Zo organiseer je een koorconcert

Begin met de concertdatum en locatie; pas daarna leg je koren, dirigenten en repetities vast. Werk vervolgens het programma uit en verzamel technische wensen, bladmuziek en benodigdheden. Open de kaartverkoop zodra programma en praktische informatie kloppen, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd verwerkt. In de laatste week draait alles om controle: flyers ophalen, apparatuur testen, muziekstandaards tellen en dranken koelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Repetitieruimte reserveren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Optredende koren bevestigen
6
Dirigenten informeren
7
Uitnodigingen opstellen
8
Uitnodigingen versturen
9
Concert online publiceren
10
Kaartverkoop openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
14
Gastvrouwen aanwijzen
15
Programmaflyer ontwerpen
16
Programmaflyers bestellen
17
Repetitieschema verspreiden
18
Technische wensen verzamelen
19
Bladmuziek controleren
2 personen
20
Muziekstandaards tellen
21
Consumptievoorraad inventariseren
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Programmaflyers ophalen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Podiumindeling uitwerken
2 personen
28
Techniek testen
2 personen
29
Contactlijst printen
30
Locatiesleutels ophalen
31
Zaal openen
2 personen
32
Podium vrijmaken
3 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Tafels opstellen
2 personen
35
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
36
Podiumverlichting plaatsen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Garderobe inrichten
2 personen
39
Entreebalie inrichten
2 personen
40
Cateringtafel inrichten
3 personen
41
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
42
Microfoons testen
2 personen

Event

43
Koren ontvangen
3 personen
44
Kleedruimtes aanwijzen
45
Koren laten inzingen
2 personen
46
Programma en microfoons afstemmen
2 personen
47
Publieksruimte controleren
2 personen
48
Entree bemannen
2 personen
49
Publiek ontvangen
3 personen
50
Programmafolders uitdelen
2 personen
51
Garderobe beheren
2 personen
52
Concert aankondigen
53
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
54
Pauzedranken serveren
4 personen
55
Pauzehapjes serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
58
Slotapplaus begeleiden
59
Koren bedanken
2 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
62
Koren uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Restanten verdelen
2 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Stoelen opruimen
4 personen
68
Tafels afbreken
2 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
2 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Zaal schoonmaken
3 personen
73
Sanitair controleren
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Voorraad inpakken
2 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Locatiesleutels terugbrengen
78
Ongebruikte boodschappen opslaan
79
Restafval afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Garderobetafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Microfoonkabelsaantal 6
Muziekstandaardsaantal 50
Muziekstandaardlampjesaantal 20
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
USB-stickaantal 2
Stemapparaat

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Richtingsbordjesaantal 10
Kledinghaakjesaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Afwasteilenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie en repetitieruimte eerst. Leg optredende koren en dirigenten uiterlijk enkele weken voor het concert definitief vast, zodat het repetitieschema niet telkens verandert.
Verzamel technische wensen per koor in één overzicht. Controleer vóór de repetitie of luidsprekers, mengpaneel, microfoons, statieven, kabels en stroomvoorziening samen werken.
Open de kaartverkoop pas wanneer programma, aanvangstijd en locatie definitief zijn. Reserveer dagelijks tijd om aanmeldingen te verwerken en noteer dieetwensen direct bij de betreffende gast.
Tel muziekstandaards, lampjes, stoelen en kleedkamerstoelen niet pas op de concertdag. Doe de materiaalcontrole minstens 7 dagen eerder, zodat je ontbrekende spullen nog kunt lenen of regelen.
Maak voor de laatste 24 uur een aparte uitvoeringsronde: haal programmaflyers op, doe de boodschappen, koel de dranken en test laptop, HDMI-kabel, USB-stick en batterijen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koorconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en deelnemende koren. Reserveer de laatste 2 weken voor kaartverkoopcontrole, vrijwilligersindeling, techniek en materiaalchecks.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een koorconcert?: Open de kaartverkoop zodra programma, locatie en concerttijd definitief zijn, meestal 4 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen minimaal eenmaal per week en dagelijks in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een koorconcert?: Reken naast de organisator op minimaal 4 vrijwilligers: 2 gastvrouwen, 1 persoon voor techniek en 1 voor ontvangst of garderobe. Bij meerdere koren of een grote zaal heb je per extra ontvangstpunt 1 extra vrijwilliger nodig.
Wanneer controleer je de techniek voor een koorconcert?: Verzamel technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf en doe een volledige test 1 tot 2 dagen voor het concert. Controleer daarbij microfoons, kabels, stroom, laptop, HDMI-kabel, USB-stick en reservebatterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.