Organiser une soirée climat, étape par étape

Une soirée climat réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les intervenants, puis la salle, les inscriptions et la logistique. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les animateurs, recueillir les contraintes alimentaires et tester les présentations. Les oublis arrivent surtout dans les détails de dernière minute : câbles, badges, repas spécifiques et circulation dans la salle. Ce guide vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
2 personnes
2
Contacter les intervenants et les animateurs d’atelier
2 personnes
3
Confirmer définitivement les intervenants
4
Réserver l’espace et l’agencement de la salle
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Concevoir les invitations
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recenser les besoins en transport
14
Envoyer le programme aux participants
15
Rassembler les informations sur les intervenants
16
Rassembler les présentations et les vidéos
17
Tester techniquement les présentations
2 personnes
18
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Imprimer la liste de présence
21
Imprimer le déroulé
22
Commander le catering
23
Faire les courses
3 personnes
24
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
27
Mettre les présentations sur une clé USB
28
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
32
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
33
Brancher le micro et l'enceinte
2 personnes
34
Régler l’éclairage
2 personnes
35
Placer les panneaux d’information
2 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Installer le matériel d’information
2 personnes
38
Préparer les badges nominatifs
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

43
Accueillir les intervenants
2 personnes
44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
46
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
47
Accompagner les intervenants
48
Gérer la technique pendant les présentations
2 personnes
49
Recueillir les questions de la salle
50
Préparer la pause café
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Aménager les salles d’atelier
4 personnes
54
Distribuer le matériel d’atelier
3 personnes
55
Encadrer les ateliers
6 personnes
56
Servir un repas végétarien
5 personnes
57
Trier les déchets au fur et à mesure
2 personnes
58
Animer l’entretien de clôture
2 personnes
59
Distribuer les cartes de départ et de retour d’avis
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Démonter le mobilier
4 personnes
62
Débrancher et emballer le matériel technique
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 10
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentation
Clés USBqté 3
Piles rechargeablesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Saladiersqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Affiches sur le climatqté 12
Guirlandes en papierqté 8
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux d'informationqté 8
Tableau blancqté 2
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme, le thème et la durée de chaque séquence avant de réserver la salle. Confirmez ensuite les intervenants par écrit, idéalement au moins 3 semaines avant la soirée.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu et le programme sont stabilisés. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires et les besoins de transport afin de ne pas devoir relancer les participants séparément.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur et le projecteur prévus 2 à 3 jours avant l’événement. Vérifiez notamment les câbles HDMI, les multiprises, les rallonges, les microphones et les piles rechargeables.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste de présence et déroulé imprimé. Gardez aussi une copie des présentations sur une clé USB, au cas où l’ordinateur ou le réseau ne fonctionnerait pas.
Traitez les repas diététiques séparément et identifiez-les clairement avant la livraison. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et installez les gobelets, tasses, assiettes et couverts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée climat ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, lancer les inscriptions, commander le catering et régler les besoins techniques.
Quand faut-il confirmer les intervenants d’une soirée climat ?: Confirmez-les au plus tard 3 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment-là leurs informations de présentation, leurs supports et leurs besoins en matériel.
Quand envoyer les invitations pour une soirée climat ?: Envoyez-les dès que le programme, le lieu et le formulaire d’inscription sont prêts, généralement 3 à 4 semaines avant. Faites une relance 7 jours avant la date limite d’inscription.
Comment éviter les problèmes techniques pendant une soirée climat ?: Faites un test complet 2 à 3 jours avant, puis un contrôle rapide le jour même. Testez les présentations, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et prévoyez une copie sur clé USB.

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