Ein Chorkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Chorkonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Termin und Veranstaltungsort, bestätige danach Chöre und Dirigenten und plane die Proben. Erst wenn Programm, Technik und Ablauf stehen, lohnen sich Einladungen, Online-Veröffentlichung und Kartenverkauf. Besonders häufig werden Requisiten wie Musikständer, Mikrofonkabel, Batterien oder gekühlte Getränke erst kurz vor dem Konzert geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzertdatum bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Proberaum reservieren
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Auftritts-Chöre bestätigen
- 6
Dirigenten informieren
- 7
Einladungen erstellen
- 8
Einladungen verschicken
- 9
Konzert online veröffentlichen
- 10
Ticketverkauf eröffnen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige rekrutieren
- 14
Hostessen einteilen
- 15
Programmflyer gestalten
- 16
Programmflyer bestellen
- 17
Probenplan verteilen
- 18
Technische Anforderungen sammeln
- 19
Notenmaterial prüfen
2 Personen
- 20
Notenständer zählen
- 21
Verbrauchsbestand inventarisieren
- 22
Einkaufsliste prüfen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Programmflyer abholen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 28
Technik testen
2 Personen
- 29
Kontaktliste drucken
- 30
Standortschlüssel abholen
- 31
Saal öffnen
2 Personen
- 32
Bühne freiräumen
3 Personen
- 33
Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Tische aufstellen
2 Personen
- 35
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 36
Bühnenbeleuchtung aufstellen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Garderobe einrichten
2 Personen
- 39
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 40
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 41
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 42
Mikrofone testen
2 Personen
Event
- 43
Chöre empfangen
3 Personen
- 44
Umkleidebereiche ausweisen
- 45
Chöre einsingen lassen
2 Personen
- 46
Programm und Mikrofone abstimmen
2 Personen
- 47
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
- 48
Eingang besetzen
2 Personen
- 49
Publikum empfangen
3 Personen
- 50
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 51
Garderobe verwalten
2 Personen
- 52
Konzert ankündigen
- 53
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
- 54
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 55
Pausensnacks servieren
4 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
- 58
Schlussapplaus begleiten
- 59
Chöre bedanken
2 Personen
- 60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
- 62
Chöre verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Restposten verteilen
2 Personen
- 64
Geräte ausschalten
2 Personen
- 65
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Stühle aufräumen
4 Personen
- 68
Tische abbauen
2 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Abfall sammeln
2 Personen
- 71
Küche reinigen
2 Personen
- 72
Saal reinigen
3 Personen
- 73
Sanitäranlagen prüfen
- 74
Fundsachen sammeln
- 75
Vorrat einpacken
2 Personen
- 76
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Locationschlüssel zurückbringen
- 78
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
- 79
Restmüll entsorgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 8
- UmkleidestühleAnz. 20
- KleiderständerAnz. 2
- GarderobentischeAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- TortenplattenAnz. 120
- GebäckgabelnAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
- KaraffenAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- MikrofonkabelAnz. 6
- NotenständerAnz. 50
- NotenständerleuchtenAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- AA-BatterienAnz. 24
- AAA-BatterienAnz. 24
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- USB-StickAnz. 2
- Abstimmgerät
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 2
Dekoration
- BühnentücherAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- KleiderhakenAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- SpülwannenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Ort zuerst fest und reserviere zusätzlich einen Probenraum. Kläre früh, ab wann der Saal am Konzerttag zugänglich ist, damit Aufbau, Soundcheck und Einsingen nicht kollidieren.
- Bestätige die auftretenden Chöre und Dirigenten, bevor du das Programm veröffentlichst. Verschicke das endgültige Repetitionsschema spätestens 14 Tage vor dem Konzert, damit alle ihre Anreise und Proben planen können.
- Sammle technische Wünsche pro Chor in einer Liste und prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Stative und Kabel gemeinsam. Zähle außerdem die Musikständer und teste die Ständerleuchten mit den vorgesehenen Batterien.
- Öffne den Kartenverkauf erst, wenn Programm, Einlasszeit und Veranstaltungsort feststehen. Bearbeite Anmeldungen laufend und frage spätestens 7 Tage vorher nach offenen Diätwünschen für den Empfang.
- Plane den Aufbau mit getrennten Bereichen für Bühne, Garderobe und Empfang. Prüfe am Vortag Klapptische, Stühle, Kleiderständer, Geschirr und Karaffen und stelle die Getränke rechtzeitig zum Kühlen bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Chorkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort und der Anfrage bei den Chören. Programm, Technik und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Chorkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Öffne den Kartenverkauf gleichzeitig oder spätestens 4 Wochen vorher, damit Interessierte genügend Zeit haben.
- Wie viele Musikständer braucht man für ein Chorkonzert?
- Zähle die benötigten Musikständer anhand der tatsächlichen Besetzung und des Programms, nicht nur anhand der Zahl der Chöre. Prüfe die Anzahl spätestens 2 Wochen vorher und halte einige Ersatzständer bereit.
- Wann müssen Getränke und Empfang für ein Chorkonzert vorbereitet werden?
- Inventarisiere den Verbrauch etwa 1 Woche vorher und erledige den Einkauf spätestens am Vortag. Kühle die Getränke am Veranstaltungstag früh genug, damit sie zum Einlass servierbereit sind.
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