Zo organiseer je een klimaatavond

Begin met een helder thema en programma: bepaal welke onderwerpen aan bod komen, hoeveel tijd er is en welke workshops passen. Benader daarna sprekers en begeleiders, reserveer de ruimte en werk de zaalindeling uit. Zodra het aanmeldformulier openstaat, verzamel je niet alleen namen, maar ook dieetwensen en vervoerswensen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, presentaties testen, workshopmaterialen klaarzetten en een draaiboek dat ook de techniek en catering bevat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vastleggen
2 personen
2
Sprekers en workshopbegeleiders benaderen
2 personen
3
Sprekers definitief bevestigen
4
Ruimte en zaalindeling reserveren
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vervoerswensen inventariseren
14
Programma naar deelnemers sturen
15
Sprekersinformatie verzamelen
16
Presentaties en video's verzamelen
17
Presentaties technisch testen
2 personen
18
Workshopmaterialen samenstellen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
20
Aanwezigheidslijst printen
21
Draaiboek printen
22
Catering bestellen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Techniek en kabels controleren
2 personen
27
Presentaties op USB-stick zetten
28
Locatie en toiletten schoonmaken
3 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
31
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
32
Projector en scherm opstellen
2 personen
33
Microfoon en speaker aansluiten
2 personen
34
Verlichting instellen
2 personen
35
Informatieborden plaatsen
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Infomateriaal uitstallen
2 personen
38
Naamkaartjes klaarleggen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Afvalpunten inrichten
2 personen
42
Veilige looproutes controleren
2 personen

Event

43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Welkomstdranken serveren
2 personen
46
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
47
Sprekers begeleiden
48
Techniek tijdens presentaties bedienen
2 personen
49
Vragen uit de zaal verzamelen
50
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Workshopruimtes ombouwen
4 personen
54
Workshopmaterialen uitdelen
3 personen
55
Workshops begeleiden
6 personen
56
Vegetarische maaltijd serveren
5 personen
57
Afval tussentijds sorteren
2 personen
58
Slotgesprek begeleiden
2 personen
59
Afscheid en feedbackkaartjes uitdelen
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

61
Meubilair afbreken
4 personen
62
Techniek afkoppelen en inpakken
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Afval wegbrengen
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 10
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Presentatieklikker
USB-sticksaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Theelepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Mengkommenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Klimaatpostersaantal 12
Papieren slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Informatiebordenaantal 8
Whiteboardaantal 2
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Stiftenaantal 24

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-tafellampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de avond achterstevoren. Zet het definitieve programma en de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf klaar, zodat sprekers hun presentaties en video's nog op tijd kunnen aanleveren.
Test alle techniek niet alleen bij de deur, maar in de zaalopstelling zelf. Controleer projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en verlengkabels met de eerste presentatie volledig afgespeeld.
Verwerk dieetwensen direct in de cateringbestelling. Verpak dieetmaaltijden apart en label ze; dat voorkomt zoeken tijdens de ontvangst en verkleint de kans dat een maaltijd bij de verkeerde deelnemer terechtkomt.
Maak de ontvangst praktisch: print de aanwezigheidslijst en naamkaartjes, richt kapstokken en zitplaatsen in en zet herbruikbare bekers, koffie- en theeservies klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Plan tijd voor workshops, niet alleen voor lezingen. Leg per workshop vooraf de materialen klaar, wijs een tafel of hoek toe en neem in het draaiboek op wie de begeleider opvangt en wanneer de ruimte moet worden omgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimaatavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om sprekers definitief te bevestigen, een ruimte te reserveren, promotie te starten en aanmeldingen met dieet- en vervoerswensen te verwerken.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor het testen van presentaties?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor de technische test, liefst enkele dagen voor de klimaatavond. Controleer iedere presentatie op de gebruikte laptop en test ook video's, geluid, HDMI-aansluiting en de microfoons.
Wanneer moet je catering voor een klimaatavond bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf, zodra je een betrouwbare deelnemersinschatting hebt. Sluit dieetwensen enkele dagen later af en houd dieetmaaltijden apart verpakt en herkenbaar.
Wanneer stuur je het programma naar deelnemers?: Stuur het programma 3 tot 5 dagen voor de avond. Vermeld begin- en eindtijd, workshops, locatie-informatie en eventuele vervoersinformatie, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en wat ze kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.