Zo organiseer je een koffiemarkt zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie, vergunning en deelnemende koffieverkopers; pas daarna leg je reserveringen, uitnodigingen en aanmeldingen vast. Een koffiemarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en koffie: stroom, apparatuur, dieetwensen en een duidelijke standindeling bepalen of de dag soepel verloopt. Test koffiezetapparaten, molens en betaalterminals vooraf. Plan de opbouw ruim vóór de opening, zodat verkopers tijd hebben om hun stands in te richten en proefkoffie klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Marktlocatie bevestigen
2
Marktvergunning aanvragen
3
Koffieverkopers benaderen
2 personen
4
Standhouders aanmelden
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online aanmeldingen openen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Standhouders informeren
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Koffiebonen sorteren
2 personen
16
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
17
Koffieapparatuur testen
2 personen
18
Standindeling afdrukken
19
Betaalapparaten opladen
20
Tenten opbouwen
4 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
23
Koffiestands inrichten
6 personen
24
Koffieapparatuur aansluiten
3 personen
25
Proefkoffie voorbereiden
3 personen
26
Bewegwijzering ophangen
2 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Voorraad en koeling vullen
3 personen

Event

29
Standhouders ontvangen
3 personen
30
Bezoekers verwelkomen
3 personen
31
Koffie serveren
6 personen
32
Koffieproeverijen begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Gebak en snacks aanvullen
2 personen
35
Afvalbakken legen
2 personen
36
Tafels schoonhouden
2 personen
37
Laatste bestelling aankondigen
38
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

39
Koffieapparatuur uitschakelen
3 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
42
Tenten afbreken
4 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Markttafelsaantal 14
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Presentatierekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiemokkenaantal 250
Proefbekertjesaantal 500
Theelepelsaantal 250
Gebaksbordjesaantal 120
Serveerbladenaantal 20
Melkkannenaantal 20
Suikerkommenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiemolensaantal 4
Thermoskannenaantal 16
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10

Keuken

Maatbekersaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Marktbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 8
Koffiebonenpottenaantal 24
Tafellopersaantal 14

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Regel locatie en marktvergunning als eerste, bij voorkeur enkele weken vóór de markt. Zonder bevestigde plek en toestemming kun je verkopers en bezoekers nog geen betrouwbare informatie geven.
Open online aanmeldingen zodra datum, locatie en programma vaststaan. Verzamel dieetwensen meteen, zodat je niet vlak voor de markt nog moet uitzoeken welke melk- of gebaksopties beschikbaar zijn.
Controleer stroompunten vóór je de standindeling afdrukt. Koffiezetapparaten, waterkokers, koffiemolens en betaalterminals vragen samen om een logisch verdeelde aansluiting; leg verlenghaspels en stekkerdozen klaar.
Plan de opbouw minstens twee uur vóór de opening. Zet eerst tenten, tafels en stoelen neer, richt daarna de koffiestands in en sluit pas vervolgens apparatuur aan en test elke machine.
Maak proefkoffie en servies klaar vóór de eerste bezoekers komen. Reken per stand op een aparte plek voor proefbekertjes, herbruikbare koffiemokken, lepels, melk en suiker; dat voorkomt opstoppingen bij één uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffiemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de locatie, vergunning en koffieverkopers. Open daarna de aanmeldingen en plan de praktische controle uiterlijk 1 week voor de markt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een koffiemarkt op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, stands en apparatuur. Plan nog 30 minuten extra als meerdere verkopers tegelijk hun koffiezetapparaten en betaalterminals aansluiten.
Wanneer test je de koffieapparatuur voor een koffiemarkt?: Test koffiezetapparaten, waterkokers en koffiemolens uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op locatie opnieuw de aansluitingen en maak vóór opening minstens 1 proefkoffie per stand.
Wanneer verstuur je de standindeling naar koffieverkopers?: Stuur de standindeling uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de markt, inclusief aankomsttijd en beschikbare stroompunten. Druk op de dag zelf ook een exemplaar af voor de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.