Organiser un marché de Noël, étape par étape
Un marché de Noël se prépare d’abord avec les exposants, les inscriptions et le plan des stands, puis avec les réservations et les livraisons. Prévoyez séparément la circulation du public, l’espace de vente et le service des boissons et de la soupe. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, vérifier les stocks et surveiller la météo. Le jour même, installez les tables avant l’arrivée des exposants et préparez les boissons chaudes par petites quantités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Confirmer les exposants
2 personnes
- 5
Faire les réservations
- 6
Établir le plan
2 personnes
- 7
Imprimer les règles de vente
- 8
Imprimer le programme
- 9
Confirmer les livraisons
- 10
Vérifier les prévisions météo
- 11
Faire les courses
3 personnes
- 12
Vérifier les courses
2 personnes
- 13
Trier les stocks secs
2 personnes
- 14
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
- 15
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
- 16
Informer les exposants
- 17
Préparer l'argent liquide
2 personnes
- 18
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 19
Préparer la soupe
3 personnes
- 20
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
- 21
Préparer le vin chaud
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
4 personnes
- 23
Garnir les sandwiches
3 personnes
- 24
Tracer l’agencement des stands
3 personnes
- 25
Installer les tables
4 personnes
- 26
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 27
Installer les chaises
3 personnes
- 28
Installer l'éclairage
4 personnes
- 29
Installer les sapins de Noël
3 personnes
- 30
Suspendre la décoration
4 personnes
- 31
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
- 32
Installer les panneaux du menu
2 personnes
- 33
Aménager les points de caisse
3 personnes
- 34
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 37
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 38
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
- 39
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
- 40
Faire aménager les stands
4 personnes
Événement
- 41
Annoncer l'ouverture
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 43
Tenir la caisse
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 45
Servir des boissons chaudes
4 personnes
- 46
Servir la soupe
3 personnes
- 47
Servir du vin chaud
3 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 50
Collecter la vaisselle
3 personnes
- 51
Essuyer les tables
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Réapprovisionner les toilettes
- 54
Vérifier la décoration lumineuse
2 personnes
- 55
Passer de la musique
- 56
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
- 57
Annoncer la dernière vente
2 personnes
- 58
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 59
Clôturer la caisse
2 personnes
- 60
Refroidir les restes
2 personnes
- 61
Faire la vaisselle
4 personnes
- 62
Démonter les stands
5 personnes
- 63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 64
Retirer l'éclairage
3 personnes
- 65
Emballer la décoration
3 personnes
- 66
Rassembler les déchets
4 personnes
- 67
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 68
Faire sécher le matériel
2 personnes
- 69
Inventorier le matériel
2 personnes
- 70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de standqté 12
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de caisseqté 3
- Tables hautesqté 4
- Portants à vêtementsqté 6
- Pieds de sapinqté 3
- Bacs en plastiqueqté 12
- Parois de standqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Tasses à vin chaudqté 150
- Petits bolsqté 100
- Bol à soupeqté 100
- Cuillères à caféqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Assiettesqté 150
- Plateaux de serviceqté 20
- Louchesqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Marmites à soupeqté 3
- Marmite à vin chaudqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Caissesqté 3
- Terminaux de paiementqté 3
- Caissesqté 20
- Chariots à mainqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 16
- Lampes à batterieqté 8
- Lanternesqté 10
Décoration
- Sapins de Noël artificielsqté 3
- Boules de Noëlqté 80
- Couronnes de Noëlqté 6
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Chemins de table en tissuqté 16
- Étiquettes de prixqté 100
- Panneaux de menuqté 8
- Panneaux directionnelsqté 10
- Étoiles de Noëlqté 12
- Décorations de tableqté 16
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Verres doseursqté 4
- Saladiersqté 6
- Pinces de serviceqté 12
- Thermosqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Bacs à vaisselleqté 4
- Épongesqté 12
- Seaux de nettoyageqté 4
- Sets de balaiqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires : fixez une date limite au moins 10 jours avant le marché pour savoir combien d’exposants, de visiteurs et de portions prévoir.
- Dessinez l’implantation des stands avant de louer le mobilier. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et séparez la caisse, les tables de vente et le coin restauration.
- Confirmez les exposants et les livraisons 3 à 5 jours avant l’événement. Envoyez avec ces confirmations le programme, les règles de vente, les horaires d’installation et les indications pratiques.
- Préparez l’argent liquide, les caisses et les terminaux de paiement la veille. Testez chaque terminal et gardez une réserve de monnaie, car les premières ventes arrivent souvent avant que tout le monde soit installé.
- Ne préparez pas tout le vin chaud, le café, le thé et le chocolat chaud d’un seul coup. Faites chauffer par fournées et vérifiez les rallonges, multiprises, glacières et équipements de maintien au chaud avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de Noël ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les exposants, les réservations de tentes et de tables prennent généralement plus de temps que la préparation des boissons et de la décoration.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?
- Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour tracer l’agencement, installer les tables, monter les stands et brancher le matériel. Ajoutez 30 minutes pour les imprévus et l’arrivée échelonnée des exposants.
- Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?
- Envoyez une première confirmation dès que les inscriptions sont traitées, puis une dernière 3 à 5 jours avant l’événement. Cette dernière doit rappeler l’horaire d’arrivée, l’emplacement, les règles de vente et les éventuelles livraisons.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché de Noël ?
- Pour le premier service, comptez environ 2 boissons chaudes par personne attendue, puis ajustez selon la durée du marché et la météo. Prévoyez aussi 10 à 15 % de gobelets et de vaisselle supplémentaires pour les pertes, les renversements et les changements de service.
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