Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute gedoe

Een kerstmarkt organiseren begint niet bij de decoratie, maar bij de indeling en de afspraken. Leg eerst vast hoeveel kraamhouders en bezoekers je verwacht, waar de partytenten en kraamtafels komen en hoe bezoekers betalen. Bevestig daarna reserveringen, leveringen en het programma, zodat je weet wat wanneer binnenkomt. In de laatste dagen draait het vooral om voorraad, koeling, warme dranken, contant geld en een korte controle van stroom en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Kraamhouders bevestigen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Plattegrond opstellen
2 personen
7
Verkoopregels afdrukken
8
Programma afdrukken
9
Leveringen bevestigen
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Boodschappen controleren
2 personen
13
Droge voorraad sorteren
2 personen
14
Koelproducten opslaan
2 personen
15
Kerstdecoratie verzamelen
2 personen
16
Kraamhouders informeren
17
Contant geld klaarleggen
2 personen
18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
19
Soep voorbereiden
3 personen
20
Warme chocolademelk maken
2 personen
21
Glühwein voorbereiden
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Broodjes beleggen
3 personen
24
Kraamindeling uitzetten
3 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Verlichting ophangen
4 personen
29
Kerstbomen plaatsen
3 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Wegwijzers plaatsen
2 personen
32
Menuborden plaatsen
2 personen
33
Kassapunten inrichten
3 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
39
Kraamhouders ontvangen
3 personen
40
Kramen laten inrichten
4 personen

Event

41
Opening aankondigen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Kassa bemannen
3 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Warme dranken serveren
4 personen
46
Soep serveren
3 personen
47
Glühwein serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Buffetvoorraad aanvullen
3 personen
50
Servies inzamelen
3 personen
51
Tafels afnemen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten bijvullen
54
Lichtdecoratie controleren
2 personen
55
Muziek afspelen
56
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
57
Laatste verkoop aankondigen
2 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Kramen afbreken
5 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Verlichting verwijderen
3 personen
65
Decoratie inpakken
3 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen drogen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Kraamtafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kassatafelsaantal 3
Hoge tafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Kerstboomstandaardsaantal 3
Kunststof bakkenaantal 12
Kraamwandenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Kommetjesaantal 100
Soepkommenaantal 100
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Bordenaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Glühweinpanaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Krattenaantal 20
Handkarrenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 16
Batterijlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 10

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 6
Kerstslingersaantal 12
Stoffen tafellopersaantal 16
Prijskaartjesaantal 100
Menubordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 10
Kerststerrenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afwasbakkenaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je tafels huurt of opstelt. Houd looppaden vrij en leg kassatafels, hoge tafels en zitplaatsen zo neer dat bezoekers niet voor een kraam blijven staan.
Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk één week vooraf uit. Gebruik die aantallen om hapjes, broodjes, soep en servies in te kopen; reken per bezoeker op minstens één eetmoment en één warme drank.
Test stroom en apparatuur minimaal één dag eerder. Controleer per partytent waar verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels en de glühweinpan komen te staan.
Maak voor elke kraam een korte bevestiging met aankomsttijd, plek, verkoopregels en benodigdheden. Stuur de definitieve plattegrond en het programma uiterlijk 48 uur vooraf, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Leg betaalmiddelen en warme dranken niet als laatste klaar. Tel contant geld vooraf, test de pinapparaten en zet koffie, thee, soep, chocolademelk en glühwein in een tijdschema met aangewezen verantwoordelijken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met kraamhouders, reserveringen en de locatie. Rond de plattegrond, het programma en de leveringen uiterlijk 2 weken vooraf af; de laatste week gebruik je voor aanmeldingen, dieetwensen en voorraad.
Hoeveel kraampjes heb je nodig voor een kerstmarkt?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en de beschikbare ruimte. Begin met de kraamtafels en partytenten op schaal in een plattegrond en houd minimaal 1,5 meter vrij voor een comfortabel looppad tussen de rijen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Verdeel de voorraad over koffie, thee, chocolademelk en glühwein en houd extra bekers achter de hand.
Wanneer moet je de kerstmarkt voorbereiden?: Zet tafels, kraamwanden en tenten bij voorkeur de dag ervoor op als de locatie dat toelaat. Op de dag zelf plan je minimaal 3 uur voor kraamindeling, decoratie, koeling, warme bereiding, kassa's en een laatste veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.