Eine Kinderkunstausstellung organisieren – Schritt für Schritt
Beginne mit Ort, Termin und einem klaren Anmeldeschluss, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst und prüfst du die Kunstwerke, nummerierst sie und erstellst passende Etiketten. Plane den Aufbau so, dass Ausstellungswände, Empfang, Basteltisch und Catering vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen. Besonders leicht vergessen werden Genehmigungen, Wegweiser, Verlängerungskabel und die Dokumentation der Werke mit Fotos.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Location reservieren
- 5
Kunstwerke sammeln
2 Personen
- 6
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
- 7
Genehmigungen prüfen
- 8
Kunstwerke nummerieren
2 Personen
- 9
Kunstetiketten erstellen
2 Personen
- 10
Programme drucken
- 11
Wegweiser erstellen
- 12
Fotos von Kunstwerken machen
- 13
Werbebeitrag veröffentlichen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Kunstwerke verpacken
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
- 17
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
2 Personen
- 20
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
- 21
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
- 22
Kunstetiketten anbringen
2 Personen
- 23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 24
Kinderbasteltisch einrichten
2 Personen
- 25
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 26
Beleuchtung kontrollieren
- 27
Sicheren Laufweg kontrollieren
2 Personen
Event
- 28
Besucher empfangen
2 Personen
- 29
Besucher registrieren
- 30
Ausstellung erläutern
2 Personen
- 31
Kreativtisch betreuen
2 Personen
- 32
Snacks servieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
- 35
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Kunstwerke abnehmen
3 Personen
- 37
Kunstwerke verpacken
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Location reinigen
3 Personen
- 41
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 42
Dekoration entfernen
2 Personen
- 43
Materialien prüfen
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Kunstwerke zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- AusstellungswändeAnz. 6
- BasteltischAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
Dekoration
- KunstrahmenAnz. 40
- PassepartoutsAnz. 40
- KlebestreifenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 50
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelketteAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- Fotokamera
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 12
Kinderaktivitäten
- ZeichenpapierAnz. 200
- BuntstifteAnz. 40
- FilzstifteAnz. 40
- WascoAnz. 30
- ScherenAnz. 12
- KlebestifteAnz. 12
- BastelboxenAnz. 6
- SchutzschürzenAnz. 12
Büro
- KlemmbretterAnz. 3
- StiftesetsAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- Schreibtafel
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Setze den Anmeldeschluss mindestens 14 Tage vor der Ausstellung. So kannst du Ernährungswünsche erfassen, Programme drucken und die benötigte Anzahl an Tischen und Stühlen realistisch planen.
- Prüfe jedes Kunstwerk beim Eingang auf Namen, Format und Zustand. Vergib eine laufende Nummer und bringe Etikett und Werk erst zusammen an, wenn die Liste vollständig ist.
- Fotografiere die Kunstwerke vor der Hängung bei gleichmäßigem Licht. Notiere die Bildnummer direkt beim Foto, damit später keine Zuordnung zwischen Kamera, Programm und Ausstellungsliste verloren geht.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Stelle zuerst Ausstellungswände und Mobiliar auf, richte danach Empfangs- und Cateringtisch ein und hänge die Werke erst am Ende auf.
- Kühle Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn und bereite Snacks rechtzeitig vor. Stelle Gläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Abfallbehälter gemeinsam bereit, statt sie während des Empfangs zusammensuchen zu müssen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kinderkunstausstellung organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Einladungen und Genehmigungen. Der Anmeldeschluss sollte ungefähr 14 Tage vor dem Termin liegen, damit genug Zeit für Prüfung, Etiketten und Programme bleibt.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kinderkunstausstellung?
- Rechne bei einer kleinen Ausstellung mit 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit. Für Ausstellungswände, Mobiliar, Empfang, Catering, Basteltisch und das Aufhängen der Kunstwerke sollte mindestens eine Person zusätzlich beim Aufbau helfen.
- Wann sollte man die Kunstwerke für die Ausstellung sammeln?
- Sammle die Kunstwerke spätestens 7 bis 10 Tage vor der Ausstellung ein. So bleiben mehrere Tage für die Kontrolle, Nummerierung, Fotos, Etiketten und eine sichere Verpackung.
- Was wird bei einer Kinderkunstausstellung häufig vergessen?
- Häufig fehlen Genehmigungen, klare Wegweiser, Verlängerungskabel oder Abfallbehälter. Prüfe diese Punkte spätestens 3 Tage vor dem Termin und kontrolliere am Aufbau-Tag, ob Empfang, Getränke und Basteltisch tatsächlich vollständig eingerichtet sind.
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