Cómo organizar un Festival del café sin improvisar

Un Festival del café se organiza en dos líneas: la experiencia del público y la operativa de cada stand. Empieza cerrando lugar y fecha, contacta con los tostadores y define el programa antes de abrir las inscripciones. Después coordina talleres, música, proveedores, electricidad y preferencias dietéticas. La última semana debe servir para confirmar cantidades y señalización, no para decidir dónde irá cada máquina de espresso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Contactar a tostadores de café
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Publicar el programa
2 personas
6
Reservar talleres de café
7
Reservar una actuación musical
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar proveedores
11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
12
Hacer la distribución del trabajo
2 personas
13
Diseñar los menús
14
Hacer el plano
2 personas
15
Comprobar suministros y material
2 personas
16
Finalizar la lista de compras
2 personas
17
Imprimir la señalización
18
Preparar pulseras y acreditaciones
2 personas
19
Distribuir los granos de café por stand
2 personas
20
Comprar productos refrigerados
2 personas
21
Comprar productos frescos
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Moler los granos de café
3 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Descargar las mesas y sillas
4 personas
27
Montar carpas
5 personas
28
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
29
Montar los puestos de café
6 personas
30
Conectar la cafetera
4 personas
31
Montar los bufés
3 personas
32
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
33
Montar la mesa de registro
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar la señalización
2 personas
36
Preparar las mesas del taller
3 personas
37
Probar el equipo de música
2 personas
38
Comprobar temperaturas y caducidad
2 personas
39
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
40
Dar briefing al equipo de bar
5 personas

Evento

41
Recibir a los visitantes
4 personas
42
Repartir pulseras
2 personas
43
Servir café
6 personas
44
Servir té y chocolate caliente
2 personas
45
Servir pasteles y aperitivos
3 personas
46
Rellenar la leche y el azúcar
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Recoger la vajilla usada
3 personas
50
Lavar la vajilla
3 personas
51
Acompañar el taller de café filtrado
2 personas
52
Coordinar el taller de espresso
2 personas
53
Guiar la degustación
3 personas
54
Acompañar la actuación
2 personas
55
Comprobar el stock de café
2 personas
56
Comprobar el stock de aperitivos
2 personas
57
Añadir zonas de descanso tranquilas
2 personas
58
Anunciar la última ronda
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

60
Apagar el equipo de café
3 personas
61
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
63
Desmontar las carpas
5 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Clasificar y retirar residuos
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Limpiar el equipo de café
3 personas
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
71
Registrar objetos perdidos
72
Informar a los visitantes sobre los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 10
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 90
Mesas de trabajocant. 8
Taburetescant. 20
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 220
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 220
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de espressocant. 4
Cafeteras de filtrocant. 4
Molinillos de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras térmicascant. 10
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de hielocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Terminales de cajacant. 4
Cables de cargacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Sacos de granos de cafécant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 16
Carteles del menúcant. 12
Pizarrascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Números de mesacant. 20
Soportes para panelescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Spray de manoscant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras

Registro

Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Listas de visitantescant. 8
Fundas para caja registradoracant. 4

Material del taller

Tazas de pruebacant. 100
Calderos para servircant. 6
Básculas de cafécant. 4
Embudos para cafécant. 20
Jarras para espumar lechecant. 8
Termómetros para baristacant. 6
Tarjetas de notas de catacant. 150
Delantalescant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 10
Bridascant. 100
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 4

Consejos

Cierra el lugar y la fecha antes de anunciar nada. Comprueba desde el principio cuántos puntos de electricidad hay y dónde pueden colocarse las máquinas, los molinillos y las cafeteras de filtro.
Publica un programa con horarios concretos y abre el formulario de inscripción cuando los talleres y la actuación musical estén suficientemente confirmados. Reserva plazas y recoge las preferencias dietéticas desde el mismo formulario.
Dibuja el plano antes de alquilar o mover mobiliario. Separa mesas de trabajo, mesas altas y zonas de paso, y deja espacio para cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables.
Calcula el servicio por stand, no solo el total del festival. Reparte tazas, vasos, cucharillas, bandejas, jarras térmicas y granos de café con antelación para que cada puesto pueda empezar sin buscar material.
Haz las compras en dos momentos: productos refrigerados y frescos cerca del evento, y material no perecedero antes. Enfría las bebidas y muele los granos el día del festival según el horario de apertura, no la noche anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival del café?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, contactar con tostadores, reservar talleres y música, abrir inscripciones y resolver las necesidades eléctricas antes de publicar el programa definitivo.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un Festival del café?: Ábrelas cuando el lugar, la fecha y una primera versión del programa estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Mantén el formulario activo hasta unos días antes y actualiza el recuento de asistentes para ajustar compras y personal.
¿Cuándo se prepara el café para un festival?: Distribuye los granos por stand antes de abrir la ubicación y muele cada lote lo más cerca posible del servicio. Como referencia, prepara la molienda el mismo día, entre 1 y 3 horas antes de usarla, según el método y el volumen.
¿Qué se suele olvidar al organizar un Festival del café?: Lo que más se retrasa son los puntos de electricidad, los cables protegidos, la señalización, las acreditaciones y el material de servicio. Compruébalos entre 7 y 10 días antes y haz una última revisión de suministros el día anterior.

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