontechnik anhand der Chöre. Gesangsmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, aktive Lautsprecher, DI-Boxen und Audiokabel müssen vorab getestet und mit ausreichend Verlängerungskabeln sowie Kabelmatten sicher verlegt werden.
Setze das Helferteam nach Aufgaben ein, nicht nur nach Gesamtzahl. Für Einlass, Chorbetreuung, Bühne, Catering und Erste Hilfe sollten jeweils feste Personen mit einer Schicht von etwa 3 bis 4 Stunden eingeteilt sein.
Veröffentliche das Programm erst, wenn Auftrittszeiten und Teilnehmerliste bestätigt sind. Bereite Namensschilder, Lageplan und Ablaufplan spätestens 3 Tage vorher vor; Ernährungswünsche darfst du nicht erst beim Catering vor Ort abfragen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Chorfestival organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Chöre. Technik, Catering, Genehmigungen und Versicherungsfragen solltest du spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin klären.
Wie viel Wechselzeit braucht man zwischen Chören?: Plane pro Chorwechsel mindestens 10 Minuten ein, bei großer Besetzung oder eigener Technik eher 15 Minuten. Sammle deshalb die Auftrittsdauer und den technischen Bedarf jedes Chors, bevor du das endgültige Programm veröffentlichst.
Wann sollte die Anmeldung für ein Chorfestival schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. So bleiben dir mindestens 14 Tage, um Teilnehmerliste, Namensschilder, Cateringmengen und die Einteilung der Helfer zu finalisieren.
Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?: Plane mindestens eine feste Person für Einlass, Chorbetreuung, Bühne, Catering und Erste Hilfe ein, also fünf Zuständigkeiten unabhängig von der Gesamtgröße. Bei mehreren parallelen Bereichen oder mehr als 100 Teilnehmenden solltest du pro Aufgabe eine Vertretung einteilen.

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