Organiser un festival du café, étape par étape

Un festival du café se construit d’abord autour du lieu, de la date et des torréfacteurs, puis autour d’un programme que les visiteurs peuvent réellement suivre. Ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître les effectifs, les besoins alimentaires et la fréquentation des ateliers. La réussite dépend ensuite de détails faciles à repousser : alimentation électrique, répartition des grains, signalétique, badges et matériel de service. Termine par un plan précis du site et une ouverture suffisamment matinale pour tout tester.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Contacter des torréfacteurs
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Publier le programme
2 personnes
6
Réserver des ateliers café
7
Réserver une prestation musicale
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les fournisseurs
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Établir la répartition du travail
2 personnes
13
Concevoir les menus
14
Créer le plan
2 personnes
15
Vérifier les stocks et le matériel
2 personnes
16
Finaliser la liste de courses
2 personnes
17
Impression de la signalétique
18
Préparer les bracelets et badges
2 personnes
19
Répartir les grains de café par stand
2 personnes
20
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
21
Acheter des produits frais
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Moudre les grains de café
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les tentes de fête
5 personnes
28
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
29
Monter les stands de café
6 personnes
30
Brancher la machine à café
4 personnes
31
Aménager les buffets
3 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
37
Tester le matériel de musique
2 personnes
38
Vérifier les températures et les dates de péremption
2 personnes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Faire le briefing de l’équipe bar
5 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les bracelets
2 personnes
43
Servir le café
6 personnes
44
Servir du thé et du chocolat chaud
2 personnes
45
Servir les pâtisseries et les en-cas
3 personnes
46
Remplir le lait et le sucre
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Animer l’atelier de café filtre
2 personnes
52
Animer l'atelier espresso
2 personnes
53
Animer la dégustation
3 personnes
54
Accompagner la prestation
2 personnes
55
Vérifier le stock de café
2 personnes
56
Vérifier le stock de snacks
2 personnes
57
Ajouter des places assises calmes
2 personnes
58
Annoncer le dernier tour
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Éteindre la machine à café
3 personnes
61
Emballer les restes
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
5 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Nettoyer l’équipement à café
3 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les courses restantes
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Informer les visiteurs des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 10
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 90
Tables de travailqté 8
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 220
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Cuillères à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à espressoqté 4
Cafetière à filtreqté 4
Moulins à caféqté 6
Bouilloiresqté 4
Thermosqté 10
Glacièresqté 4
Distributeurs de glaceqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Terminaux de caisseqté 4
Câbles de rechargeqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Sacs de grains de caféqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 16
Panneaux de menuqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Compositions floralesqté 8
Marqueurs craieqté 12
Numéros de tableqté 20
Supports pour panneaux de standqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Gel hydroalcooliqueqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Inscription

Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Listes des visiteursqté 8
Pochettes de caisseqté 4

Matériel d'atelier

Tasses de dégustationqté 100
Becs verseursqté 6
Balances à caféqté 4
Entonnoirs à caféqté 20
Pichets à mousse de laitqté 8
Thermomètres de baristaqté 6
Cartes de dégustationqté 150
Tabliersqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 10
Serre-câblesqté 100
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Bloque le lieu et la date avant de contacter les torréfacteurs et les prestataires. Vise au moins 8 à 12 semaines d’anticipation pour pouvoir publier le programme et traiter les inscriptions sans précipitation.
Dimensionne chaque stand avant de confirmer le matériel : machine à espresso, moulin, bouilloire, tables de travail et prises disponibles. Vérifie les points d’alimentation au moins 7 jours avant, puis prévois rallonges, multiprises et passe-câbles le jour J.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement et exporte la liste des participants. Utilise-la pour préparer les bracelets et badges, répartir les ateliers et transmettre les besoins alimentaires aux fournisseurs.
Répartis les grains de café par stand avant l’ouverture, puis mouds seulement les quantités nécessaires au démarrage. Prépare aussi les boissons au frais, les en-cas et les produits frais la veille lorsque leur conservation le permet.
Ouvre le lieu assez tôt pour tester les machines à espresso, la cafetière à filtre, les bouilloires, le microphone et les haut-parleurs. Installe la signalétique avant l’arrivée du public et garde une personne disponible pendant les 60 premières minutes pour résoudre les problèmes de flux ou de matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du café ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les torréfacteurs, les ateliers, la musique, les fournisseurs et les inscriptions avant les derniers achats.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival du café ?: Ouvre le formulaire dès que le lieu, la date et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demande les besoins alimentaires au même moment pour éviter les ajustements tardifs.
Quand vérifier le matériel et les prises électriques ?: Fais un premier contrôle au moins 7 jours avant, puis une vérification sur place le jour précédent si possible. Les machines à espresso, moulins, bouilloires et appareils audio peuvent nécessiter des prises séparées ou des rallonges adaptées.
Que préparer la veille d’un festival du café ?: Prépare la signalétique, les badges, les bracelets, les tables, les tasses, les verres, les plateaux et les produits frais qui doivent rester au froid. Le jour J, garde surtout le broyage des grains, la mise au frais des boissons et les tests techniques pour l’ouverture.

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