Cómo organizar un concierto coral sin perderse en los detalles

Organizar un concierto coral empieza mucho antes del primer ensayo conjunto. Primero fija la fecha y reserva el lugar y la sala de ensayo; después confirma los coros, prepara el programa y abre la venta de entradas. En paralelo, reúne las necesidades técnicas, coordina a voluntarios y encarga los folletos. La última semana sirve para comprobar atriles, sonido, bebidas, dietas y recepción del público, no para tomar decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del concierto
2
Reservar el lugar
3
Reservar la sala de ensayo
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Confirmar los coros participantes
6
Informar a los directores
7
Redactar invitaciones
8
Enviar invitaciones
9
Publicar el concierto en línea
10
Abrir la venta de entradas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reclutar voluntarios
14
Designar azafatas
15
Diseñar el folleto del programa
16
Encargar folletos del programa
17
Distribuir el programa de ensayos
18
Recopilar necesidades técnicas
19
Revisar las partituras
2 personas
20
Contar los atriles de música
21
Inventariar las existencias de consumición
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
2 personas
24
Recoger folletos del programa
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Definir la distribución del escenario
2 personas
28
Probar la técnica
2 personas
29
Imprimir la lista de contactos
30
Recoger las llaves del recinto
31
Abrir la sala
2 personas
32
Despejar el escenario
3 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar mesas
2 personas
35
Colocar atriles
3 personas
36
Instalar la iluminación del escenario
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Montar el guardarropa
2 personas
39
Montar el mostrador de entrada
2 personas
40
Montar la mesa de catering
3 personas
41
Conectar el equipo de sonido
2 personas
42
Probar los micrófonos
2 personas

Evento

43
Recibir a los coros
3 personas
44
Asignar vestuarios
45
Hacer vocalizar a los coros
2 personas
46
Coordinar el programa y los micrófonos
2 personas
47
Inspeccionar el área de público
2 personas
48
Atender la entrada
2 personas
49
Recibir al público
3 personas
50
Repartir folletos del programa
2 personas
51
Gestionar el guardarropa
2 personas
52
Anunciar el concierto
53
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
54
Servir bebidas del descanso
4 personas
55
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
58
Coordinar el aplauso final
59
Agradecer a los coros
2 personas
60
Guiar al público hacia la salida
3 personas
61
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
62
Despedir a los coros
2 personas

Seguimiento

63
Distribuir los sobrantes
2 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Recoger sillas
4 personas
68
Desmontar las mesas
2 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
2 personas
71
Limpiar la cocina
2 personas
72
Limpiar la sala
3 personas
73
Comprobar el sanitario
74
Recoger objetos perdidos
75
Empaquetar el material
2 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Devolver las llaves del recinto
78
Guardar la comida sin usar
79
Retirar residuos mixtos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 8
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 2
Mesas para guardarropacant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Platos de postrecant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cables de micrófonocant. 6
Atrilescant. 50
Luces para atril de músicacant. 20
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Memoria USBcant. 2
Aparato de votación

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Luces decorativascant. 6
Enrollacablescant. 2

Decoración

Telones de escenariocant. 2
Arreglos floralescant. 4
Mantelescant. 8
Cartas del menúcant. 8
Señales direccionalescant. 10
Perchas para ropacant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Cubetas para lavarcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la sala de ensayo antes de invitar a los coros. Deja varias semanas entre la confirmación de los participantes y el concierto para poder ajustar repertorio y horarios.
Pide a cada director las necesidades técnicas por escrito y júntalas en una sola lista. Comprueba con antelación micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, regletas y luces para los atriles.
No esperes al día del concierto para contar los atriles. Haz el inventario durante la preparación y reserva también soportes, sillas de vestuario, percheros y mesas para guardarropa según el número de participantes.
Envía las invitaciones y publica el concierto antes de abrir la venta de entradas. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega esa información a quien se encargue de las consumiciones.
Encarga los folletos cuando el programa esté cerrado y revisa la prueba antes de imprimirlos. El día anterior, enfría las bebidas y deja preparados vasos, tazas, bandejas, jarras y cubiertos para no bloquear al equipo de recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. La fecha, el lugar, la sala de ensayo y los coros deben estar confirmados antes de abrir la venta de entradas; reserva las últimas 2 semanas para comprobaciones y ajustes.
¿Cuándo se debe abrir la venta de entradas para un concierto coral?: Ábrela después de confirmar el programa, los coros participantes y el lugar. Como referencia, hazlo entre 4 y 8 semanas antes del concierto para disponer de tiempo para difundirlo y gestionar las inscripciones.
¿Qué hay que comprobar del equipo técnico antes de un concierto coral?: Revisa entre 7 y 14 días antes los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos, los soportes, los cables, las regletas y las luces de los atriles. Haz una prueba en la sala con el portátil, el HDMI y las pilas de repuesto.
¿Cuándo hay que encargar los folletos del programa?: Encárgalos cuando el programa y los nombres de los participantes estén revisados y cerrados, idealmente 10-14 días antes. Recógelos varios días antes del concierto para corregir cualquier problema sin prisas.

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