Cómo organizar un coro navideño sin improvisar

Un coro navideño combina actuación, participación del público y un momento social, así que conviene trabajar en ese orden. Empieza por fijar la fecha y reservar la sala; después cierra el coro, los músicos y el programa musical. Cuando tengas el repertorio, prepara las letras y las invitaciones, y deja para la fase final la distribución de voluntarios, el catering y la prueba técnica. El día del evento, el plano del salón debe indicar claramente escenario, sillas, buffet, percheros y circulación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Hacer la reserva de la sala
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Comprobar los datos del seguro
5
Contratar al coro y a los músicos
2 personas
6
Preparar el programa musical
2 personas
7
Seleccionar villancicos
2 personas
8
Recopilar letras de canciones
9
Maquetar los cancioneros
2 personas
10
Imprimir los cancioneros
11
Redactar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar el evento en línea
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Confirmar inscripciones
17
Reclutar voluntarios
2 personas
18
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
19
Pedir el catering
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Comprobar el stock de bebidas
22
Reservar equipo de sonido
23
Reservar proyector y pantalla
24
Planificar una prueba técnica
2 personas
25
Hacer el plano del salón
2 personas
26
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
27
Comprobar los baños y el guardarropa
2 personas
28
Distribuir el programa y las indicaciones de ruta
29
Hacer la compra
3 personas
30
Comprar productos frescos
2 personas
31
Abrir la sala
2 personas
32
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
33
Colocar las sillas
5 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Montar el guardarropa
2 personas
36
Despejar la zona del escenario
3 personas
37
Colgar la decoración
4 personas
38
Colocar el árbol de Navidad y la decoración
3 personas
39
Colgar luces
3 personas
40
Montar el equipo de sonido
3 personas
41
Conectar los micrófonos
2 personas
42
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
43
Probar la técnica
3 personas
44
Dejar listos los cancioneros
3 personas
45
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
46
Preparar café y té
4 personas
47
Preparar aperitivos
4 personas
48
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
49
Enfriar las bebidas
2 personas
50
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
51
Montar el mostrador de recepción
2 personas
52
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

53
Recibir al coro
2 personas
54
El coro hace el calentamiento vocal
2 personas
55
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
56
Marcar las inscripciones
2 personas
57
Repartir cancioneros
3 personas
58
Gestionar el guardarropa
2 personas
59
Anunciar la apertura
60
Dirigir el canto conjunto
4 personas
61
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
62
Servir café y té
4 personas
63
Servir aperitivos
3 personas
64
Rellenar las bebidas
2 personas
65
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
66
Anunciar el programa del descanso
67
Guiar el momento de las velas
3 personas
68
Anunciar el programa de la noche
69
Acompañar el canto vespertino
4 personas
70
Servir chocolate caliente
4 personas
71
Rellenar las bebidas
2 personas
72
Anunciar la última canción
73
Dar las gracias a los visitantes
74
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
75
Vaciar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

76
Apagar el equipo de sonido
2 personas
77
Retirar la decoración con seguridad
4 personas
78
Retirar sillas y mesas
5 personas
79
Recoger la vajilla
4 personas
80
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
81
Clasificar y retirar residuos
3 personas
82
Lavar la vajilla
4 personas
83
Limpiar la cocina
3 personas
84
Limpiar la sala
4 personas
85
Limpiar los baños
2 personas
86
Recoger el material prestado
2 personas
87
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
88
Empacar proyector y pantalla
2 personas
89
Apagar los refrigeradores y aparatos
2 personas
90
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
91
Cerrar el salón
2 personas
92
Devolver el material retornable
2 personas
93
Guardar el stock sobrante
2 personas
94
Registrar objetos perdidos
95
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas plegablescant. 14
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Bandejascant. 140
Vasoscant. 160
Vasos para aguacant. 160
Platoscant. 160
Tenedores de postrecant. 160
Cucharillascant. 160
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Baterías externascant. 4

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 10
Mantelescant. 18
Servilletas rojascant. 180

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Velas LEDcant. 140
Lámparas de piecant. 4
Bateríascant. 40

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubos de hielocant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 3

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Otros

Cancioneroscant. 150
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Cinta americanacant. 4
Bridascant. 100
Botiquinescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala antes de anunciar el evento y comprueba con antelación los permisos, las notificaciones y los datos del seguro. Si falta alguno, la comunicación pública puede obligarte a cambiar la fecha.
Cierra el repertorio antes de maquetar los cancioneros. Selecciona los villancicos, recopila las letras y calcula copias para todas las inscripciones confirmadas más un pequeño margen.
No dejes el sonido para la última semana: reserva altavoces, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, cables y regletas, y programa una prueba técnica completa antes de abrir las puertas.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Así puedes ajustar comida, platos, vasos, tazas, cubiertos, termos y jarras de agua al número real de asistentes.
Asigna los voluntarios por funciones y horarios, no solo por nombre. Necesitarás cubrir la recepción, el acceso, el apoyo al coro, el buffet y la recogida, además de comprobar proyector, pantalla y portátil si forman parte del programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un coro navideño?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, contratar al coro y a los músicos, tramitar permisos, preparar el repertorio, enviar invitaciones y hacer una prueba técnica sin apuros.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones del coro navideño?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y fija una fecha de cierre de inscripciones aproximadamente 10 días antes del evento. Después confirma asistentes y preferencias dietéticas antes de encargar el catering.
¿Cuándo hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes, y una comprobación breve el mismo día. Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, portátil, proyector y pantalla en la sala donde se celebrará el coro.
¿Cuántos cancioneros hay que imprimir?: Imprime uno por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de copias extra. Ese margen cubre inscripciones de última hora, ejemplares dañados y asistentes que llegan sin cancionero.

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