Organiser un festival de chœurs, étape par étape

Un festival de chœurs se prépare d’abord comme un projet de coordination : plusieurs groupes, des horaires à aligner et une scène qui doit fonctionner sans interruption. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis confirmez rapidement les chorales, leurs spectacles et leurs contraintes. Les autorisations, l’assurance et la technique doivent être réglées avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez le programme, recrutez les bénévoles et détaillez le parcours du public et des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les chorales participantes
2 personnes
3
Rassembler les spectacles et les horaires
4
Confirmer la réservation du lieu
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Établir le programme
2 personnes
8
Confirmer les horaires de spectacle
9
Rédiger les invitations
10
Envoyer les invitations
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Réserver le catering
16
Réserver la technique
17
Planifier les bénévoles de premiers secours
18
Réserver un animateur
19
Créer le plan
20
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
21
Déterminer le parcours et l’entrée
22
Élaborer le déroulé
2 personnes
23
Publier le programme
24
Établir la liste finale des participants
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Rassembler les présentations
27
Préparer le plan technique et électrique
2 personnes
28
Vérifier la liste des courses
29
Vérifier le stock de vaisselle
30
Faire les courses
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Rassembler le matériel
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer les éléments de scène
4 personnes
36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
37
Brancher les microphones
2 personnes
38
Monter l’installation lumière
2 personnes
39
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

45
Accueillir les chorales
3 personnes
46
Accompagner les chorales aux vestiaires
2 personnes
47
Inscrire les chorales
2 personnes
48
Effectuer la vérification du son
3 personnes
49
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
50
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Distribuer les programmes
2 personnes
53
Annoncer l'ouverture
54
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
55
Assurer l'encadrement technique des spectacles
3 personnes
56
Présenter les spectacles
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
61
Vérifier les vestiaires
62
Répondre aux questions du public
2 personnes
63
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
64
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
65
Annoncer la prestation de clôture
66
Annoncer la clôture
67
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
68
Rassembler les objets trouvés

Suivi

69
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
70
Rassembler la vaisselle
3 personnes
71
Démonter le buffet
3 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
74
Démonter les éléments de scène
4 personnes
75
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Nettoyer le lieu
4 personnes
78
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
79
Nettoyer les toilettes
2 personnes
80
Stocker le matériel au sec
2 personnes
81
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
82
Vérifier le matériel de location
2 personnes
83
Retourner les matériels de location
2 personnes
84
Ranger les provisions restantes
2 personnes
85
Rendre les objets trouvés
86
Remercier les chorales participantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2
Écran de présentation

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes de travail LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Planches à découperqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Fond de scène
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez à chaque chorale son effectif, la durée de son spectacle et ses besoins techniques avant de finaliser le programme. Prévoyez une marge entre deux passages pour les changements de micros et l’installation sur scène.
Vérifiez les autorisations et l’assurance au moins 8 semaines avant le festival. Une réservation de salle ne couvre pas automatiquement les exigences liées au spectacle, à l’accueil du public ou à la restauration.
Ne réservez pas la technique uniquement sur la base du nombre de chorales : listez les microphones de chant, pieds de micro, boîtiers DI, câbles, rallonges et multiprises nécessaires, puis prévoyez des passe-câbles pour les zones de circulation.
Fermez la liste des participants avant d’imprimer les badges nominatifs et le programme. Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de donner au traiteur un nombre confirmé, plutôt qu’une estimation de dernière minute.
Faites un déroulé minute par minute pour l’accueil, les balances, les passages, les pauses et la clôture. Affectez les bénévoles à des postes précis, notamment l’entrée, les coulisses, l’orientation et les premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Il faut notamment confirmer le lieu, les chorales, les autorisations, l’assurance, la technique, le traiteur et les bénévoles avant de publier le programme.
Quand faut-il contacter les chorales participantes ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont suffisamment avancés, de préférence au moins 12 semaines avant l’événement. Demandez tout de suite la durée du spectacle, l’effectif et les besoins techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de chœurs ?: Ouvrez le formulaire lorsque le lieu, les horaires principaux et les conditions d’accueil sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le festival. Vous pourrez alors recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires sur une base fiable.
Combien de temps prévoir entre deux chorales ?: Prévoyez au minimum 10 à 15 minutes entre deux passages si la scène et les microphones doivent être réorganisés. Ajoutez davantage de marge lorsque les groupes ont des configurations très différentes ou que l’accès aux coulisses est limité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.