Organiser un concert de chorale, étape par étape

Un concert de chorale se prépare dans un ordre précis : sécurisez d’abord la date, le lieu et les personnes indispensables, puis construisez le programme et le calendrier des répétitions. Les droits d’auteur, la billetterie et les besoins techniques doivent être réglés avant la communication au public. Prévoyez aussi l’accueil, les partitions, les livrets et les espaces réservés aux choristes. Ce plan vous aide à ne rien laisser pour la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Réserver la salle de répétition
4
Vérifier les autorisations
5
Déclarer les droits d'auteur
6
Établir le programme
3 personnes
7
Rassembler les morceaux et les arrangements
2 personnes
8
Confirmer le chef d’orchestre
9
Confirmer les accompagnateurs
2 personnes
10
Confirmer les solistes
2 personnes
11
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
12
Planifier les répétitions
2 personnes
13
Distribuer des documents aux membres du chœur
14
Inscrire les choristes
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Envoyer les invitations
2 personnes
18
Ouvrir l’inscription du public
19
Mettre en place la billetterie
2 personnes
20
Mettre en page le flyer du programme
21
Créer une affiche promotionnelle
22
Distribuer les affiches
3 personnes
23
Publier la promotion en ligne
2 personnes
24
Tenir la liste du public à jour
25
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
26
Répartir les bénévoles
2 personnes
27
Vérifier l’accessibilité
28
Commander le catering
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Tester l'équipement
2 personnes
31
Établir le plan de salle
2 personnes
32
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
33
Organiser la remise des clés

Événement

34
Ouvrir le lieu
2 personnes
35
Aménager les vestiaires
2 personnes
36
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
37
Installer les chaises
4 personnes
38
Installer les tables
3 personnes
39
Installer les pupitres de musique
3 personnes
40
Installer le piano ou le clavier
3 personnes
41
Installer les microphones
2 personnes
42
Raccorder la sonorisation
2 personnes
43
Régler l’éclairage
2 personnes
44
Suspendre la décoration
3 personnes
45
Aménager la table d'accueil
2 personnes
46
Préparer les livrets de programme
2 personnes
47
Mettre les boissons au frais
2 personnes
48
Préparer le café et le thé
2 personnes
49
Préparer les en-cas
3 personnes
50
Accueillir les membres du chœur
2 personnes
51
Faire répéter la chorale
2 personnes
52
Accueillir le public
4 personnes
53
Contrôler les billets
2 personnes
54
Tenir le vestiaire
2 personnes
55
Distribuer le programme
2 personnes
56
Guider le public vers les places
3 personnes
57
Annoncer le concert
58
Gérer l’éclairage pendant le concert
59
Gérer le son pendant le concert
60
Servir les boissons de pause
4 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
63
Annoncer la pause
64
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
65
Remercier les artistes
2 personnes
66
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Ranger le vestiaire
2 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer la cuisine
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer la salle
4 personnes
73
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
74
Éteindre l’équipement
2 personnes
75
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
76
Retirer la décoration
3 personnes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Fermer le lieu
2 personnes
80
Rapporter les clés
81
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tablesqté 8
Portants de logeqté 4
Cintresqté 150
Éléments de podiumqté 6
Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Table d’accueil

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettes à gâteauqté 130
Cuillères à caféqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Piano numérique
Banc de piano
Microphones vocauxqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtier DI
Câbles audioqté 8
Câbles XLRqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Pochettes de musiqueqté 45
Pilesqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Présentoirs à menusqté 6
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, la salle et les réservations de répétition. Gardez au moins 2 à 3 créneaux de répétition disponibles après la première version du programme pour absorber les changements de morceaux ou d’arrangements.
Validez rapidement le programme avec le chef de chœur, les accompagnateurs et les solistes. Envoyez les partitions aux choristes dès qu’elles sont finalisées : une semaine de retard peut décaler toute une répétition.
Ne reportez pas les droits d’auteur et les autorisations. Vérifiez les démarches dès que les morceaux sont choisis, avant d’imprimer les affiches, les invitations ou les livrets.
Faites une fiche technique complète au moins 2 semaines avant le concert. Notez le nombre de microphones vocaux, de pupitres, de câbles, de prises et de haut-parleurs nécessaires, puis prévoyez un essai sur place.
Ouvrez la billetterie et la liste d’inscription avant la promotion publique. Gardez une liste actualisée des participants et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le concert pour l’accueil et la réception.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chorale ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer le chef de chœur et les solistes, déclarer les droits d’auteur, organiser les répétitions et lancer la billetterie.
Quand faut-il réserver la salle pour un concert de chorale ?: Réservez-la au moins 3 mois à l’avance, davantage si la date est très demandée. Vérifiez immédiatement les horaires d’accès, la capacité, les répétitions sur place, les loges et les possibilités d’installation du podium et de la sonorisation.
Quand faut-il envoyer les partitions aux choristes ?: Envoyez les partitions dès que le programme et les arrangements sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Les choristes peuvent ainsi préparer leur partie avant les répétitions communes.
Quand imprimer les programmes du concert ?: Finalisez le contenu au moins 10 jours avant le concert et imprimez les programmes 5 à 7 jours à l’avance. Gardez une petite marge pour les corrections de noms, de morceaux, de solistes ou de remerciements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.