Cómo organizar un concierto coral sin perder detalles

Un concierto coral se organiza mejor empezando por las decisiones que bloquean todo lo demás: fecha, lugar, director y repertorio. Después se cierran los ensayos, los participantes, los permisos y la parte técnica. La venta de entradas y la promoción pueden avanzar cuando ya conoces el aforo y el programa. Este orden también ayuda a detectar a tiempo lo que suele olvidarse: derechos de autor, acompañantes, solistas, atriles, micrófonos y copias impresas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del concierto
2 personas
2
Reservar el lugar
2 personas
3
Reservar la sala de ensayo
4
Comprobar permisos
5
Registrar los derechos de autor
6
Elaborar el programa
3 personas
7
Recopilar números y arreglos
2 personas
8
Confirmar al director
9
Confirmar acompañantes
2 personas
10
Confirmar solistas
2 personas
11
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
12
Planificar los ensayos
2 personas
13
Enviar los partidos a los miembros del coro
14
Inscribir a los miembros del coro
2 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Enviar invitaciones
2 personas
18
Abrir el registro de asistentes
19
Configurar la venta de entradas
2 personas
20
Diseñar el folleto del programa
21
Crear un póster promocional
22
Distribuir carteles
3 personas
23
Publicar promoción en línea
2 personas
24
Mantener la lista del público
25
Imprimir los folletos del programa
2 personas
26
Asignar voluntarios
2 personas
27
Comprobar la accesibilidad
28
Pedir el catering
2 personas
29
Hacer la compra
2 personas
30
Probar el equipo
2 personas
31
Hacer el plano de asientos
2 personas
32
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
33
Organizar la entrega de llaves

Evento

34
Abrir la ubicación
2 personas
35
Montar los vestuarios
2 personas
36
Despejar el espacio del escenario
3 personas
37
Colocar las sillas
4 personas
38
Montar mesas
3 personas
39
Colocar atriles
3 personas
40
Colocar piano o teclado
3 personas
41
Colocar los micrófonos
2 personas
42
Conectar el equipo de sonido
2 personas
43
Configurar la iluminación
2 personas
44
Colgar la decoración
3 personas
45
Montar la mesa de recepción
2 personas
46
Dejar listos los programas
2 personas
47
Enfriar las bebidas
2 personas
48
Preparar café y té
2 personas
49
Preparar aperitivos
3 personas
50
Recibir a los miembros del coro
2 personas
51
Calentar al coro
2 personas
52
Recibir al público
4 personas
53
Comprobar los mapas
2 personas
54
Atender el guardarropa
2 personas
55
Repartir el programa
2 personas
56
Guiar al público a sus asientos
3 personas
57
Anunciar el concierto
58
Controlar la iluminación durante el concierto
59
Controlar el sonido durante el concierto
60
Servir bebidas del descanso
4 personas
61
Rellenar las bebidas
2 personas
62
Reponer aperitivos
2 personas
63
Anunciar el descanso
64
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
65
Agradecer a los artistas
2 personas
66
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

67
Cerrar la caja
2 personas
68
Ordenar el guardarropa
2 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar la cocina
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar la sala
4 personas
73
Retirar sillas y mesas
4 personas
74
Apagar el equipo
2 personas
75
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
76
Retirar la decoración
3 personas
77
Inventariar materiales
2 personas
78
Devolver los objetos prestados
2 personas
79
Cerrar el recinto
2 personas
80
Devolver las llaves
81
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesascant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Perchascant. 150
Piezas de escenariocant. 6
Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Mesa de recepción

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Platos para postrecant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Piano digital
Banco de piano
Micrófonos vocalescant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Caja DI
Cables de audiocant. 8
Cables XLRcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Carpetas de músicacant. 45
Bateríascant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 6
Portamenúscant. 6
Carteles de flechascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y la sala de ensayo antes de fijar el calendario de ensayos. Comprueba también si el espacio permite piano digital, escenario, sillas y el montaje de sonido que necesitas.
Cierra el repertorio antes de enviar las partituras al coro. Calcula el tiempo de cada obra, confirma los arreglos y deja al menos una fecha de ensayo para trabajar el programa completo.
Tramita los permisos y registra los derechos de autor en cuanto el programa esté definido, idealmente varias semanas antes del concierto. No esperes a tener listo el folleto para revisar este punto.
Haz una lista técnica por obra y por participante: micrófonos vocales, soportes, mesa de mezclas, altavoces, caja DI, cables y regletas. Prueba todo en la sala al menos 2 horas antes de la apertura de puertas.
Calcula por separado las necesidades del público, del coro y de los acompañantes. Prepara la mesa de recepción, los folletos, los vasos y las preferencias dietéticas con una fecha límite de confirmación de 7 días.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, cerrar el repertorio, tramitar derechos, organizar los ensayos y abrir la venta de entradas sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo hay que empezar los ensayos de un concierto coral?: Programa el primer ensayo entre 6 y 8 semanas antes si el repertorio es nuevo. Reserva al menos 4 sesiones generales y deja la última semana para corregir detalles, no para aprender las obras desde cero.
¿Qué hay que comprobar en la sala antes de un concierto coral?: Haz una visita técnica entre 2 y 3 semanas antes. Comprueba el aforo, la distribución de sillas, los atriles, el piano y su banco, los enchufes, los cables, la ubicación de los altavoces y el espacio para camerinos.
¿Cuándo se imprimen los folletos del programa?: Imprímelos entre 5 y 7 días antes, cuando el repertorio, los nombres y el orden de las obras estén confirmados. Prepara entre un 10 % y un 15 % más de copias que el número previsto de asistentes.

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