Ein Kaffeefestival organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Kaffeefestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Programm festlegen, dann Röster, Workshops und Musik buchen. Öffne die Anmeldung früh, damit du Ernährungswünsche und Besucherzahlen planen kannst. Viele Veranstalter unterschätzen Stromanschlüsse, Kühlung und den Aufbau der Kaffeestände. Plane außerdem feste Zeitfenster für Lieferung, Vorbereitung und die Öffnung der Location ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Kaffeeröster ansprechen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Programm veröffentlichen
2 Personen
6
Kaffee-Workshops reservieren
7
Musikauftritt reservieren
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Lieferanten bestätigen
11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
12
Arbeitsaufteilung erstellen
2 Personen
13
Speisekarten entwerfen
14
Lageplan erstellen
2 Personen
15
Vorräte und Material kontrollieren
2 Personen
16
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
17
Beschilderung drucken
18
Armbänder und Badges vorbereiten
2 Personen
19
Kaffeebohnen pro Stand verteilen
2 Personen
20
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
21
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Kaffeebohnen mahlen
3 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
27
Partyzelte aufbauen
5 Personen
28
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
29
Kaffeestände aufbauen
6 Personen
30
Kaffeeausrüstung anschließen
4 Personen
31
Buffets einrichten
3 Personen
32
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Workshoptische aufstellen
3 Personen
37
Musikanlage testen
2 Personen
38
Temperaturen und Haltbarkeit prüfen
2 Personen
39
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
40
Briefing für das Barteam geben
5 Personen

Event

41
Besucher empfangen
4 Personen
42
Armbänder verteilen
2 Personen
43
Kaffee servieren
6 Personen
44
Tee und heiße Schokolade servieren
2 Personen
45
Gebäck und Häppchen servieren
3 Personen
46
Milch und Zucker nachfüllen
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Benutztes Geschirr abholen
3 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Workshop Filterkaffee anleiten
2 Personen
52
Espresso-Workshop begleiten
2 Personen
53
Verkostung begleiten
3 Personen
54
Auftritt begleiten
2 Personen
55
Kaffeevorrat prüfen
2 Personen
56
Snackvorrat kontrollieren
2 Personen
57
Ruhige Sitzplätze auffüllen
2 Personen
58
Letzte Runde ankündigen
59
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Kaffeemaschinen ausschalten
3 Personen
61
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
3 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Partyzelte abbauen
5 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Kaffeeausrüstung reinigen
3 Personen
68
Materialien inventarisieren
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
71
Verlorene Gegenstände erfassen
72
Besucher über Fundsachen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 10
BistrotischeAnz. 12
StühleAnz. 90
ArbeitstischeAnz. 8
HockerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 220
TeegläserAnz. 80
WassergläserAnz. 180
TortenplattenAnz. 180
DessertlöffelAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 220
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

EspressomaschinenAnz. 4
KaffeefiltergeräteAnz. 4
KaffeemühlenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
ThermokannenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4
EisspenderAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KassenterminalsAnz. 4
LadekabelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

KaffeebohnensäckeAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
MenükartenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
TischnummernAnz. 20
StandbordhalterAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Reinigung

HandsprayAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 24

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensaufkleberAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
BesucherlistenAnz. 8
KassenetuisAnz. 4

Workshopmaterial

ProbierbecherAnz. 100
AusgießkesselAnz. 6
Kaffee-WaagenAnz. 4
KaffeetrichterAnz. 20
MilchaufschäumkännchenAnz. 8
Barista-ThermometerAnz. 6
VerkostungsnotizkartenAnz. 150
SchürzenAnz. 12

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelbinderAnz. 100
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Tipps

Bestätige Ort und Datum mindestens 10 bis 12 Wochen vorher. Sprich danach sofort die Kaffeeröster an, denn Workshops und Auftritte lassen sich erst sinnvoll planen, wenn die Beteiligten feststehen.
Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Festival. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, damit Snacks und frische Produkte nicht am Veranstaltungstag fehlen.
Plane für jeden Kaffeestand einen Arbeitstisch, eine Kaffeemühle und die passende Brühmethode ein. Kontrolliere mindestens 2 Wochen vorher, ob Espressomaschinen, Filtergeräte und Wasserkocher mit den vorhandenen Stromanschlüssen funktionieren.
Erstelle einen Lageplan mit Ständen, Workshops, Musik, Sitzplätzen und Abfallbehältern. Prüfe die Wege für Kabel und sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten, bevor Tische und Partyzelte aufgebaut werden.
Schließe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher ab. Kühle Getränke am Vorabend, bereite Snacks möglichst am selben Tag vor und verteile die Kaffeebohnen je Stand, bevor die Location für Besucher öffnet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kaffeefestival organisieren?: Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Rösterkontakten. Sechs Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung und Programm veröffentlicht sein; die Lieferanten bestätigst du spätestens 2 Wochen vorher.
Wie viele Kaffeeröster braucht man für ein Kaffeefestival?: Eine feste Zahl gibt es nicht, aber plane pro Stand mindestens eine klare Zuständigkeit, eine Kaffeemühle und die passende Maschine ein. Bei mehreren Workshops solltest du die Röster spätestens 8 Wochen vorher verbindlich anfragen.
Wann muss man die Technik für ein Kaffeefestival prüfen?: Kontrolliere Espressomaschinen, Filtergeräte, Wasserkocher, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 2 Wochen vor dem Festival. Am Vortag prüfst du die Stromverteilung erneut und legst Kabelmatten bereit.
Was wird bei einem Kaffeefestival häufig vergessen?: Oft fehlen ausreichend Tassen, Kaffeelöffel, Wassergläser und Abfallbehälter oder die Kühlprodukte kommen zu spät. Zähle Geschirr und Vorräte 3 bis 5 Tage vorher und stelle Getränke sowie Kühlboxen am Vorabend kalt.

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