Zo organiseer je een stripfestival

Begin met de datum en locatie en werk daarna het programma uit. Leg striptekenaars, auteurs, workshopbegeleiders en kraamhouders vroeg vast, zodat je het programma met zekerheid kunt publiceren. Open vervolgens de online aanmeldingen, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in. In de laatste week draait alles om bewegwijzering, naamkaartjes, workshopmaterialen, techniek, catering en een duidelijke opbouwvolgorde op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Striptekenaars uitnodigen
2 personen
4
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
5
Kraamhouders benaderen
2 personen
6
Afspraken met auteurs vastleggen
2 personen
7
Reserveringen voor locatie maken
8
Workshopruimtes reserveren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Online aanmeldingen openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Promotieposters ontwerpen
16
Promotieposters ophangen
2 personen
17
Programma online publiceren
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Bewegwijzering printen
20
Materialen voor workshops klaarzetten
2 personen
21
Auteursinformatie afdrukken
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Kraamtafels indelen
3 personen
28
Workshoptafels klaarzetten
2 personen
29
Expositiewanden inrichten
3 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Auteurs ontvangen
2 personen
37
Kraamhouders ontvangen
2 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Welkomstwoord verzorgen
40
Informatietafel bemannen
2 personen
41
Auteurs begeleiden
2 personen
42
Workshops begeleiden
3 personen
43
Signeren begeleiden
2 personen
44
Lezingen aankondigen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Verkooptafels afronden
2 personen
50
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
51
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

52
Decoratie verwijderen
3 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Expositie afbouwen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Geleende spullen retourneren
2 personen
59
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
61
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 20

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Projector
Projectiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Expositiewandenaantal 8
Kleefgumaantal 6
Naamkaartjesaantal 140
Pennenaantal 30
Tafelnummersaantal 20
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Workshopmateriaal

Tekenpapieraantal 500
Schetsboekenaantal 40
Potlodenaantal 100
Gumaantal 50
Finelinersaantal 80
Kleurpotlodenaantal 40
Markersaantal 40
Puntenslijpersaantal 20
Tafelezelsaantal 20
Schortenaantal 30

Printwerk

Programmaflyersaantal 250
Bewegwijzeringsbordenaantal 20
Registratielijstenaantal 10
Auteursinformatieaantal 100

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Registratie

Kassadoos
Pinnenapparaat
Polsbandjesaantal 150
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30

Tips

Plan eerst het programma en reserveer daarna de workshopruimtes. Houd per workshop niet alleen stoelen, maar ook tafels en werkruimte vrij voor tekenmaterialen.
Nodig tekenaars, auteurs en workshopbegeleiders ruim vóór de publiekscommunicatie uit. Leg afspraken schriftelijk vast, inclusief aankomsttijd, programmaonderdeel en benodigde apparatuur.
Open de online aanmeldingen zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het festival.
Maak in de laatste week één praktische controle voor techniek en route: speakers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen, projector en bewegwijzering moeten vóór opening getest zijn.
Zet workshopmaterialen, auteursinformatie, naamkaartjes en drank vooraf per onderdeel klaar. Koel dranken op tijd, controleer servies en plan de locatieopening zo dat vrijwilligers nog kunnen opbouwen voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stripfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Nodig tekenaars, auteurs en workshopbegeleiders daarna zo snel mogelijk uit, omdat hun beschikbaarheid de rest van de planning bepaalt.
Wanneer moet ik striptekenaars en workshopbegeleiders vastleggen?: Leg hen idealiter 8 tot 12 weken vóór het festival vast. Dan kun je het programma publiceren, workshopruimtes reserveren en bezoekers tijdig laten aanmelden.
Wanneer open je de aanmeldingen voor een stripfestival?: Open de online aanmeldingen zodra datum, locatie en hoofdprogramma bevestigd zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit inschrijvingen uiterlijk enkele dagen vóór het festival als je dieetwensen en aantallen voor catering nodig hebt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een stripfestival?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per publiekszone of workshopruimte, plus 2 mensen voor ontvangst en opbouw. Bij meerdere workshops tegelijk heb je dus minstens het aantal gelijktijdige ruimtes nodig, aangevuld met een ontvangst- en coördinatieteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.