Ein Chorkonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Chorkonzert gelingt, wenn musikalische Planung, Raum, Technik und Publikum früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin und Veranstaltungsort fest, bevor du Programm, Dirigat und Begleitung verbindlich planst. Danach folgen Probenplan, Notenversand, Anmeldung der Chormitglieder und die technische Abstimmung. Rechte, Einladungen und Kartenverkauf solltest du nicht bis kurz vor dem Auftritt aufschieben. Diese Reihenfolge verhindert, dass am Konzerttag wichtige Dinge wie Mikrofone, Notenständer oder ein geeigneter Umkleidebereich fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzerttermin festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
2 Personen
3
Proberaum reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Urheberrechte anmelden
6
Programm zusammenstellen
3 Personen
7
Nummern und Aufstellungen sammeln
2 Personen
8
Dirigenten bestätigen
9
Betreuer bestätigen
2 Personen
10
Solisten bestätigen
2 Personen
11
Technische Anforderungen festhalten
2 Personen
12
Proben planen
2 Personen
13
Partys an die Chormitglieder versenden
14
Chormitglieder anmelden
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Einladungen verschicken
2 Personen
18
Publikumsregistrierung öffnen
19
Ticketverkauf einrichten
2 Personen
20
Programmflyer gestalten
21
Werbeplakat erstellen
22
Poster verteilen
3 Personen
23
Online-Werbung schalten
2 Personen
24
Publikumsliste führen
25
Programmhefte drucken
2 Personen
26
Freiwillige einteilen
2 Personen
27
Barrierefreiheit prüfen
28
Catering bestellen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Geräte testen
2 Personen
31
Sitzplan erstellen
2 Personen
32
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
33
Schlüsselübergabe regeln

Event

34
Location öffnen
2 Personen
35
Umkleideräume einrichten
2 Personen
36
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
37
Stühle aufstellen
4 Personen
38
Tische aufstellen
3 Personen
39
Notenständer aufstellen
3 Personen
40
Klavier oder Keyboard aufstellen
3 Personen
41
Mikrofone aufstellen
2 Personen
42
Musikanlage anschließen
2 Personen
43
Beleuchtung einrichten
2 Personen
44
Dekoration aufhängen
3 Personen
45
Empfangstisch einrichten
2 Personen
46
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
47
Getränke kalt stellen
2 Personen
48
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
49
Snacks vorbereiten
3 Personen
50
Chormitglieder empfangen
2 Personen
51
Chor einsingen
2 Personen
52
Publikum empfangen
4 Personen
53
Karten kontrollieren
2 Personen
54
Garderobe besetzen
2 Personen
55
Programm verteilen
2 Personen
56
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
57
Konzert ankündigen
58
Licht während des Konzerts bedienen
59
Ton während des Konzerts steuern
60
Pausengetränke servieren
4 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Snacks nachfüllen
2 Personen
63
Pause ankündigen
64
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
65
Künstler bedanken
2 Personen
66
Publikum hinausleiten
3 Personen

Nachbereitung

67
Kasse abschließen
2 Personen
68
Garderobe aufräumen
2 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Küche reinigen
2 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Saal reinigen
4 Personen
73
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
74
Geräte ausschalten
2 Personen
75
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
80
Schlüssel zurückbringen
81
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 130
TischeAnz. 8
UmkleideracksAnz. 4
KleiderbügelAnz. 150
BühnenelementeAnz. 6
NotenpulteAnz. 45
Dirigentenpult
Empfangstisch

Geschirr

WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
KuchenplattenAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 130
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Digitalpiano
Klavierbank
VokalmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
DI-Box
AudiokabelAnz. 8
XLR-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
NotenmappenAnz. 45
BatterienAnz. 20

Beleuchtung

LED-FlutlichterAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BühnentücherAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
MenükartenhalterAnz. 6
WegweiserAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ScherenAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Konzertort und Probenraum möglichst mehrere Monate im Voraus. Prüfe dabei nicht nur die Sitzplätze, sondern auch Bühne, Stromanschlüsse, Umkleidemöglichkeiten und Platz für Empfang oder Bewirtung.
Stelle das Programm erst zusammen, wenn Dirigent, Begleitung und Solisten bestätigt sind. Sammle anschließend die Arrangements und verschicke die Stimmen so früh, dass zwischen Versand und erster Probe mindestens zwei Wochen liegen.
Kläre die Technik schriftlich: Anzahl der Vocalmikrofone, Mikrofonstative, Lautsprecher, Mischpult, DI-Box und benötigte Kabel. Plane außerdem Kabelmatten ein, damit Durchgänge sicher bleiben.
Melde Aufführungsrechte an, sobald das Programm feststeht, und nicht erst nach dem Druck der Programmhefte. Kontrolliere zusätzlich, ob für den Veranstaltungsort oder die erwartete Besucherzahl eine Genehmigung erforderlich ist.
Öffne Registrierung oder Kartenverkauf erst, wenn Datum, Beginn, Ort und Programm belastbar sind. Drucke Programmhefte nicht zu früh und halte eine aktuelle Publikumsliste bereit, falls sich Namen oder Anmeldungen ändern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Chorkonzert organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vor dem Konzert mit Termin, Raum und musikalischer Besetzung. Für größere Chöre, externe Solisten oder aufwendige Technik sind sechs Monate oder mehr sinnvoll.
Wann sollte man die Noten für ein Chorkonzert verschicken?: Verschicke die Stimmen mindestens zwei Wochen vor der ersten gemeinsamen Probe. Bei anspruchsvollen Arrangements oder vielen neuen Stücken solltest du drei bis vier Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Mikrofone braucht ein Chorkonzert?: Das hängt von Chorgröße, Raum und Akustik ab; lege die genaue Anzahl spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Konzert mit der Technik fest. Zusätzlich müssen Mischpult, Lautsprecher, Stative sowie XLR- und Audiokabel eingeplant werden.
Wann muss man die Aufführungsrechte für ein Chorkonzert anmelden?: Melde die Rechte an, sobald das Programm endgültig feststeht, am besten mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlende Angaben oder Rückfragen vor dem Druck der Programmhefte zu klären.

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