Checklist voor een kinderkunstexpositie organiseren
Een kinderkunstexpositie vraagt meer voorbereiding dan alleen werkjes ophangen. Je verzamelt kunstwerken, controleert toestemmingen en maakt labels voordat je de ruimte inricht. Plan daarnaast de ontvangstbalie, kinderknutseltafel en cateringtafel apart, zodat bezoekers en kinderen elkaar niet hinderen. Met deze checklist houd je de volgorde bij en voorkom je dat printwerk, routeborden of gekoelde dranken pas op het laatste moment worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Kunstwerken verzamelen
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Toestemmingen controleren
Kunstwerken nummeren
2 personen
Kunstlabels opstellen
2 personen
Programma's printen
Routeborden maken
Foto's van kunstwerken maken
Promotiebericht publiceren
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken verpakken
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Kunstlabels bevestigen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Kinderknutseltafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Verlichting controleren
Veilige looproute controleren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
Expositie toelichten
2 personen
Knutseltafel begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kunstwerken afnemen
3 personen
Kunstwerken verpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Kunstwerken terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Expositiewandenaantal 6
- Knutseltafelaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Schenk kannenaantal 4
Decoratie
- Kunstlijstenaantal 40
- Passe-partoutsaantal 40
- Kleefstripsaantal 4
- Naamkaartjesaantal 50
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
- Wegwijzersaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Fotocamera
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Kinderactiviteiten
- Tekenpapieraantal 200
- Kleurpotlodenaantal 40
- Viltstiftenaantal 40
- Wascoaantal 30
- Scharenaantal 12
- Lijmsticksaantal 12
- Knutselbakkenaantal 6
- Beschermschortenaantal 12
Kantoor
- Clipboardsaantal 3
- Pennensetsaantal 6
- Notitieblokkenaantal 4
- Plakbandaantal 6
- Schrijfbord
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel kunstwerken niet pas op de opbouwdag. Controleer vooraf of elk werk compleet is, nummer het en noteer de juiste naam voor het kunstlabel.
- Maak labels en programma’s nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print extra exemplaren, zodat een beschadigd label of programma niet direct een probleem vormt.
- Plan de opbouw in zones: zet expositiewanden eerst, plaats daarna tafels en stoelen en richt vervolgens ontvangst, knutseltafel en catering in. Zo blijven kunstwerken tijdens het sjouwen zo veel mogelijk uit de loop.
- Regel routeborden en het promotiebericht zodra locatie en tijd vaststaan. Bezoekers die de ingang niet direct vinden, lopen anders al vóór binnenkomst vast.
- Koel dranken pas kort voor de ontvangst en bereid hapjes zo laat mogelijk voor. Gebruik aparte serveerschalen en houd rekening met verzamelde dieetwensen, zodat je tijdens de expositie niet meer hoeft uit te zoeken wat iedereen mag eten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kinderkunstexpositie organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken van tevoren. Reserveer eerst de locatie, verstuur uitnodigingen en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingen.
- Wanneer moet ik kunstwerken voor een expositie verzamelen?
- Vraag kunstwerken uiterlijk 1 week voor de expositie binnen te zijn. Dan heb je nog tijd om ze te controleren, te nummeren, te fotograferen en de kunstlabels op te stellen.
- Hoe richt ik een kinderkunstexpositie in?
- Zet de expositiewanden eerst op hun plek en hang de kunstwerken daarna op. Richt vervolgens de ontvangstbalie, kinderknutseltafel en cateringtafel in; reserveer voor de opbouw minimaal 2 tot 3 uur.
- Wat moet ik niet vergeten bij een kinderkunstexpositie?
- Controleer vooral toestemmingen, naamkaartjes, routeborden en verlengsnoeren. Leg ook kleefstrips, afvalbakken en extra servies klaar; die worden vaak pas gemist wanneer de bezoekers al binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!