Cómo organizar una Noche del clima sin improvisar

Una Noche del clima combina ponencias, talleres y participación del público, así que conviene cerrar primero el programa y después construir la logística alrededor. Empieza por confirmar a ponentes y coordinadores, reservar la sala y comprobar permisos. Luego abre las inscripciones para conocer dietas y necesidades de transporte. La última semana se dedica a reunir presentaciones, probar proyector, micrófonos y cables, y dejar preparados los materiales, la acreditación y el catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar el programa y el tema
2 personas
2
Contactar a los ponentes y coordinadores de talleres
2 personas
3
Confirmar definitivamente a los ponentes
4
Reservar el espacio y la distribución de la sala
5
Comprobar permisos y notificaciones
6
Diseñar invitaciones
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar promoción en redes sociales
10
Distribuir carteles
3 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Recoger las necesidades de transporte
14
Enviar el programa a los participantes
15
Recopilar información de los ponentes
16
Recopilar presentaciones y videos
17
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
18
Preparar materiales del taller
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
20
Imprimir la lista de asistencia
21
Imprimir el plan de trabajo
22
Pedir el catering
23
Hacer la compra
3 personas
24
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Comprobar la técnica y los cables
2 personas
27
Pasar las presentaciones a una memoria USB
28
Limpiar el recinto y los baños
3 personas
29
Montar mesas y sillas
4 personas
30
Montar el mostrador de recepción
2 personas
31
Preparar las mesas del taller
3 personas
32
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
33
Conectar el micrófono y el altavoz
2 personas
34
Configurar la iluminación
2 personas
35
Colocar los paneles informativos
2 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Colocar el material informativo
2 personas
38
Preparar tarjetas con nombres
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar los aperitivos
3 personas
41
Organizar puntos de basura
2 personas
42
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas

Evento

43
Recibir a los ponentes
2 personas
44
Registrar a los participantes
3 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
46
Presentar la apertura
2 personas
47
Coordinar a los ponentes
48
Operar la técnica durante las presentaciones
2 personas
49
Recoger preguntas del público
50
Preparar la pausa para el café
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Adaptar las salas de talleres
4 personas
54
Repartir materiales del taller
3 personas
55
Guiar talleres
6 personas
56
Servir comida vegetariana
5 personas
57
Clasificar la basura durante el evento
2 personas
58
Dirigir la conversación de cierre
2 personas
59
Repartir tarjetas de despedida y comentarios
2 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

61
Desmontar el mobiliario
4 personas
62
Desconectar y empaquetar el equipo técnico
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Llevar la basura
2 personas
66
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 4
Manteles individualescant. 10
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Clic de presentación
Memorias USBcant. 3
Baterías recargablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharillascant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 10
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 6
Cuencos para mezclarcant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6

Decoración

Carteles sobre el climacant. 12
Guirnaldas de papelcant. 8
Decoración de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Paneles informativoscant. 8
Pizarra blancacant. 2
Pizarras de rotafoliocant. 3
Papel para rotafoliocant. 6
Rotuladorescant. 24

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesa LEDcant. 8
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar invitaciones: confirma ponentes, talleres, horarios y necesidades técnicas para que el formulario de inscripción no prometa algo que todavía puede cambiar.
Reserva la sala y define su distribución con antelación. Comprueba que haya espacio para mesas de taller, sillas, percheros y una zona visible para pantalla y proyector.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y transporte. Separa las comidas especiales al empaquetarlas y no las dejes identificadas solo de memoria.
Pide las presentaciones y vídeos varios días antes y haz una prueba completa con el portátil, HDMI, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, regletas y alargadores que se usarán el día del evento.
Prepara una carpeta de respaldo con las presentaciones en una memoria USB y baterías recargables para el equipo. Imprime la lista de asistencia, el plan de trabajo y las tarjetas de nombre antes de montar la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche del clima?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el programa, contactar ponentes, reservar la sala y revisar permisos. Abre las inscripciones cuando el horario y los talleres estén suficientemente confirmados.
¿Cuándo hay que confirmar definitivamente a los ponentes?: Haz la confirmación definitiva entre 3 y 4 semanas antes. Pide después sus presentaciones y vídeos y fija una fecha límite de entrega de al menos 5 días antes del evento.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Realiza una prueba completa entre 2 y 3 días antes, usando el mismo portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y cables previstos. Comprueba también las copias guardadas en una memoria USB.
¿Cuándo se encarga el catering para una Noche del clima?: Encárgalo aproximadamente una semana antes, cuando ya tengas una cifra bastante estable de inscripciones y dietas. Revisa las cantidades 48 horas antes y enfría las bebidas con tiempo suficiente para el inicio.

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