Organiser un marché du café, étape par étape

Un marché du café se prépare d’abord avec un lieu adapté, des vendeurs confirmés et un parcours simple pour les visiteurs. Commence par vérifier les autorisations et les besoins électriques, puis organise les inscriptions, les réservations et les invitations. La semaine précédente, contrôle le matériel de préparation, la vaisselle et les moyens de paiement. Le jour J, installe les tentes et les stands avant de lancer les dégustations : les branchements et les machines prennent souvent plus de temps que prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu du marché
2
Demander le permis de marché
3
Contacter les vendeurs de café
2 personnes
4
Inscrire les exposants
5
Faire les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions en ligne
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Traiter les inscriptions
10
Informer les exposants
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Trier les grains de café
2 personnes
16
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
17
Tester le matériel à café
2 personnes
18
Imprimer le plan des stands
19
Recharger les terminaux de paiement
20
Monter les tentes
4 personnes
21
Installer les tables
4 personnes
22
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
23
Aménager les stands de café
6 personnes
24
Brancher la machine à café
3 personnes
25
Préparer le café de dégustation
3 personnes
26
Installer la signalétique
2 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Réapprovisionner le stock et la chambre froide
3 personnes

Événement

29
Accueillir les exposants
3 personnes
30
Accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Servir le café
6 personnes
32
Animer les dégustations de café
4 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner les pâtisseries et les snacks
2 personnes
35
Vider les poubelles
2 personnes
36
Garder les tables propres
2 personnes
37
Annoncer la dernière commande
38
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

39
Éteindre la machine à café
3 personnes
40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
41
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
42
Démonter les tentes
4 personnes
43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Inventorier le matériel
2 personnes
47
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 14
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 40
Supports de présentationqté 8
Poubellesqté 8

Vaisselle

Mugs à café réutilisablesqté 250
Gobelets d’essaiqté 500
Cuillères à caféqté 250
Assiettes à pâtisserieqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à laitqté 20
Sucriersqté 12

Équipement

Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 4
Moulins à caféqté 4
Thermosqté 16
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 10

Cuisine

Verres doseursqté 6
Carafesqté 8
Pince de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Panneaux de marchéqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux en ardoiseqté 8
Bocaux de grains de caféqté 24
Chemins de tableqté 14

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 6
Raclettes de solqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Conseils

Confirme le lieu et la demande de permis au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Vérifie aussi les points d’alimentation électrique avant d’accepter les exposants, car les machines à café et les moulins peuvent nécessiter plusieurs prises.
Fixe une date limite d’inscription des exposants 3 semaines avant l’événement. Demande à chacun ses besoins alimentaires, électriques et d’installation afin de finaliser le plan des stands sans changements de dernière minute.
Teste chaque machine à café, bouilloire, moulin et terminal de paiement 2 à 3 jours avant l’ouverture. Recharge les terminaux et prévois des rallonges et multiprises adaptées plutôt que de chercher des solutions pendant l’installation.
Prépare la dégustation séparément de la vente : trie les grains, dose le café et dispose les gobelets d’essai, cuillères et pichets à lait avant l’arrivée du public. Prévois un espace clairement identifié pour éviter les files devant les stands.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même si les tentes sont installées en extérieur. Garde le plan des stands imprimé et réserve au moins 60 à 90 minutes pour monter les tentes, les tables, les chaises et les branchements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du café ?: Prévois environ 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, demander le permis, recruter les vendeurs et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour le matériel, les achats, le plan des stands et les contrôles.
Quand faut-il contacter les vendeurs de café ?: Contacte-les au moins 5 à 6 semaines avant le marché. Fixe leur date limite d’inscription environ 3 semaines avant afin de connaître les besoins en tables, électricité et espace de présentation.
Quel matériel faut-il tester avant un marché du café ?: Teste toutes les machines à café, bouilloires, moulins, thermos, réfrigérateurs et terminaux de paiement 2 à 3 jours avant. Vérifie chaque rallonge et multiprise sur place, avec les branchements prévus pour les stands.
Quand préparer le café de dégustation ?: Prépare l’espace et la vaisselle avant l’ouverture, puis le café de dégustation juste avant l’arrivée du public. Fais un dernier contrôle 30 minutes avant pour vérifier les gobelets, cuillères, lait, sucre et la circulation entre les stands.

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