Zo organiseer je een kinderkunstexpositie

Begin met de locatie, de aanmeldingen en een duidelijke inleverdatum voor de kunstwerken. Daarna controleer je toestemming, nummer je elk werk en maak je labels die tijdens de expositie goed leesbaar zijn. Plan de ruimte op papier voordat je tafels, stoelen en expositiewanden neerzet. Op de dag zelf werk je van ontvangstbalie naar expositieruimte, catering en kinderknutseltafel. Zo voorkom je dat je op het laatste moment nog werken, routeborden of dieetwensen moet uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Kunstwerken verzamelen
2 personen
6
Kunstwerken controleren
2 personen
7
Toestemmingen controleren
8
Kunstwerken nummeren
2 personen
9
Kunstlabels opstellen
2 personen
10
Programma's printen
11
Routeborden maken
12
Foto's van kunstwerken maken
13
Promotiebericht publiceren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Kunstwerken verpakken
2 personen
16
Dranken koelen
17
Hapjes voorbereiden
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
2 personen
20
Expositiewanden plaatsen
3 personen
21
Kunstwerken ophangen
3 personen
22
Kunstlabels bevestigen
2 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Kinderknutseltafel inrichten
2 personen
25
Cateringtafel inrichten
2 personen
26
Verlichting controleren
27
Veilige looproute controleren
2 personen

Event

28
Bezoekers ontvangen
2 personen
29
Bezoekers registreren
30
Expositie toelichten
2 personen
31
Knutseltafel begeleiden
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Kunstwerken afnemen
3 personen
37
Kunstwerken verpakken
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Kunstwerken terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Expositiewandenaantal 6
Knutseltafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Decoratie

Kunstlijstenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Kleefstripsaantal 4
Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Wegwijzersaantal 6

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Fotocamera

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Kinderactiviteiten

Tekenpapieraantal 200
Kleurpotlodenaantal 40
Viltstiftenaantal 40
Wascoaantal 30
Scharenaantal 12
Lijmsticksaantal 12
Knutselbakkenaantal 6
Beschermschortenaantal 12

Kantoor

Clipboardsaantal 3
Pennensetsaantal 6
Notitieblokkenaantal 4
Plakbandaantal 6
Schrijfbord

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies een inleverdatum die minimaal 7 dagen vóór de expositie ligt. Dan houd je tijd over om beschadigde werken, ontbrekende toestemmingen en onduidelijke namen te herstellen.
Geef elk kunstwerk direct een nummer en leg dat nummer vast bij de maker. Maak de labels pas daarna; zo voorkom je dat een naamkaartje aan het verkeerde werk komt te hangen.
Maak vooraf een eenvoudige plattegrond met looproute, ontvangstbalie, expositiewanden, cateringtafel en knutseltafel. Houd de knutseltafel uit de loop en leg afvalbakken binnen handbereik.
Regel drank en hapjes uiterlijk 1 dag van tevoren en verzamel dieetwensen bij de aanmelding. Koel dranken pas op de locatie als je daar voldoende koelboxen of koelkastruimte voor hebt.
Test printer, laptop, fotocamera, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opbouw. Hang kunstwerken en labels eerst op, en plaats daarna pas decoratie zoals vlaggenlijn, bloemstukken en tafelkleden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kinderkunstexpositie?: Begin minimaal 4 weken van tevoren met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de inleverdatum voor kunstwerken minstens 7 dagen vóór de expositie, zodat je kunt controleren, nummeren en labelen.
Wanneer verzamel je de kunstwerken voor een kinderkunstexpositie?: Laat kunstwerken uiterlijk 1 week vóór de opening binnen zijn. Controleer elk werk binnen 2 dagen op naam, toestemming, beschadigingen en de manier waarop het moet worden opgehangen.
Hoe richt je een ruimte in voor een kinderkunstexpositie?: Maak eerst een plattegrond en reserveer ongeveer 30 minuten voor het uitzetten van tafels, stoelen en expositiewanden. Richt daarna de ontvangstbalie, cateringtafel en knutseltafel in en houd een vrije looproute naar de kunstwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om kunstwerken op te hangen?: Reken voor een team van 2 personen op ongeveer 2 tot 3 uur voor 30 tot 40 kunstwerken, inclusief labels en controle. Leg de werken vooraf op nummer klaar; dat voorkomt zoeken tijdens de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.