Organiser un concert de chorale, étape par étape

Un concert de chorale se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu et l’accompagnement, confirmer les participants, puis construire le programme et le calendrier des répétitions. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être suivis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. La technique mérite aussi une vraie vérification : piano, micros, câbles, éclairage et installation de la scène doivent être testés avant l’arrivée du public. Le plan ci-dessous regroupe 74 tâches et 49 fournitures pour ne rien laisser au hasard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir les inscriptions
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver le lieu
6
Réserver l’accompagnement au piano
7
Établir le programme
3 personnes
8
Confirmer les chœurs et solistes
2 personnes
9
Créer le planning des répétitions
2 personnes
10
Rassembler les partitions
2 personnes
11
Rédiger les textes pour la présentation
12
Créer l'affiche du concert
13
Distribuer l’affiche du concert
2 personnes
14
Planifier les bénévoles
2 personnes
15
Fixer les prix d’entrée
2 personnes
16
Préparer le mode de paiement
17
Établir la répartition des voitures
2 personnes
18
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
19
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
20
Publier les informations au public
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
25
Clôturer les inscriptions
26
Imprimer la liste des visiteurs
27
Trier les consommations
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer les partitions
2 personnes
30
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Vérifier la salle
2 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Mettre en place la chorale
4 personnes
36
Installer le piano et l’équipement
3 personnes
37
Brancher les microphones
2 personnes
38
Effectuer la vérification du son
3 personnes
39
Régler l’éclairage
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les en-cas
2 personnes
43
Déposer les livrets du programme
2 personnes
44
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Accueillir la chorale
3 personnes
47
Accueillir le public
4 personnes
48
Présenter le programme
49
Assurer l’entrée et le contrôle des billets
3 personnes
50
Assurer l’accompagnement du concert
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les boissons de la pause
4 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
55
Reprendre le programme
56
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
57
Saluer le chœur et les solistes
2 personnes
58
Rassembler les objets trouvés
59
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Ranger les microphones et les câbles
2 personnes
64
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Refroidir le catering restant
2 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Ranger les restes
2 personnes
74
Archiver les photos et le matériel du programme

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Chaises de chœurqté 40
Pieds de microqté 25
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 20
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 100
Pince de serviceqté 6

Équipement

Piano numérique
Banc de piano
Microphones de chantqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 12
Tabouret de piano

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 4
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Colle repositionnableqté 4
Autocollants flèchesqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Poubellesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et l’accompagnement au piano, puis confirmez les chœurs et les solistes. Gardez au moins 2 à 3 semaines de marge avant la première répétition pour établir un programme réaliste.
Fermez les inscriptions avant de finaliser les besoins matériels. Une fois le nombre de participants connu, vous pouvez prévoir les chaises de chœur, les badges, les livrets et la répartition des voitures sans travailler sur des estimations.
Planifiez une répétition technique séparée du travail musical, idéalement 7 à 10 jours avant le concert. Testez les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et le piano numérique dans la configuration réelle.
Préparez l’accueil du public au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Installez les chaises, les tables, les porte-manteaux et le paiement, puis vérifiez que les programmes imprimés et les textes de présentation sont disponibles.
Ne gardez pas les achats et l’impression des livrets pour la veille. Faites la liste finale 5 à 7 jours avant le concert, puis contrôlez le matériel livré, les piles, les verres et les fournitures de service avant le montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chorale ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec plusieurs chœurs ou solistes. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le programme, organiser les répétitions, ouvrir les inscriptions et régler la technique.
Quand faut-il réserver la salle et le piano pour un concert de chorale ?: Réservez la salle et l’accompagnement au piano dès que la date est envisagée, idéalement 3 à 6 mois à l’avance. Sans ces deux confirmations, le programme et le calendrier des répétitions restent fragiles.
Quand faire la répétition technique d’un concert de chorale ?: Organisez-la 7 à 10 jours avant le concert, puis prévoyez un contrôle rapide le jour même. Testez chaque microphone, le piano, la table de mixage, les haut-parleurs et les rallonges dans la disposition prévue.
Combien de temps avant le concert faut-il installer la salle ?: Commencez le montage environ 2 heures avant l’accueil du public. Prévoyez davantage de temps si la scène comprend des chaises de chœur, des micros, des projecteurs LED ou des tentures de scène.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.