Cómo organizar un mercado del café sin dejar cabos sueltos
Un mercado del café se organiza en tres frentes: permisos y ubicación, coordinación de vendedores y preparación técnica. Empieza cerrando el espacio y comprobando la electricidad antes de abrir las inscripciones. Después confirma expositores, preferencias dietéticas y reservas, y deja para el montaje la distribución de puestos, las máquinas y el café de prueba. Así detectas a tiempo los fallos que suelen aparecer el mismo día: enchufes insuficientes, terminales sin batería o material de degustación incompleto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la ubicación del mercado
- 2
Solicitar permiso de mercado
- 3
Contactar a los vendedores de café
2 personas
- 4
Registrar a los expositores
- 5
Hacer reservas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Abrir inscripciones online
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Informar a los responsables de los stands
- 11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Clasificar los granos de café
2 personas
- 16
Preparar la vajilla y la cristalería
2 personas
- 17
Probar el equipo de café
2 personas
- 18
Imprimir distribución de stands
- 19
Cargar los terminales de pago
- 20
Montar tiendas
4 personas
- 21
Montar mesas
4 personas
- 22
Colocar sillas y mesas altas
3 personas
- 23
Montar puestos de café
6 personas
- 24
Conectar la cafetera
3 personas
- 25
Preparar el café de prueba
3 personas
- 26
Colgar señalización
2 personas
- 27
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 28
Reponer el stock y la refrigeración
3 personas
Evento
- 29
Recibir a los expositores
3 personas
- 30
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 31
Servir café
6 personas
- 32
Guiar degustaciones de café
4 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Reponer pasteles y snacks
2 personas
- 35
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 36
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 37
Anunciar el último pedido
- 38
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo de café
3 personas
- 40
Recoger la vajilla
3 personas
- 41
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 42
Desmontar las tiendas
4 personas
- 43
Recoger la basura
3 personas
- 44
Limpiar el lugar
3 personas
- 45
Lavar la vajilla
2 personas
- 46
Inventariar materiales
2 personas
- 47
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de mercadocant. 14
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 40
- Expositores de presentacióncant. 8
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 250
- Vasitos de degustacióncant. 500
- Cucharillascant. 250
- Platos de postrecant. 120
- Bandejas de serviciocant. 20
- Jarras de lechecant. 20
- Azucareroscant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Molinillos de cafécant. 4
- Termoscant. 16
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Terminales de pagocant. 4
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 10
Cocina
- Jarras medidorascant. 6
- Jarras de servircant. 8
- Pinzas para servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
Decoración
- Carteles de mercadocant. 12
- Etiquetas de preciocant. 100
- Pizarrascant. 8
- Tarros de granos de cafécant. 24
- Manteles runnerscant. 14
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Carros de limpiezacant. 2
- Cuboscant. 6
- Limpiacristalescant. 4
- Esponjascant. 12
- Paños de microfibracant. 24
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ubicación y solicita el permiso del mercado antes de anunciar el evento. Deja al menos 3 semanas para recibir respuestas y ajustar la distribución de los puestos.
- Confirma a los vendedores de café y registra a los expositores antes de abrir las inscripciones. Pide sus necesidades eléctricas y de espacio con al menos 10 días de antelación.
- Haz las reservas y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Cierra los datos 5 días antes para poder comprar y preparar opciones sin improvisar.
- Comprueba la electricidad y prueba cada máquina de café, molinillo, hervidor y terminal de pago el día anterior. Lleva enrollacables, regletas y baterías cargadas: un puesto sin corriente puede bloquear toda la actividad.
- Monta primero carpas, mesas y señalización, y después conecta las cafeteras y prepara el café de prueba. Reserva entre 90 y 120 minutos antes de abrir para corregir la colocación de los puestos y reponer tazas, vasos o leche.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado del café?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, solicitar el permiso, contactar con los vendedores y abrir las inscripciones sin montar el programa a última hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores de café?
- Confírmalos como máximo 10 días antes del mercado. En ese momento debes tener registrados los expositores, sus necesidades de electricidad y el espacio que ocupará cada puesto.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercado del café?
- Reserva entre 90 y 120 minutos de montaje antes de la apertura. Primero coloca carpas, mesas, sillas y carteles; después conecta las máquinas, carga los terminales y prepara el café de prueba.
- ¿Cuándo se comprueba la electricidad de los puestos?
- Comprueba los puntos de electricidad el día anterior y repítelo durante el montaje. Verifica que cada cafetera y molinillo tenga una conexión disponible y que los enrollacables y regletas no crucen las zonas de paso.
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