Zo organiseer je een koorconcert

Begin een koorconcert niet met het programma, maar met de locatie, deelnemende koren en technische mogelijkheden. Leg daarna de pianobegeleiding vast en werk toe naar een repetitierooster, podiumindeling en publiekscommunicatie. Regel toegangsprijzen, betaalwijze en vrijwilligers ruim vóór de concertdag. Controleer in de laatste week niet alleen de muziek, maar ook microfoons, standaards, stoelen, programmaboekjes en de inrichting van kleedkamers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen openen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie reserveren
6
Pianobegeleiding vastleggen
7
Programma samenstellen
3 personen
8
Koren en solisten bevestigen
2 personen
9
Repetitierooster maken
2 personen
10
Bladmuziek verzamelen
2 personen
11
Teksten voor presentatie schrijven
12
Concertposter ontwerpen
13
Concertposter verspreiden
2 personen
14
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
15
Toegangsprijzen vastleggen
2 personen
16
Betaalwijze voorbereiden
17
Rijindeling maken
2 personen
18
Podiumindeling uitwerken
2 personen
19
Technische wensen vastleggen
2 personen
20
Publieksinformatie publiceren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
24
Naambordjes voorbereiden
25
Aanmeldingen afsluiten
26
Bezoekerslijst afdrukken
27
Consumpties sorteren
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Zaal controleren
2 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Kooropstelling klaarzetten
4 personen
36
Piano en apparatuur plaatsen
3 personen
37
Microfoons aansluiten
2 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
39
Verlichting instellen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Hapjes klaarzetten
2 personen
43
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
44
Entreebalie inrichten
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Koor ontvangen
3 personen
47
Publiek ontvangen
4 personen
48
Programma toelichten
49
Entree en kaartcontrole uitvoeren
3 personen
50
Concertbegeleiding verzorgen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzedrankjes serveren
4 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
55
Programma hervatten
56
Afscheid en bedankwoord verzorgen
57
Koor en solisten uitzwaaien
2 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Microfoons en kabels opruimen
2 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
65
Versiering verwijderen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Overgebleven catering koelen
2 personen
70
Afval afvoeren
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Restanten opruimen
2 personen
74
Foto- en programmamateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 8
Koorstoelenaantal 40
Muziekstandaardsaantal 25
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kapstokkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 180
Vorkenaantal 180
Theelepelsaantal 100
Opscheptangenaantal 6

Apparatuur

Digitale piano
Pianobank
Zangmicrofoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 12
Pianokruk

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Plakgumaantal 4
Pijlenstickersaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je koren en solisten definitief bevestigt. Controleer meteen hoeveel koorstoelen, muziekstandaards, kleedkamerstoelen en tafels beschikbaar zijn en wat je zelf moet regelen.
Leg de pianobegeleiding en technische wensen vast voordat het programma definitief wordt. Test zangmicrofoons, mengpaneel, luidsprekers, audiokabels en verlengkabels tijdens een repetitie op dezelfde podiumopstelling.
Maak het repetitierooster pas nadat alle koren, solisten en de pianist hun beschikbaarheid hebben doorgegeven. Plan voor elk onderdeel tijd voor opstelling, soundcheck en het verzamelen van bladmuziek.
Open de aanmeldingen zodra locatie, programma-opzet en toegangsprijzen vaststaan. Sluit ze uiterlijk enkele dagen voor het concert af, zodat dieetwensen, publieksinformatie en het aantal programmaboekjes nog verwerkt kunnen worden.
Wijs op de concertdag aparte vrijwilligers aan voor entree, podium, kleedkamers en techniek. Leg waterglazen, naambordjes, stoelen en kapstokken vóór de eerste repetitie klaar; die praktische zaken worden vaak pas gemist als de koren al binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koorconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden van tevoren met de locatie, koren, solisten en pianobegeleiding. Plan de technische controle en definitieve podiumindeling uiterlijk 2 weken voor het concert.
Wanneer moet je de aanmeldingen voor een koorconcert sluiten?: Sluit de aanmeldingen meestal 3 tot 7 dagen voor het concert. Dan kun je aantallen, dieetwensen, betaalgegevens en het aantal programmaboekjes nog verwerken.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een koorconcert?: Dat hangt af van de kooropstelling en de akoestiek, maar bepaal het aantal tijdens een repetitie in de zaal. Reserveer naast de gebruikte zangmicrofoons minimaal 1 extra microfoon en controleer alle standaards en kabels.
Wanneer maak je de podiumindeling voor een koorconcert?: Werk de podiumindeling uiterlijk 2 weken vooraf uit, zodra de bezetting en het programma vaststaan. Noteer per koor de rijindeling, het aantal koorstoelen, muziekstandaards en de plek van piano en microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.