Cómo organizar una exposición de arte infantil

Organizar una exposición de arte infantil requiere coordinar las obras, las familias y el montaje sin dejarlo todo para el último día. Empieza reservando el lugar y definiendo las fechas de entrega; después gestiona las inscripciones, los permisos y las preferencias alimentarias. Cuando recibas las obras, revísalas, numéralas y prepara sus etiquetas antes de imprimir programas y señales. El día anterior, deja listas las bebidas, los aperitivos y todo el material de exposición para concentrarte en recibir a los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Reservar el lugar
5
Recoger las obras de arte
2 personas
6
Revisar las obras de arte
2 personas
7
Comprobar permisos
8
Numerar las obras de arte
2 personas
9
Preparar etiquetas para las obras
2 personas
10
Imprimir los programas
11
Crear señales de ruta
12
Hacer fotos de las obras de arte
13
Publicar mensaje promocional
14
Hacer la compra
2 personas
15
Empaquetar las obras de arte
2 personas
16
Enfriar bebidas
17
Preparar aperitivos
2 personas
18
Montar mesas
3 personas
19
Colocar las sillas
2 personas
20
Colocar las paredes de exposición
3 personas
21
Colgar obras de arte
3 personas
22
Colocar etiquetas para las obras
2 personas
23
Montar el mostrador de recepción
2 personas
24
Montar la mesa de manualidades para niños
2 personas
25
Montar la mesa de catering
2 personas
26
Comprobar la iluminación
27
Comprobar la ruta de circulación segura
2 personas

Evento

28
Recibir a los visitantes
2 personas
29
Registrar a los visitantes
30
Explicar la exposición
2 personas
31
Guiar la mesa de manualidades
2 personas
32
Servir aperitivos
2 personas
33
Rellenar las bebidas
34
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
35
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

36
Recoger obras de arte
3 personas
37
Empaquetar las obras de arte
3 personas
38
Lavar la vajilla
2 personas
39
Recoger la basura
2 personas
40
Limpiar el lugar
3 personas
41
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
42
Retirar la decoración
2 personas
43
Comprobar los materiales
2 personas
44
Devolver los objetos prestados
2 personas
45
Devolver las obras
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Paredes de exposicióncant. 6
Mesa de manualidadescant. 2
Papeleracant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 8
Jarras para servircant. 4

Decoración

Marcos para cuadroscant. 40
Passe-partoutscant. 40
Tiras adhesivascant. 4
Tarjetas de nombrecant. 50
Mantelescant. 8
Guirnalda de banderinescant. 4
Arreglos floralescant. 4
Señalizadorescant. 6

Equipo

Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cámara de fotos

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 12

Actividades infantiles

Papel para dibujarcant. 200
Lápices de colorescant. 40
Rotuladorescant. 40
Cera escolarcant. 30
Tijerascant. 12
Barras de pegamentocant. 12
Cajas para manualidadescant. 6
Batas de proteccióncant. 12

Oficina

Portapapelescant. 3
Juego de bolígrafoscant. 6
Bloc de notascant. 4
Cinta adhesivacant. 6
Pizarra

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Fija una fecha límite para recibir las obras al menos 7 días antes de la exposición. Así tendrás tiempo para revisar cada pieza, hacer fotos, asignar números y corregir etiquetas o marcos.
Comprueba los permisos antes de enviar las invitaciones y confirma el aforo del lugar con al menos 2 semanas de antelación. Incluye en la invitación la fecha límite de inscripción y la información sobre alergias.
Prepara las etiquetas y el programa cuando ya tengas cerrada la lista de obras. Imprime un pequeño margen extra, por ejemplo 5 copias adicionales del programa y varias etiquetas en blanco para cambios de última hora.
Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje: coloca primero las paredes de exposición, después cuelga las obras y finalmente instala las etiquetas, la recepción, las sillas y las mesas de catering.
Monta una mesa de manualidades separada de la zona de obras y coloca una papelera cerca. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos antes de que lleguen las familias, no durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición de arte infantil?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y enviar invitaciones. Cierra la recepción de obras al menos 7 días antes y termina las etiquetas y el programa 2 o 3 días antes.
¿Cuándo se deben recoger las obras de arte infantil?: Establece una fecha límite de 7 días antes de la exposición. Ese margen permite revisar las obras, hacer fotos, numerarlas, preparar las etiquetas y resolver piezas dañadas o entregas pendientes.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición de arte infantil?: Calcula entre 60 y 90 minutos si las obras ya están numeradas y las etiquetas preparadas. Añade otros 30 minutos para montar la recepción, la mesa de manualidades y el catering.
¿Qué hay que preparar para recibir a las familias?: Deja lista una mesa de recepción con el programa y la información de la exposición, además de sillas, vasos, tazas, platos y cubiertos. Comprueba las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y prepara bebidas y aperitivos como mínimo 1 hora antes.

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