Eine Kaffeemarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kaffeemarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbau. Kläre zuerst Standort und Genehmigung, gewinne danach Kaffeeverkäufer und Aussteller und öffne erst dann die Anmeldungen. In der letzten Woche prüfst du Strom, Wetter, Geschirr und Kaffeeausrüstung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen gedruckten Standplan, getestete Maschinen und genug Zeit für Zelte, Tische und Probierkaffee.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Marktstandort bestätigen
- 2
Marktgenehmigung beantragen
- 3
Kaffeeverkäufer ansprechen
2 Personen
- 4
Ausstellende anmelden
- 5
Reservierungen vornehmen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Online-Anmeldungen öffnen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Standbetreiber informieren
- 11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 12
Wettervorhersage prüfen
- 13
Einkaufsliste prüfen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Kaffeebohnen sortieren
2 Personen
- 16
Geschirr und Glaswaren bereitstellen
2 Personen
- 17
Kaffeeausrüstung testen
2 Personen
- 18
Standplan drucken
- 19
Bezahlgeräte aufladen
- 20
Zelte aufbauen
4 Personen
- 21
Tische aufstellen
4 Personen
- 22
Stühle und Stehtische aufstellen
3 Personen
- 23
Kaffeestände einrichten
6 Personen
- 24
Kaffeeausrüstung anschließen
3 Personen
- 25
Probierkaffee vorbereiten
3 Personen
- 26
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 27
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 28
Vorräte und Kühlung auffüllen
3 Personen
Event
- 29
Aussteller empfangen
3 Personen
- 30
Besucher begrüßen
3 Personen
- 31
Kaffee servieren
6 Personen
- 32
Kaffeeverkostungen betreuen
4 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Gebäck und Snacks auffüllen
2 Personen
- 35
Mülleimer leeren
2 Personen
- 36
Tische sauber halten
2 Personen
- 37
Letzte Bestellung ankündigen
- 38
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Kaffeemaschinen ausschalten
3 Personen
- 40
Geschirr sammeln
3 Personen
- 41
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 42
Zelte abbauen
4 Personen
- 43
Abfall sammeln
3 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 47
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarkttischeAnz. 14
- StehtischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- PräsentationsregaleAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeetassenAnz. 250
- ProbierbecherAnz. 500
- TeelöffelAnz. 250
- TortenplattenAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 20
- MilchkannenAnz. 20
- ZuckerschalenAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 4
- KaffeemühlenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 16
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KartenterminalsAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
Küche
- MessbecherAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
Dekoration
- MarktschilderAnz. 12
- PreisschilderAnz. 100
- KreidetafelnAnz. 8
- KaffeebohnenbehälterAnz. 24
- TischläuferAnz. 14
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
Reinigung
- ReinigungswagenAnz. 2
- EimerAnz. 6
- BodenabzieherAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Marktstandort und beantrage die Genehmigung möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Klärung solltest du keine Stände oder Reservierungen verbindlich zusagen.
- Sprich Kaffeeverkäufer früh an und schließe die Ausstelleranmeldung etwa 3 Wochen vorher. Erfasse dabei Ernährungswünsche, damit Milchalternativen und passende Speisen nicht erst am Markttag fehlen.
- Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Standzahl und Platzbedarf feststehen. Informiere die Standbetreiber spätestens 7 Tage vorher über Standplan, Aufbauzeit, Stromanschlüsse und ihre jeweiligen Plätze.
- Teste Kaffeemaschinen, Kaffeemühlen, Wasserkocher und Kartenterminals 2 bis 3 Tage vor der Kaffeemarkt. Lade alle Bezahlgeräte auf und prüfe jedes Verlängerungskabel, statt die Stromversorgung beim Aufbau erstmals zu testen.
- Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein: zuerst Zelte und Tische, danach Strom und Kaffeeausrüstung, zuletzt Geschirr, Preisschilder und Probierkaffee. Stelle wiederverwendbare Tassen, Probierbecher und Abfallbehälter so auf, dass sie nicht am ersten Standort den Besucherstrom blockieren.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Kaffeemarkt anmelden?
- Beantrage die Marktgenehmigung idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Für Aussteller, Reservierungen und Einladungen solltest du mindestens 3 Wochen Vorlauf einplanen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kaffeemarkt?
- Rechne mit mindestens 3 Stunden, wenn Zelte, Tische, Stühle, Strom und mehrere Kaffeestände aufgebaut werden. Bei unbekannter Technik oder einem neuen Standort sind 4 Stunden realistischer.
- Wann soll ich die Kaffeemaschinen testen?
- Teste Kaffeemaschinen, Mühlen und Wasserkocher 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Prüfe am selben Tag auch Thermoskannen, Kühleinheiten, Verlängerungskabel und Kartenterminals.
- Wann muss ich den Standplan an die Aussteller schicken?
- Schicke den Standplan spätestens 7 Tage vor der Kaffeemarkt. Ergänze ihn um Aufbauzeit, Stromanschlüsse und Hinweise zu Geschirr, Präsentationsregalen und Abfallbehältern.
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