So organisierst du einen Klimaabend
Ein Klimaabend braucht mehr als ein passendes Thema: Programm, Referenten, Raumaufteilung, Technik und Verpflegung müssen ineinandergreifen. Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit dem Ablauf und den Anfragen an Referenten und Workshopleiter. Danach folgen Raum, Genehmigungen, Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Workshop-Materialien, Ernährungswünsche und Transportbedarf, damit am Veranstaltungstag nicht die Technik oder das Catering den Ablauf bremst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Thema festlegen
2 Personen
- 2
Referenten und Workshopleiter ansprechen
2 Personen
- 3
Referenten endgültig bestätigen
- 4
Raum und Saalaufteilung reservieren
- 5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Werbung in sozialen Medien posten
- 10
Poster verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Transportwünsche ermitteln
- 14
Programm an Teilnehmer senden
- 15
Sprecherinformationen sammeln
- 16
Präsentationen und Videos sammeln
- 17
Präsentationen technisch testen
2 Personen
- 18
Workshop-Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Namensschilder vorbereiten
- 20
Anwesenheitsliste drucken
- 21
Ablaufplan ausdrucken
- 22
Catering bestellen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
- 27
Präsentationen auf USB-Stick speichern
- 28
Ort und Toiletten reinigen
3 Personen
- 29
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 30
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
- 31
Workshoptische aufstellen
3 Personen
- 32
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 33
Mikrofon und Lautsprecher anschließen
2 Personen
- 34
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 35
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Infomaterial auslegen
2 Personen
- 38
Namensschilder bereitlegen
- 39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 40
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 41
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 42
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen
Event
- 43
Referenten empfangen
2 Personen
- 44
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 45
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 46
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 47
Redner betreuen
- 48
Technik bei Präsentationen bedienen
2 Personen
- 49
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 50
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Workshopräume umbauen
4 Personen
- 54
Workshop-Materialien verteilen
3 Personen
- 55
Workshops betreuen
6 Personen
- 56
Vegetarische Mahlzeit servieren
5 Personen
- 57
Abfall zwischendurch sortieren
2 Personen
- 58
Abschlussgespräch begleiten
2 Personen
- 59
Verabschiedung und Feedbackkarten verteilen
2 Personen
- 60
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Möbel abbauen
4 Personen
- 62
Technik abkoppeln und verpacken
2 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Müll entsorgen
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- KlappischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Präsentationsklicker
- USB-SticksAnz. 3
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- TeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
Dekoration
- KlimaposterAnz. 12
- PapiergirlandenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- InfotafelnAnz. 8
- WhiteboardAnz. 2
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-PapierAnz. 6
- StifteAnz. 24
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-TischlampenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst einen Ablauf mit festen Zeitblöcken fest. Plane für jeden Vortrag und Workshop eine konkrete Start- und Endzeit und halte zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer für Wechsel und Fragen frei.
- Bestätige Referenten nicht nur mündlich. Sammle spätestens zwei Wochen vor dem Klimaabend Namen, Kurzbiografien, Präsentationen und Videos und teste jede Datei einmal auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
- Plane die Saalaufteilung nach dem Programm, nicht umgekehrt. Für Workshops brauchst du bewegliche Tische und ausreichend Stühle; prüfe außerdem, ob Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel bis zum jeweiligen Platz reichen.
- Veröffentliche das Anmeldeformular früh und frage dort direkt nach Ernährungs- und Transportwünschen. Bestelle das Catering erst nach einer belastbaren Teilnehmerzahl und verpacke Diätmahlzeiten separat, damit sie bei der Ausgabe nicht verwechselt werden.
- Bereite für den Einlass eine gedruckte Anwesenheitsliste, Namensschilder und den Ablaufplan vor. Kühle Getränke am Vortag und lade wiederaufladbare Batterien für Mikrofone und Präsentationsklicker spätestens am Abend vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Klimaabend organisieren?
- Starte idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Referenten bestätigen, ein Raum reservieren, Genehmigungen prüfen und Einladungen mit Anmeldeformular verschicken.
- Wann sollte ich Referenten für einen Klimaabend anfragen?
- Frage Referenten und Workshopleiter spätestens sechs Wochen vor dem Termin an. Eine endgültige Bestätigung sowie Präsentationen und Sprecherinformationen solltest du bis zwei Wochen vorher vorliegen haben.
- Wann muss das Catering für einen Klimaabend bestellt werden?
- Bestelle das Catering etwa sieben bis zehn Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen weitgehend feststehen. Erfasse Ernährungswünsche bis dahin und verpacke Sondermahlzeiten getrennt.
- Wie teste ich die Technik für einen Klimaabend?
- Führe spätestens am Vortag einen vollständigen Test mit Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabeln, Mikrofonen und Lautsprechern durch. Öffne jede Präsentation und jedes Video einmal und halte einen USB-Stick mit den Dateien bereit.
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