Weihnachtsmarkt organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr als Dekoration und Glühwein. Lege zuerst Termin, Standaufteilung und Anmeldefrist fest, bevor du Einladungen verschickst oder Reservierungen vornimmst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Standbetreiber, Lieferungen und der Lageplan. In den letzten Tagen geht es um Wetter, Einkäufe, Kühlung und Bargeld; am Veranstaltungstag müssen Getränke und Speisen zeitlich gestaffelt vorbereitet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 5
Reservierungen vornehmen
- 6
Lageplan erstellen
2 Personen
- 7
Verkaufsregeln ausdrucken
- 8
Programm drucken
- 9
Lieferungen bestätigen
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Einkaufen gehen
3 Personen
- 12
Einkäufe prüfen
2 Personen
- 13
Trockenwaren sortieren
2 Personen
- 14
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
- 15
Weihnachtsdekoration sammeln
2 Personen
- 16
Standbetreiber informieren
- 17
Bargeld bereitlegen
2 Personen
- 18
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 19
Suppe vorbereiten
3 Personen
- 20
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
- 21
Glühwein vorbereiten
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 23
Brötchen belegen
3 Personen
- 24
Standaufteilung markieren
3 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 29
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 32
Menütafeln aufstellen
2 Personen
- 33
Kassenbereiche einrichten
3 Personen
- 34
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 38
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
- 39
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 40
Stände einrichten lassen
4 Personen
Event
- 41
Eröffnung ankündigen
2 Personen
- 42
Besucher empfangen
4 Personen
- 43
Kasse bedienen
3 Personen
- 44
Snacks servieren
4 Personen
- 45
Heiße Getränke servieren
4 Personen
- 46
Suppe servieren
3 Personen
- 47
Glühwein ausschenken
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 49
Buffetvorräte auffüllen
3 Personen
- 50
Geschirr einsammeln
3 Personen
- 51
Tische abwischen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten auffüllen
- 54
Lichtdekoration kontrollieren
2 Personen
- 55
Musik abspielen
- 56
Kinderaktivität betreuen
3 Personen
- 57
Letzten Verkauf ankündigen
2 Personen
- 58
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
- 60
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 62
Stände abbauen
5 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Beleuchtung entfernen
3 Personen
- 65
Dekoration einpacken
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
4 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Materialien trocknen
2 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MessetischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- KassentischeAnz. 3
- Hohe TischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 6
- WeihnachtsbaumständerAnz. 3
- KunststoffbehälterAnz. 12
- StandwändeAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GlühweintassenAnz. 150
- SchälchenAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- TellerAnz. 150
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- SuppenkesselAnz. 3
- GlühweinpfanneAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KassenboxenAnz. 3
- KartenlesegeräteAnz. 3
- KistenAnz. 20
- HandkarrenAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 16
- BatterielampenAnz. 8
- LaternenAnz. 10
Dekoration
- KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- Stoff-TischläuferAnz. 16
- PreisschilderAnz. 100
- MenükartenAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
- WeihnachtssterneAnz. 12
- TischdekorationenAnz. 16
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierzangenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- SpülbeckenAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- PutzeimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Setze die Anmeldefrist mindestens 14 Tage vor dem Weihnachtsmarkt. Erfasse dabei nicht nur die Teilnehmerzahl, sondern auch Ernährungswünsche und bestätige jedem Standbetreiber seinen Platz schriftlich.
- Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vorher. Markiere Standflächen, Tische, Kassen und Laufwege direkt auf dem Boden, bevor Partyzelte, Standwände und Messetische aufgebaut werden.
- Plane Getränke nicht nur nach Flaschen, sondern nach Ausschankstellen. Für das erste Veranstaltungsstunde rechnest du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person; Glühwein, Kaffee, Tee und heiße Schokolade brauchen getrennte Behälter und Tassen.
- Bereite Suppe, Snacks und belegte Brötchen in Etappen vor: Heißes kommt erst kurz vor Beginn in Suppenkessel oder Warmhaltebehälter, Kühlprodukte bleiben bis dahin in Kühlboxen. So steht nicht alles schon nach einer Stunde unappetitlich herum.
- Prüfe 24 Stunden vorher Wettervorhersage, Lieferungen, Bargeld und Technik. Plane mindestens ein Verlängerungskabel pro elektrischer Station und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenlesegeräte und Kassenboxen vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Einladungen und Standanfragen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin rausgehen, damit du Anmeldungen, Reservierungen und Lieferungen noch koordinieren kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person. Teile die Menge auf Glühwein, Kaffee, Tee und alkoholfreie Getränke auf und plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein.
- Wann erstellt man den Lageplan für einen Weihnachtsmarkt?
- Der Lageplan sollte spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung fertig sein. Informiere die Standbetreiber danach sofort und markiere die Standaufteilung am Aufbau-Tag, bevor Tische und Zelte an ihren Platz kommen.
- Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?
- Prüfe am Vortag Wetter, Lieferungen und Einkäufe, sortiere Trockenwaren und lagere Kühlprodukte ein. Bereite außerdem Bargeld, gedruckte Verkaufsregeln und das Programm vor; Kaffee, Suppe und Glühwein kommen erst am Veranstaltungstag in die Geräte.
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