Ein Kinderboekenweekfest Schritt für Schritt organisieren

Ein Kinderboekenweekfest gelingt, wenn Programm, Räume und Kinderaktivitäten früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ablauf und Zielgruppe fest, bevor du Vorleser, Workshop-Leitungen und den Veranstaltungsort buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. Plane am Veranstaltungstag feste Bereiche für Vorlesen, Basteln, Empfang und Büchertausch ein – so entstehen weniger Wartezeiten und die Kinder wissen sofort, wo sie hingehören.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
3
Vorleser und Workshop-Leitende buchen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Kinderaktivitäten endgültig auswählen
3 Personen
9
Vorlesebücher auswählen
2 Personen
10
Workshopmaterialien inventarisieren
2 Personen
11
Lieferanten und Geschäfte auswählen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Namensaufkleber und Beschilderung erstellen
2 Personen
14
Vorleseecke vorbereiten
2 Personen
15
Quizfragen und Spielkarten drucken
2 Personen
16
Büchertausch-Tisch zusammenstellen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Getränke kalt stellen
2 Personen
19
Materialien pro Aktivität bereitlegen
3 Personen
20
Kontaktliste und Ablaufplan drucken

Event

21
Location öffnen
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
24
Vorleseecke einrichten
2 Personen
25
Basteltische einrichten
3 Personen
26
Büchertausch-Tisch einrichten
2 Personen
27
Dekoration aufhängen
3 Personen
28
Tonanlage testen
2 Personen
29
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
30
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
31
Anmeldematerial bereitlegen
32
Freiwillige einweisen
3 Personen
33
Besucher empfangen
3 Personen
34
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
35
Begrüßung und Eröffnung übernehmen
2 Personen
36
Vorlesesession begleiten
2 Personen
37
Buchrallye betreuen
4 Personen
38
Bastelsession moderieren
4 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Snacks auffüllen
2 Personen
41
Buchtausch begleiten
2 Personen
42
Kinderquiz moderieren
2 Personen
43
Malwettbewerb erklären
2 Personen
44
Preise bereitlegen
45
Preisverleihung betreuen
2 Personen
46
Buffet und Snacks servieren
4 Personen
47
Allergeninformationen sichtbar halten
48
Vorlesesession für Eltern durchführen
2 Personen
49
Familienspiel betreuen
3 Personen
50
Letzten Büchertausch abschließen
2 Personen
51
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
52
Fundsachen sammeln
2 Personen
53
Geschirr einsammeln
3 Personen
54
Abfall trennen
2 Personen
55
Catering aufräumen
3 Personen
56
Dekoration entfernen
3 Personen
57
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
58
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Nachbereitung

59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
61
Übrig gebliebenes Essen kontrollieren
2 Personen
62
Materialien sortieren und aufräumen
2 Personen
63
Ausgeliehene Bücher zurückbringen
2 Personen
64
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
65
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
66
Unbezahlte Rechnungen sammeln
67
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
68
Fotos und Ergebnisse teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 90
KinderhochstühleAnz. 10
DeckenAnz. 12
BücherregaleAnz. 2
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
SchalenAnz. 40
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

Bücher-Themen-GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 120
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
BuchposterAnz. 20
PapiersterneAnz. 30
Fotowand-Stoff
KreidetafelnAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 120
WegweiserAnz. 12
LesezeichenAnz. 150

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
Wiegewaage

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Bücher und Spiele

VorlesebücherAnz. 25
KinderbücherAnz. 100
PuzzlesAnz. 6
GesellschaftsspieleAnz. 8
MalvorlagenAnz. 150
Schnitzeljagd-KartenAnz. 100
QuizkartenAnz. 8
BuntstifteAnz. 80
FilzstifteAnz. 80
ScherenAnz. 30
KlebestifteAnz. 40
BastelpapierAnz. 500
BastelkartonAnz. 200
PerlenAnz. 1000
WachsmalstifteAnz. 60
PreisgeschenkeAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Programm in Blöcken von 30 bis 45 Minuten und lasse zwischen Vorlesung und Workshop mindestens 10 Minuten für den Wechsel. So bleibt Zeit, Gruppen neu zu sortieren und Materialien bereitzulegen.
Bearbeite Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag: Erfasse spätestens 7 Tage vorher die Namen, Gruppengrößen und Ernährungswünsche. Daraus ergeben sich Sitzplätze, Namensaufkleber und die benötigte Verpflegung.
Bereite für jede Kinderaktivität eine eigene Materialstation vor. Lege Quizfragen, Spielkarten und Bastelmaterialien getrennt bereit, damit Helfende nicht während des Programms suchen müssen.
Richte die Vorleseecke in einem ruhigeren Raumteil ein und stelle Tische für Basteln und Workshops mit ausreichend Abstand auf. Wegweiser und Namensaufkleber sollten vor dem Einlass sichtbar angebracht sein.
Drucke Ablaufplan und Kontaktliste am Vortag und bestimme eine Person für Technik und eine für den Empfang. Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel solltest du vor dem Öffnen der Location testen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderboekenweekfest planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Vorleser und Workshop-Leitungen solltest du möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Fest buchen.
Wie viele Kinder kann eine Vorleserunde aufnehmen?: Für eine Vorleserunde sind etwa 10 bis 15 Kinder pro Gruppe überschaubar. Bei größeren Gruppen brauchst du entweder mehrere Vorleseecken oder zusätzliche Durchgänge von jeweils 30 bis 45 Minuten.
Wann müssen die Einladungen für ein Kinderboekenweekfest verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So kannst du Ernährungswünsche, Namensaufkleber und Sitzordnung rechtzeitig vorbereiten.
Was muss am Tag des Kinderboekenweekfests zuerst aufgebaut werden?: Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte Empfang und Vorleseecke ein und lege danach die Materialien pro Aktivität bereit.

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