Weihnachtssingen organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Weihnachtssingen braucht mehr Vorbereitung als nur einen Chor und bekannte Lieder. Lege zuerst Termin, Saal und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplan, Liedhefte und der technische Ablauf. Plane spätestens zwei Wochen vorher einen vollständigen Test mit Mikrofonen, Mischpult, Laptop und Projektor ein – gerade bei gemeinschaftlichem Singen werden Texte und Ton sonst schnell zum Engpass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Saalreservierung vornehmen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Versicherungsdaten prüfen
5
Chor und Musiker festlegen
2 Personen
6
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
7
Weihnachtslieder auswählen
2 Personen
8
Liedtexte sammeln
9
Liederhefte zusammenstellen
2 Personen
10
Liederhefte drucken lassen
11
Einladungen erstellen
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Veranstaltung online veröffentlichen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Anmeldungen bestätigen
17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
18
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
19
Catering bestellen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Getränkevorrat prüfen
22
Tonanlage reservieren
23
Projektor und Leinwand reservieren
24
Technischen Test planen
2 Personen
25
Saalplan erstellen
2 Personen
26
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
27
Toiletten und Garderobe kontrollieren
2 Personen
28
Programm und Wegbeschreibung verteilen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
31
Saal öffnen
2 Personen
32
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
33
Stühle aufstellen
5 Personen
34
Tische aufstellen
3 Personen
35
Garderobe einrichten
2 Personen
36
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
4 Personen
38
Weihnachtsbaum und Dekoration aufstellen
3 Personen
39
Lichter aufhängen
3 Personen
40
Tonanlage aufbauen
3 Personen
41
Mikrofone anschließen
2 Personen
42
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
43
Technik testen
3 Personen
44
Liederbücher bereitlegen
3 Personen
45
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
46
Kaffee und Tee vorbereiten
4 Personen
47
Snacks vorbereiten
4 Personen
48
Buffet und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
49
Getränke kalt stellen
2 Personen
50
Müllstationen aufstellen
2 Personen
51
Empfangstheke einrichten
2 Personen
52
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

53
Chor empfangen
2 Personen
54
Chor einsingen lassen
2 Personen
55
Besucher begrüßen
4 Personen
56
Anmeldungen abhaken
2 Personen
57
Liederhefte verteilen
3 Personen
58
Garderobe verwalten
2 Personen
59
Eröffnung ankündigen
60
Gemeindegesang begleiten
4 Personen
61
Musik und Mikrofone bedienen
2 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
63
Snacks servieren
3 Personen
64
Getränke nachfüllen
2 Personen
65
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
66
Pausenprogramm ankündigen
67
Kerzenmoment begleiten
3 Personen
68
Abendprogramm ankündigen
69
Abendliches Singen begleiten
4 Personen
70
Heiße Schokolade servieren
4 Personen
71
Getränke nachfüllen
2 Personen
72
Letztes Lied ankündigen
73
Besucher bedanken
74
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
75
Garderobe leeren
2 Personen

Nachbereitung

76
Tonanlage ausschalten
2 Personen
77
Dekoration sicher entfernen
4 Personen
78
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
79
Geschirr sammeln
4 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
81
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
82
Geschirr abwaschen
4 Personen
83
Küche reinigen
3 Personen
84
Saal reinigen
4 Personen
85
Toiletten reinigen
2 Personen
86
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
87
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
88
Projektor und Leinwand einpacken
2 Personen
89
Kühlschränke und Geräte ausschalten
2 Personen
90
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
91
Saal abschließen
2 Personen
92
Retourmaterialien zurückbringen
2 Personen
93
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
94
Fundgegenstände registrieren
95
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 14
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
ServierplattenAnz. 140
GläserAnz. 160
WassergläserAnz. 160
TellerAnz. 160
GebäckgabelnAnz. 160
TeelöffelAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtssterneAnz. 10
TischdeckenAnz. 18
Rote ServiettenAnz. 180

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-KerzenAnz. 140
StehlampenAnz. 4
BatterienAnz. 40

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiskübelAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Sonstiges

LiederbücherAnz. 150
NamensschilderAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
WegweiserAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Saal, Datum und Genehmigungen. Kläre mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, wie viele Stühle, Klapptische und Garderobenständer in den Raum passen und ob zusätzliche Meldungen oder Versicherungsnachweise nötig sind.
Stelle das Musikprogramm fest, bevor du die Liedhefte drucken lässt. Sammle die Liedtexte spätestens 3 Wochen vor dem Termin und drucke etwa 10 Prozent mehr Hefte als bestätigte Anmeldungen.
Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Audiokabel sowie Projektor und Leinwand mindestens 7 Tage vorher im echten Saal.
Teile Helfer nach Aufgaben und Uhrzeiten ein. Für Einlass, Garderobe, Technik, Buffet und Abbau brauchst du am besten je eine verantwortliche Person plus Ersatz – besonders für die ersten 30 Minuten.
Bestelle Getränke und Verpflegung erst nach dem Anmeldeschluss, aber nicht später als 5 Tage vorher. Rechne für das erste gemeinsame Singen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und prüfe vegetarische oder andere Ernährungswünsche separat.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtssingen organisieren?: Starte etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Chor und Genehmigungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen laufen und das Musikprogramm feststehen.
Wie viele Liedhefte braucht man für ein Weihnachtssingen?: Drucke ein Heft pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 Anmeldungen sind das beispielsweise 88 Hefte, damit auch spontane Gäste mitlesen können.
Wann sollte die Technik für das Weihnachtssingen getestet werden?: Plane den vollständigen Test mindestens 7 Tage vorher und teste im gebuchten Saal. Prüfe dabei Ton, Mikrofone, Stromversorgung, Laptop, Projektor und die Anzeige der Liedtexte.
Wie viele Helfer braucht man für ein Weihnachtssingen?: Für eine Veranstaltung mit bis zu 100 Gästen solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einteilen: Einlass, Garderobe, Technik, Buffet, Betreuung des Chors und Abbau. Erstelle den Schichtplan spätestens 10 Tage vorher.

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