Organiser une fête de la Semaine du Livre pour la Jeunesse

Pour organiser cette fête, commence par verrouiller la date, le programme et le lieu avant de préparer les invitations. La réussite dépend surtout de l’enchaînement entre inscriptions, activités pour enfants, lecture et ateliers. Prévois aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, signalétique, matériel par activité et installation du coin lecture. Le jour J, un déroulé imprimé et une équipe répartie par espaces évitent les temps morts et les demandes de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Réserver un lecteur et des animateurs d'atelier
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Choisir définitivement les activités pour enfants
3 personnes
9
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
10
Inventorier le matériel de l’atelier
2 personnes
11
Sélectionner les fournisseurs et les boutiques
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Créer des autocollants de nom et la signalétique
2 personnes
14
Préparer l’espace de lecture
2 personnes
15
Imprimer les questions du quiz et les cartes de jeu
2 personnes
16
Composer une table d'échange de livres
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer le matériel par activité
3 personnes
20
Imprimer la liste de contacts et le déroulé

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Aménager le coin lecture
2 personnes
25
Installer les tables de bricolage
3 personnes
26
Installer la table d'échange de livres
2 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Tester le matériel sonore
2 personnes
29
Monter le buffet traiteur
3 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer le matériel d'inscription
32
Briefer les bénévoles
3 personnes
33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
35
Assurer l’ouverture et l’accueil
2 personnes
36
Animer la séance de lecture
2 personnes
37
Encadrer la chasse au trésor des livres
4 personnes
38
Animer l'atelier créatif
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
41
Animer l’échange de livres
2 personnes
42
Animer le quiz pour enfants
2 personnes
43
Expliquer le concours de coloriage
2 personnes
44
Préparer les petits prix
45
Animer la remise des prix
2 personnes
46
Servir le buffet et les snacks
4 personnes
47
Garder les informations sur les allergènes visibles
48
Animer une séance de lecture à voix haute pour les parents
2 personnes
49
Animer un jeu familial
3 personnes
50
Finaliser l’échange de livres
2 personnes
51
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
52
Rassembler les objets perdus
2 personnes
53
Collecter la vaisselle
3 personnes
54
Trier les déchets
2 personnes
55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
58
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
61
Vérifier les restes
2 personnes
62
Trier et ranger le matériel
2 personnes
63
Rendre les livres empruntés
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
66
Collecter les factures impayées
67
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
68
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 90
Chaises hautes pour enfantsqté 10
Couverturesqté 12
Bibliothèquesqté 2
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Bolsqté 40
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8

Décoration

Guirlandes sur le thème des livresqté 12
Ballonsqté 120
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Affiches de livresqté 20
Étoiles en papierqté 30
Bannière pour photowall
Panneaux en ardoiseqté 6
Étiquettes nominativesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Marque-pagesqté 150

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Balance de pesée

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6
Lampes à pilesqté 4

Livres et jeux

Livres de lectureqté 25
Livres pour enfantsqté 100
Puzzlesqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Coloriagesqté 150
Cartes de chasse au trésorqté 100
Cartes-quizqté 8
Crayons de couleurqté 80
Feutresqté 80
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 40
Papier de bricolageqté 500
Carton à bricolageqté 200
Perlesqté 1000
Crayons de cireqté 60
Cadeaux de prixqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires de lecture, d’ateliers et de quiz, puis laisse une marge d’au moins 15 minutes entre deux activités pour les déplacements et les changements de matériel.
Traite les inscriptions au fur et à mesure et demande les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la fête. Prépare ensuite les quantités de boissons, d’assiettes et de couverts à partir du nombre définitif de participants.
Prépare une caisse ou une table par activité la veille : matériel de bricolage, questions du quiz et cartes de jeu doivent être regroupés séparément. Cela évite de chercher un élément pendant que les enfants attendent.
Installe l’accueil, les porte-manteaux et les panneaux indicateurs avant l’ouverture du lieu. Place les étiquettes nominatives à l’entrée et indique clairement le coin lecture, les ateliers, les toilettes et la table d’échange de livres.
Imprime le déroulé et la liste de contacts en plusieurs exemplaires le jour J. Teste les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du livre pour la jeunesse ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Réserve d’abord le lieu, le lecteur et les animateurs, puis envoie les invitations environ 3 semaines avant la date.
Quand envoyer les invitations pour une fête du livre jeunesse ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement afin de laisser le temps de s’inscrire. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant la fête pour finaliser les activités et les achats.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Compte au moins 90 minutes avant l’ouverture, davantage si tu installes plusieurs tables d’atelier et un espace lecture. Les tests audio doivent être terminés environ 60 minutes avant l’arrivée des participants.
Que faut-il préparer la veille d’une fête du livre pour enfants ?: Prépare les livres sélectionnés, le matériel de chaque activité, les supports imprimés, les étiquettes nominatives et la signalétique. Mets aussi de côté les éléments de décoration et vérifie la liste des courses avant le jour J.

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