Zo organiseer je een koorconcert zonder last-minute problemen

Begin met de datum, locatie en bezetting; pas daarna leg je het programma en de repetitieplanning vast. Een koorconcert vraagt naast muzikale voorbereiding ook om auteursrechten, publieksregistratie, techniek en een duidelijke publieksontvangst. Plan repetities ruim vóór de concertdatum en test digitale piano, microfoons, mengpaneel en luidsprekers op locatie. Met deze aanpak zie je op tijd wat nog ontbreekt en voorkom je dat drukwerk, kaartverkoop of technische afspraken te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Auteursrechten aanmelden
6
Programma samenstellen
3 personen
7
Nummers en arrangementen verzamelen
2 personen
8
Dirigent bevestigen
9
Begeleiders bevestigen
2 personen
10
Solisten bevestigen
2 personen
11
Technische wensen vastleggen
2 personen
12
Repetities plannen
2 personen
13
Partijen aan koorleden versturen
14
Koorleden aanmelden
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Uitnodigingen versturen
2 personen
18
Publieksregistratie openen
19
Kaartverkoop instellen
2 personen
20
Programmaflyer opmaken
21
Promotieposter maken
22
Posters verspreiden
3 personen
23
Online promotie plaatsen
2 personen
24
Publiekslijst bijhouden
25
Programmaboekjes drukken
2 personen
26
Vrijwilligers indelen
2 personen
27
Toegankelijkheid controleren
28
Catering bestellen
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Apparatuur testen
2 personen
31
Zitplan maken
2 personen
32
Nooduitgangen controleren
2 personen
33
Sleuteloverdracht regelen

Event

34
Locatie openen
2 personen
35
Kleedruimtes inrichten
2 personen
36
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
37
Stoelen opstellen
4 personen
38
Tafels opstellen
3 personen
39
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
40
Piano of keyboard plaatsen
3 personen
41
Microfoons plaatsen
2 personen
42
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
43
Verlichting instellen
2 personen
44
Versiering ophangen
3 personen
45
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
46
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
47
Dranken koud zetten
2 personen
48
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
49
Hapjes voorbereiden
3 personen
50
Koorleden ontvangen
2 personen
51
Koor inzingen
2 personen
52
Publiek ontvangen
4 personen
53
Kaarten controleren
2 personen
54
Garderobe bemannen
2 personen
55
Programma uitdelen
2 personen
56
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
57
Concert aankondigen
58
Licht tijdens concert bedienen
59
Geluid tijdens concert bedienen
60
Pauzedranken serveren
4 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Hapjes bijvullen
2 personen
63
Pauze aankondigen
64
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
65
Artiesten bedanken
2 personen
66
Publiek uitlaten
3 personen

Nazorg

67
Kassa afsluiten
2 personen
68
Garderobe opruimen
2 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Keuken schoonmaken
2 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Zaal schoonmaken
4 personen
73
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
74
Apparatuur uitschakelen
2 personen
75
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
76
Decoratie verwijderen
3 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Locatie afsluiten
2 personen
80
Sleutels terugbrengen
81
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 150
Podiumdelenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Ontvangsttafel

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Gebaksbordenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Digitale piano
Pianobank
Vocalmicrofoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-box
Audiokabelsaantal 8
XLR-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Muziekmappenaantal 45
Batterijenaantal 20

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenhoudersaantal 6
Pijlbordjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en repetitieruimte eerst vast en controleer meteen de vergunningen, beschikbare podiumdelen, stoelen en kleedkamerruimte. Zo ontdek je vóór de promotie of de zaal praktisch geschikt is voor koor, dirigent en publiek.
Bevestig dirigent, begeleiders en solisten voordat je het programma definitief maakt. Verzamel daarna de nummers en arrangementen en stuur de partijen vroeg genoeg naar alle koorleden, zodat repetities niet beginnen met ontbrekende muziek.
Plan repetities terug vanaf de concertdatum en reserveer een aparte technische doorloop. Controleer daarbij de digitale piano, pianobank, vocalmicrofoons, microfoonstatieven, DI-box, kabels en luidsprekeropstelling in dezelfde ruimte als het concert.
Open kaartverkoop en publieksregistratie zodra datum, programma en zaalcapaciteit vaststaan. Houd een publiekslijst bij en maak programmaboekjes pas nadat namen, volgorde en eventuele begeleiders definitief zijn.
Regel de ontvangst niet als sluitpost: zet een ontvangsttafel klaar, bepaal wie publiek registreert en plan drank- en gebakservice. Tel waterglazen, kopjes en borden per verwacht gebruiksmoment, zodat vrijwilligers tijdens de pauze niet hoeven improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koorconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, dirigent en bezetting. Plan het programma en de repetities daarna, zodat kaartverkoop en promotie nog meerdere weken loopt.
Wanneer moet je het programma van een koorconcert vastleggen?: Leg het programma uiterlijk 8 tot 10 weken voor het concert vast. Dan kun je auteursrechten aanmelden, arrangementen verzamelen, partijen versturen en programmaboekjes voorbereiden.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een koorconcert?: Reken op minimaal 8 tot 12 gezamenlijke repetities, plus een technische doorloop in de concertzaal. Plan extra tijd voor solisten, begeleiders en nummers met complexe arrangementen.
Wanneer test je de techniek voor een koorconcert?: Doe de volledige geluidstest uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de controle tijdens de technische doorloop. Test digitale piano, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, DI-boxen en alle kabels op de echte zaalopstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.