Organiser une chorale de Noël, étape par étape

Une chorale de Noël demande plus qu’un programme de chants : il faut coordonner la salle, les artistes, les inscriptions et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le lieu, puis sécurisez les autorisations, l’assurance et les réservations techniques. Le programme musical et les livrets se préparent avant les invitations. Enfin, prévoyez les bénévoles, le catering et un test complet du son et de la projection avant le jour du concert.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Vérifier les informations d'assurance
5
Réserver la chorale et les musiciens
2 personnes
6
Établir le programme musical
2 personnes
7
Sélectionner les chants de Noël
2 personnes
8
Rassembler les paroles des chansons
9
Mettre en page les livrets de chants
2 personnes
10
Faire imprimer les livrets de chansons
11
Rédiger les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier l’événement en ligne
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Confirmer les inscriptions
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
19
Commander le catering
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Vérifier le stock de boissons
22
Réserver le matériel de sonorisation
23
Réserver le projecteur et l'écran
24
Planifier un test technique
2 personnes
25
Établir le plan de la salle
2 personnes
26
Vérifier les issues de secours
2 personnes
27
Vérifier les toilettes et le vestiaire
2 personnes
28
Distribuer le programme et l’itinéraire
29
Faire les courses
3 personnes
30
Acheter des produits frais
2 personnes
31
Ouvrir la salle
2 personnes
32
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
33
Installer les chaises
5 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Dégager la zone du podium
3 personnes
37
Suspendre la décoration
4 personnes
38
Installer le sapin de Noël et la décoration
3 personnes
39
Accrocher les lumières
3 personnes
40
Installer le matériel sonore
3 personnes
41
Brancher les microphones
2 personnes
42
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
43
Tester la technique
3 personnes
44
Préparer les livrets de chants
3 personnes
45
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
46
Préparer le café et le thé
4 personnes
47
Préparer les en-cas
4 personnes
48
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
49
Mettre les boissons au frais
2 personnes
50
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
51
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
52
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

53
Accueillir la chorale
2 personnes
54
Faire chanter le chœur
2 personnes
55
Accueillir les visiteurs
4 personnes
56
Cocher les inscriptions
2 personnes
57
Distribuer les livrets de chansons
3 personnes
58
Gérer le vestiaire
2 personnes
59
Annoncer l'ouverture
60
Accompagner le chant en commun
4 personnes
61
Gérer la musique et les micros
2 personnes
62
Servir le café et le thé
4 personnes
63
Servir des amuse-bouches
3 personnes
64
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
65
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
66
Annoncer le programme de la pause
67
Animer le moment des bougies
3 personnes
68
Annoncer le programme du soir
69
Accompagner le chant du soir
4 personnes
70
Servir du chocolat chaud
4 personnes
71
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
72
Annoncer la dernière chanson
73
Remercier les visiteurs
74
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
75
Vider le vestiaire
2 personnes

Suivi

76
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
77
Retirer la décoration en toute sécurité
4 personnes
78
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
79
Rassembler la vaisselle
4 personnes
80
Emballer les restes
2 personnes
81
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
82
Faire la vaisselle
4 personnes
83
Nettoyer la cuisine
3 personnes
84
Nettoyer la salle
4 personnes
85
Nettoyer les toilettes
2 personnes
86
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
87
Ranger le matériel audio
2 personnes
88
Emballer le projecteur et l’écran
2 personnes
89
Éteindre les réfrigérateurs et les appareils
2 personnes
90
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
91
Fermer la salle
2 personnes
92
Rapporter le matériel de retour
2 personnes
93
Ranger le stock restant
2 personnes
94
Enregistrer les objets trouvés
95
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 14
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Plateauxqté 140
Verresqté 160
Verres à eauqté 160
Assiettesqté 160
Fourchettes à gâteauqté 160
Cuillères à caféqté 160
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Batteries externesqté 4

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 10
Nappesqté 18
Serviettes rougesqté 180

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Bougies LEDqté 140
Lampadairesqté 4
Pilesqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Autre

Livrets de chansonsqté 150
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la chorale avant d’annoncer la date. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour les autorisations, les déclarations et la vérification de l’assurance.
Finalisez les chants et les paroles avant d’imprimer les livrets. Gardez une marge d’au moins 10 jours pour corriger la mise en page et recevoir les exemplaires.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez les participants avant de commander le catering. Une confirmation 7 jours avant l’événement limite les quantités inutiles.
Faites un plan de salle avec les chaises, les tables du buffet, les portants et les circulations. Réservez une zone dégagée pour les musiciens, les microphones et les pieds de micro.
Organisez un test technique séparé avec les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles, le projecteur et l’écran. Testez chaque microphone et chaque présentation au moins 48 heures avant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une chorale de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières réservations concernent la salle, la chorale et les musiciens ; le programme, les invitations et le catering viennent ensuite.
Combien de temps prévoir pour préparer les livrets de chants ?: Prévoyez environ 3 semaines entre la sélection définitive des chants et la distribution des livrets. Cela laisse le temps de rassembler les paroles, de relire la mise en page et de faire imprimer les exemplaires.
Quand confirmer les inscriptions pour une chorale de Noël ?: Fermez les inscriptions ou demandez une confirmation définitive environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors ajuster le catering, les boissons, les chaises et la répartition des bénévoles.
Quand faire le test du son et du projecteur ?: Faites un premier test technique 48 à 72 heures avant, puis une vérification rapide le jour même. Contrôlez notamment les microphones, les câbles audio, les rallonges, l’ordinateur portable et la projection.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.