Comment organiser un concert de chorale sans rien oublier
Pour organiser un concert de chorale, commencez par verrouiller la date, le lieu et les chorales invitées avant d’ouvrir la billetterie. Le programme, les répétitions et les besoins techniques se construisent ensuite autour du nombre de chanteurs et de la salle. Prévoyez aussi tôt les bénévoles, l’accueil, les boissons et les supports imprimés : ce sont les éléments souvent réglés trop tard. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans un ordre logique, jusqu’aux derniers contrôles le jour du concert.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date du concert
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver la salle de répétition
- 4
Établir le programme
2 personnes
- 5
Confirmer les chorales participantes
- 6
Informer les chefs de chœur
- 7
Rédiger les invitations
- 8
Envoyer les invitations
- 9
Publier le concert en ligne
- 10
Ouvrir la billetterie
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Recruter des bénévoles
- 14
Désigner les hôtesses
- 15
Concevoir le flyer du programme
- 16
Commander les flyers du programme
- 17
Diffuser le planning des répétitions
- 18
Recueillir les besoins techniques
- 19
Vérifier les partitions
2 personnes
- 20
Compter les pupitres de musique
- 21
Inventorier les stocks de consommables
- 22
Vérifier la liste des courses
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Récupérer les flyers du programme
- 25
Refroidir les boissons
2 personnes
- 26
Préparer les en-cas
3 personnes
- 27
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
- 28
Tester la technique
2 personnes
- 29
Imprimer la liste des contacts
- 30
Récupérer les clés du lieu
- 31
Ouvrir la salle
2 personnes
- 32
Dégager la scène
3 personnes
- 33
Installer les chaises
4 personnes
- 34
Installer les tables
2 personnes
- 35
Installer les pupitres de musique
3 personnes
- 36
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
- 37
Installer la décoration
2 personnes
- 38
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 39
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 40
Installer la table traiteur
3 personnes
- 41
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 42
Tester les microphones
2 personnes
Événement
- 43
Accueillir les chorales
3 personnes
- 44
Indiquer les vestiaires
- 45
Faire répéter les choristes
2 personnes
- 46
Coordonner le programme et les microphones
2 personnes
- 47
Vérifier l’espace public
2 personnes
- 48
Tenir l'entrée
2 personnes
- 49
Accueillir le public
3 personnes
- 50
Distribuer les programmes
2 personnes
- 51
Gérer le vestiaire
2 personnes
- 52
Annoncer le concert
- 53
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
- 54
Servir les boissons de pause
4 personnes
- 55
Servir les en-cas de pause
4 personnes
- 56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 57
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
- 58
Coordonner les applaudissements finaux
- 59
Remercier les chorales
2 personnes
- 60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
- 61
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
- 62
Saluer les chorales
2 personnes
Suivi
- 63
Répartir les restes
2 personnes
- 64
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 65
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
- 66
Retirer la décoration
2 personnes
- 67
Ranger les chaises
4 personnes
- 68
Démonter les tables
2 personnes
- 69
Faire la vaisselle
3 personnes
- 70
Rassembler les déchets
2 personnes
- 71
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 72
Nettoyer la salle
3 personnes
- 73
Vérifier les sanitaires
- 74
Rassembler les objets trouvés
- 75
Emballer le matériel
2 personnes
- 76
Retourner les matériels
2 personnes
- 77
Rapporter les clés du lieu
- 78
Ranger les courses non utilisées
- 79
Évacuer les déchets résiduels
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tables pliantesqté 8
- Chaises des vestiairesqté 20
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables de vestiaireqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Fourchettes à gâteauqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Câbles de microqté 6
- Pieds de microqté 50
- Lampes de pupitreqté 20
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Piles AAqté 24
- Piles AAAqté 24
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Clé USBqté 2
- Balançoire
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Lampes d'ambianceqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
Décoration
- Tentures de scèneqté 2
- Compositions floralesqté 4
- Nappesqté 8
- Cartes de menuqté 8
- Panneaux directionnelsqté 10
- Crochets pour vêtementsqté 120
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 2
- Bacs à vaisselleqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses de toilettesqté 2
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et la répétition dès que la date est confirmée. Gardez au moins deux créneaux de répétition de secours si plusieurs chorales doivent partager le même espace.
- Demandez les besoins techniques au moins quatre semaines avant le concert : nombre de microphones, branchements, pupitres, éclairage des partitions et emplacement de la table de mixage.
- Ouvrez la billetterie seulement après avoir fixé la capacité de la salle et le plan des sièges. Vérifiez les inscriptions chaque semaine afin d’anticiper l’accueil et le nombre de programmes à imprimer.
- Recrutez les bénévoles trois à quatre semaines à l’avance et attribuez clairement l’accueil, le vestiaire, les boissons et l’orientation des choristes. Prévoyez au moins une personne responsable par zone le jour J.
- Faites un contrôle matériel la veille : comptez les pupitres, testez les microphones et les câbles, vérifiez les piles, puis mettez les boissons au frais assez tôt pour qu’elles soient prêtes à l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chorale ?
- Prévoyez idéalement huit à douze semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les chorales, préparer le programme, ouvrir la billetterie et recruter les bénévoles.
- Quand ouvrir la billetterie d’un concert de chorale ?
- Ouvrez-la environ quatre à six semaines avant le concert, une fois la date, la salle, le programme et la capacité d’accueil confirmés. Contrôlez ensuite les inscriptions au moins une fois par semaine.
- Quand demander les besoins techniques aux chorales ?
- Demandez-les au minimum quatre semaines avant la représentation. Faites préciser les microphones, les pupitres, les branchements, l’éclairage des partitions et les éventuels fichiers audio ou vidéo.
- Combien de bénévoles faut-il pour un concert de chorale ?
- Pour une petite salle, prévoyez au moins quatre bénévoles : deux à l’accueil, un pour le vestiaire ou la circulation et un responsable de salle. Ajoutez une personne pour les boissons si une pause est prévue.
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