Cómo organizar un Mercado de Navidad sin improvisar
Un Mercado de Navidad se organiza en este orden: primero cierras participantes y normas, después reservas el espacio y dibujas la distribución, y al final coordinas compras, comida y montaje. El mayor riesgo no suele ser la decoración, sino descubrir tarde que faltan enchufes, cambio, mesas o información para los expositores. Este plan te ayuda a llegar al día del mercado con los puestos asignados, las entregas confirmadas y el servicio de bebidas preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
2 personas
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Fijar los portatarimas
2 personas
- 5
Hacer reservas
- 6
Elaborar el plano
2 personas
- 7
Imprimir reglas de venta
- 8
Imprimir el programa
- 9
Confirmar entregas
- 10
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 11
Hacer la compra
3 personas
- 12
Comprobar las compras
2 personas
- 13
Ordenar el stock seco
2 personas
- 14
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 15
Reunir la decoración navideña
2 personas
- 16
Informar a los expositores
- 17
Preparar efectivo
2 personas
- 18
Preparar café y té
2 personas
- 19
Preparar sopa
3 personas
- 20
Preparar chocolate caliente
2 personas
- 21
Preparar vino caliente
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
4 personas
- 23
Preparar bocadillos
3 personas
- 24
Distribuir los puestos
3 personas
- 25
Montar mesas
4 personas
- 26
Montar las carpas
6 personas
- 27
Colocar las sillas
3 personas
- 28
Colgar la iluminación
4 personas
- 29
Colocar los árboles de Navidad
3 personas
- 30
Colgar la decoración
4 personas
- 31
Colocar señalizadores
2 personas
- 32
Colocar los carteles del menú
2 personas
- 33
Montar los puntos de caja
3 personas
- 34
Preparar la vajilla
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 37
Comprobar los baños
2 personas
- 38
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
- 39
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 40
Montar los puestos
4 personas
Evento
- 41
Anunciar la apertura
2 personas
- 42
Recibir a los visitantes
4 personas
- 43
Atender la caja
3 personas
- 44
Servir aperitivos
4 personas
- 45
Servir bebidas calientes
4 personas
- 46
Servir sopa
3 personas
- 47
Servir vino caliente
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
3 personas
- 49
Reponer el stock del buffet
3 personas
- 50
Recoger la vajilla
3 personas
- 51
Limpiar las mesas
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Reponer los baños
- 54
Comprobar la iluminación decorativa
2 personas
- 55
Poner música
- 56
Acompañar la actividad infantil
3 personas
- 57
Anunciar la última venta
2 personas
- 58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 59
Cerrar la caja
2 personas
- 60
Enfriar la comida sobrante
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
4 personas
- 62
Desmontar los puestos
5 personas
- 63
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 64
Retirar la iluminación
3 personas
- 65
Empacar la decoración
3 personas
- 66
Recoger la basura
4 personas
- 67
Limpiar el lugar
4 personas
- 68
Secar materiales
2 personas
- 69
Inventariar materiales
2 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de puestocant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cajacant. 3
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 6
- Soportes para árbol de Navidadcant. 3
- Bandejas de plásticocant. 12
- Paredes del standcant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Tazas para vino calientecant. 150
- Cuencoscant. 100
- Tazones para sopacant. 100
- Cucharillas de cafécant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Platoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Ollas para sopacant. 3
- Olla para vino calientecant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cajas de cajacant. 3
- Datáfonoscant. 3
- Cajonescant. 20
- Carritos de manocant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 16
- Lámparas de bateríacant. 8
- Farolescant. 10
Decoración
- Árboles de Navidad artificialescant. 3
- Bolas de Navidadcant. 80
- Coronas navideñascant. 6
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Caminos de mesa de telacant. 16
- Etiquetas de preciocant. 100
- Carteles del menúcant. 8
- Señales de orientacióncant. 10
- Flores de Pascuacant. 12
- Decoraciones de mesacant. 16
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Pinzas de servircant. 12
- Termoscant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregaderoscant. 4
- Esponjascant. 12
- Cubos de limpiezacant. 4
- Sets de escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de distribuir los puestos. Recoge también las preferencias dietéticas y envía a cada expositor las reglas de venta, el programa y su ubicación para reducir preguntas durante el montaje.
- Haz el plano antes de reservar todo el mobiliario. Cuenta por separado las mesas de puesto, mesas de cobro, sillas, percheros y pasillos, y comprueba que las carpas caben con espacio suficiente para circular.
- Confirma las entregas y revisa el pronóstico del tiempo con varios días de margen. Si el mercado es exterior, comprueba especialmente las carpas, los cables alargadores y las regletas antes de que empiece el montaje.
- Calcula las bebidas calientes por franjas, no solo por el total de asistentes. Prepara café, té, sopa, chocolate caliente y vino caliente con sus tazas, cucharones, cuencos y bandejas para mantener la temperatura.
- Prepara los cobros antes de abrir las puertas. Reúne las cajas, los datáfonos y el efectivo, y comprueba las compras y el stock seco; el cambio y los consumibles son fáciles de olvidar hasta que llega el primer cliente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y hacer reservas. Deja la distribución definitiva, las compras y la confirmación de entregas para la última semana.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?
- Asigna los puestos cuando las inscripciones estén cerradas y el plano del espacio esté listo, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Envía la ubicación y las reglas al menos 7 días antes del mercado.
- ¿Cuánto café, chocolate caliente o vino caliente preparar?
- Como cálculo inicial, cuenta entre 1 y 2 bebidas calientes por visitante durante las primeras horas y ajusta según la duración del mercado. Prepara cantidades por tandas para no dejar las bebidas enfriándose durante demasiado tiempo.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior al Mercado de Navidad?
- Revisa el pronóstico, las entregas, el stock refrigerado y seco, los enchufes, el efectivo y los datáfonos entre 24 y 48 horas antes. También confirma que mesas, carpas, decoración, vajilla y equipos estén reunidos y listos para el montaje.
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