Organiser une exposition d’art pour enfants, étape par étape

Commencez par fixer le lieu, la capacité d’accueil et la date limite d’inscription. Demandez ensuite les besoins alimentaires et les autorisations nécessaires avant de rassembler les œuvres. Le jour du montage, prévoyez assez de temps pour contrôler, numéroter et accrocher chaque création, puis aménagez séparément l’accueil, l’espace de bricolage et la table traiteur. Cette organisation évite les œuvres mal identifiées, les files à l’entrée et les boissons servies trop chaudes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le lieu
5
Rassembler les œuvres d’art
2 personnes
6
Contrôler les œuvres
2 personnes
7
Vérifier les autorisations
8
Numéroter les œuvres
2 personnes
9
Installer les étiquettes d’œuvres d’art
2 personnes
10
Imprimer les programmes
11
Créer les panneaux de direction
12
Prendre des photos des œuvres d’art
13
Publier le message promotionnel
14
Faire les courses
2 personnes
15
Emballer les œuvres d’art
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Préparer les en-cas
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
21
Accrocher les œuvres
3 personnes
22
Apposer les étiquettes d'œuvres d'art
2 personnes
23
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Aménager la table de bricolage pour enfants
2 personnes
25
Installer la table traiteur
2 personnes
26
Vérifier l'éclairage
27
Vérifier l’itinéraire de circulation sécurisé
2 personnes

Événement

28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
29
Enregistrer les visiteurs
30
Présenter l’exposition
2 personnes
31
Encadrer l’atelier bricolage
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
35
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Retirer les œuvres d'art
3 personnes
37
Emballer les œuvres d’art
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Remettre le mobilier en place
3 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Vérifier le matériel
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
45
Rapporter les œuvres d'art
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Murs d’expositionqté 6
Table de bricolageqté 2
Poubellesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Cadres d’artqté 40
Passe-partoutqté 40
Bandes adhésivesqté 4
Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Guirlande de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Appareil photo

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Activités pour enfants

Papier à dessinqté 200
Crayons de couleurqté 40
Feutresqté 40
Crayons de cireqté 30
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Bacs de bricolageqté 6
Tabliers de protectionqté 12

Bureau

Presse-papiersqté 3
Sets de stylosqté 6
Blocs-notesqté 4
Ruban adhésifqté 6
Panneau d’affichage

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’exposition. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires sans courir après les familles.
Contrôlez chaque œuvre dès sa réception et attribuez-lui un numéro unique. Préparez les étiquettes avant l’installation : chercher les correspondances au dernier moment crée facilement des erreurs.
Prévoyez au moins 2 heures pour installer les murs d’exposition, les tables, les chaises et les œuvres. Ajoutez 30 minutes pour vérifier les panneaux indicateurs et les branchements de l’imprimante ou de la machine à café.
Séparez clairement l’accueil, la table de bricolage et la table traiteur. Cette disposition limite les croisements entre les enfants qui bricolent, les visiteurs qui arrivent et les personnes qui se servent à boire.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez les en-cas juste avant le service. Gardez les œuvres emballées jusqu’au moment de les accrocher afin d’éviter les taches et les pliures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour installer une exposition d’art pour enfants ?: Comptez environ 2 heures pour installer les murs, les tables, les chaises, les panneaux et les œuvres. Gardez 30 minutes supplémentaires pour les étiquettes, la signalétique et les dernières vérifications.
Quand faut-il demander les autorisations pour les œuvres des enfants ?: Demandez-les au moment de l’inscription, idéalement au moins 10 jours avant l’exposition. Vérifiez ensuite que chaque œuvre exposée possède bien l’autorisation correspondante avant de l’accrocher.
Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une réponse au plus tard 10 jours avant, afin de préparer l’accueil, les programmes et les besoins alimentaires.
Quand préparer les étiquettes des œuvres ?: Préparez-les dès que les œuvres sont contrôlées et numérotées, généralement 3 à 5 jours avant l’exposition. Imprimez quelques étiquettes vierges de secours pour les changements de dernière minute.

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