Zo organiseer je een kerstsamenzang

Begin met de datum en zaal, en werk daarna in twee sporen: inhoud en uitvoering. Leg het koor en de muzikanten vast voordat je het muziekprogramma en de kerstliederen definitief maakt. Regel vervolgens de uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers, terwijl je techniek, catering en zaalindeling apart voorbereidt. De meeste problemen ontstaan doordat liedteksten, dieetwensen en een technische test pas in de laatste week aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reservering van de zaal maken
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Verzekeringsgegevens controleren
5
Koor en muzikanten vastleggen
2 personen
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Kerstliederen selecteren
2 personen
8
Teksten van liederen verzamelen
9
Liedboekjes opmaken
2 personen
10
Liedboekjes laten printen
11
Uitnodigingen opstellen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Evenement online publiceren
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Aanmeldingen bevestigen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
19
Catering bestellen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Drankvoorraad controleren
22
Geluidsapparatuur reserveren
23
Projector en scherm reserveren
24
Technische test plannen
2 personen
25
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
26
Vluchtroutes controleren
2 personen
27
Toiletten en garderobe controleren
2 personen
28
Programma en routebeschrijving verspreiden
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Verse producten inkopen
2 personen
31
Zaal openen
2 personen
32
Licht en verwarming controleren
2 personen
33
Stoelen opstellen
5 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Podiumzone vrijmaken
3 personen
37
Versiering ophangen
4 personen
38
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
39
Lichtjes ophangen
3 personen
40
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
41
Microfoons aansluiten
2 personen
42
Projector en scherm opstellen
2 personen
43
Techniek testen
3 personen
44
Liedboekjes klaarleggen
3 personen
45
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
46
Koffie en thee voorbereiden
4 personen
47
Hapjes voorbereiden
4 personen
48
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
49
Dranken koud zetten
2 personen
50
Afvalpunten plaatsen
2 personen
51
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
52
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

53
Koor ontvangen
2 personen
54
Koor laat inzingen
2 personen
55
Bezoekers verwelkomen
4 personen
56
Aanmeldingen afvinken
2 personen
57
Liedboekjes uitdelen
3 personen
58
Garderobe beheren
2 personen
59
Opening aankondigen
60
Samenzang begeleiden
4 personen
61
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
62
Koffie en thee serveren
4 personen
63
Hapjes serveren
3 personen
64
Dranken bijvullen
2 personen
65
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
66
Pauzeprogramma aankondigen
67
Kaarsmoment begeleiden
3 personen
68
Avondprogramma aankondigen
69
Avondsamenzang begeleiden
4 personen
70
Warme chocolademelk serveren
4 personen
71
Dranken bijvullen
2 personen
72
Laatste lied aankondigen
73
Bezoekers bedanken
74
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
75
Garderobe leegmaken
2 personen

Nazorg

76
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
77
Decoratie veilig verwijderen
4 personen
78
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
79
Servies verzamelen
4 personen
80
Overgebleven eten verpakken
2 personen
81
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
82
Servies afwassen
4 personen
83
Keuken schoonmaken
3 personen
84
Zaal schoonmaken
4 personen
85
Toiletten schoonmaken
2 personen
86
Geleende materialen verzamelen
2 personen
87
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
88
Projector en scherm inpakken
2 personen
89
Koelkasten en apparaten uitschakelen
2 personen
90
Deuren en ramen controleren
2 personen
91
Zaal afsluiten
2 personen
92
Retourmaterialen terugbrengen
2 personen
93
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
94
Gevonden voorwerpen registreren
95
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 14
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Schotelsaantal 140
Glazenaantal 160
Waterglazenaantal 160
Bordenaantal 160
Gebaksvorkjesaantal 160
Theelepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptop
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 10
Tafelkledenaantal 18
Rode servettenaantal 180

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-kaarsenaantal 140
Staande lampenaantal 4
Batterijenaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Overig

Liedboekjesaantal 150
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Ducttapeaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Verbanddozenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk 7 dagen voor de samenzang. Controleer dan de luidsprekers, microfoons, het mengpaneel, de projector en alle kabels in de zaal waar je optreedt.
Maak de liedboekjes pas definitief nadat het muziekprogramma en de teksten zijn gecontroleerd. Laat ze bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor het evenement printen, zodat je nog fouten kunt herstellen.
Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf af en verwerk daarna dieetwensen en bevestigingen. Zo kun je de catering en het aantal stoelen baseren op een vast aantal deelnemers.
Maak de vrijwilligersindeling minimaal 3 dagen vooraf en geef iedere vrijwilliger één duidelijke taak. Plan aparte mensen voor ontvangst, garderobe, catering en technische ondersteuning.
Teken de plattegrond voordat je stoelen en tafels plaatst. Houd ruimte vrij voor microfoonstandaards, een projector en scherm, garderoberekken en veilige looproutes naar de uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kerstsamenzang?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, koor en muzikanten. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de samenzang, zodat je de aanmeldingen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet je de liedboekjes voor een kerstsamenzang regelen?: Verzamel de liedteksten en maak het boekje 3 tot 4 weken vooraf op. Laat de definitieve versie 10 tot 14 dagen voor het evenement printen, na controle van volgorde en tekst.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstsamenzang?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor garderobe, 1 voor catering en 1 voor techniek. Bij meer dan 50 deelnemers is een extra ontvangst- of cateringvrijwilliger praktisch.
Wanneer test je de geluidsapparatuur en projector?: Plan een volledige technische test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Test microfoons, luidsprekers, kabels, laptop, projector en scherm in de definitieve opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.