Cómo organizar un concierto coral sin dejarlo todo para el final

Un concierto coral se organiza mejor si separas primero la parte artística, después la logística y, al final, la atención al público. Empieza reservando el lugar y confirmando coros, solistas y acompañamiento de piano; sin esos datos no podrás cerrar el programa ni el horario de ensayos. Luego prepara entradas, asientos, escenario, sonido y voluntariado. Las últimas semanas deben servir para comprobar partituras, textos, carteles, equipos y materiales, no para tomar decisiones básicas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Abrir inscripciones
3
Gestionar inscripciones
2 personas
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Reservar el lugar
6
Contratar acompañamiento de piano
7
Elaborar el programa
3 personas
8
Confirmar coros y solistas
2 personas
9
Hacer el horario de ensayos
2 personas
10
Recoger partituras
2 personas
11
Redactar textos para la presentación
12
Diseñar el cartel del concierto
13
Distribuir el cartel del concierto
2 personas
14
Programar a los voluntarios
2 personas
15
Fijar los precios de entrada
2 personas
16
Preparar el método de pago
17
Preparar la distribución de asientos
2 personas
18
Definir la distribución del escenario
2 personas
19
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
20
Publicar información para el público
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Imprimir folletos del programa
2 personas
24
Preparar los carteles con nombres
25
Cerrar inscripciones
26
Imprimir la lista de visitantes
27
Clasificar las consumiciones
2 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Preparar las partituras
2 personas
30
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Comprobar la sala
2 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Preparar la disposición del coro
4 personas
36
Colocar el piano y el equipo
3 personas
37
Conectar los micrófonos
2 personas
38
Realizar la prueba de sonido
3 personas
39
Configurar la iluminación
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar los aperitivos
2 personas
43
Colocar los folletos del programa
2 personas
44
Montar el mostrador de entrada
2 personas
45
Comprobar los baños
46
Recibir al coro
3 personas
47
Recibir al público
4 personas
48
Presentar el programa
49
Realizar el control de entrada y tickets
3 personas
50
Encargarse de la asistencia al concierto
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir bebidas del descanso
4 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
55
Reanudar el programa
56
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
57
Despedir al coro y a los solistas
2 personas
58
Recoger objetos perdidos
59
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

60
Recoger la vajilla
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Recoger micrófonos y cables
2 personas
64
Retirar sillas y mesas
4 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar la sala
4 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
70
Retirar los residuos
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Recoger los restos
2 personas
74
Archivar material fotográfico y del programa

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 8
Sillas del corocant. 40
Atrilescant. 25
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillascant. 100
Pinzas para servircant. 6

Equipo

Piano digital
Banco de piano
Micrófonos para cantocant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 12
Taburete de piano

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Focos LEDcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 3

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 4
Mantelescant. 8
Cartel de bienvenida
Masilla adhesivacant. 4
Pegatinas de flechascant. 30

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 4
Papeleracant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar antes de abrir las inscripciones y confirma qué incluye: sillas, atriles, piano digital, micrófonos, altavoces, iluminación y tomas eléctricas. Haz una lista de requisitos técnicos al menos 4 semanas antes.
Cierra la parte artística antes de diseñar el programa. Confirma coros y solistas, recoge las partituras y fija el horario de ensayos con bloques concretos; deja una versión final lista 7 días antes del concierto.
No esperes al último día para organizar las entradas. Define los precios, el método de pago y la distribución de asientos antes de publicar la información para el público, y cierra las inscripciones cuando aún puedas preparar las sillas y los folletos.
Haz una prueba técnica completa con el piano, la mesa de mezclas, los micrófonos, los soportes, los cables y los altavoces. Comprueba también baterías, regletas y alargadores 2 o 3 horas antes de la apertura.
Asigna voluntarios a funciones concretas: recepción, entradas, escenario, vestuario, agua y atención al público. Prepara con antelación los carteles con nombres, las mesas y sillas del vestuario, percheros, vasos y material de servicio; son detalles que suelen faltar cuando empieza el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y confirma los coros durante las primeras 2 semanas; deja las últimas 2 para ensayos finales, impresión, compra y pruebas técnicas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un concierto coral?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del concierto. Así puedes confirmar preferencias dietéticas, preparar asientos, calcular folletos y ajustar la compra de vasos, tazas, platos y cubiertos.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa el mismo día, al menos 2 o 3 horas antes de que llegue el público. Revisa piano, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables y alimentación eléctrica.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario?: Reserva entre 2 y 3 horas para colocar sillas del coro, atriles, piano, banco, micrófonos, iluminación y telones. Añade 30 minutos para comprobar que la distribución permite entradas, salidas y cambios sin obstáculos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.