Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute problemen

Begin met de datum, openingstijden en locatie; daarna leg je de vergunning, kraamindeling en stroomvoorziening vast. Pas als de basis klopt, nodig je kraamhouders uit en regel je leveranciers, vrijwilligers, toiletten en afvalinzameling. Werk vanuit een plattegrond, zodat kramen, partytenten, stroompunten en looproutes elkaar niet blokkeren. In de laatste week draait alles om testen, bevestigen en klaarzetten: van kerstverlichting en pinapparaten tot warme dranken en routebordjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunning controleren
4
Kramen indelen
2 personen
5
Stroompunten vastleggen
2 personen
6
Leveranciers benaderen
2 personen
7
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Reservering afvalinzameling maken
13
Reservering toiletten maken
14
Kerstverlichting testen
2 personen
15
Elektrische apparaten testen
2 personen
16
Routebordjes ontwerpen
17
Prijskaartjes maken
2 personen
18
Plattegrond afdrukken
19
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
20
Leveringen bevestigen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
24
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Kerstmuziek klaarzetten
27
Kassa's voorbereiden
2 personen
28
Wisselgeld klaarleggen
29
Kramen opbouwen
8 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
31
Stroom aansluiten
3 personen
32
Verlichting ophangen
4 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Menuborden plaatsen
2 personen
35
Kraamartikelen uitstallen
8 personen
36
Glühwein voorbereiden
3 personen
37
Warme chocolademelk bereiden
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
41
Afvalpunten inrichten
2 personen
42
Informatiebalie inrichten
2 personen
43
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
44
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

46
Kassa's openen
3 personen
47
Bezoekers verwelkomen
4 personen
48
Informatie verstrekken
2 personen
49
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
50
Glühwein serveren
3 personen
51
Warme chocolademelk serveren
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Tafels schoonhouden
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Verlichting controleren
60
Kerstmuziek afspelen
61
Kinderen begeleiden
3 personen
62
Fotohoek beheren
63
Laatste bezoekers informeren
2 personen
64
Kassa's sluiten
3 personen

Nazorg

65
Kraamhouders laten uitladen
4 personen
66
Kramen afbreken
8 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Decoratie verwijderen
4 personen
69
Verlichting afbreken
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Koelboxen leegmaken
2 personen
72
Afval verzamelen
4 personen
73
Locatie schoonmaken
5 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Stroomvoorziening ontkoppelen
3 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Materialen terugbrengen
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
80
Beschadigde materialen apart zetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Kunststof kratjesaantal 20
Kassatafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Glühweinbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Messenaantal 250
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Glühweinverwarmersaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksduimstokkenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 30
Kerstkransenaantal 8
Kersttafellopersaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Kerstmanpak
Fotoachtergrond
Menubordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 100
Tafelkledenaantal 20
Routebordjesaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 18
Buitenlampenaantal 10
Ledkaarsenaantal 40
Lichtgevende kerststerrenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroompunten vast vóór je kramen indeelt. Tel per verkoop- of uitgiftepunt welke apparaten tegelijk draaien, zoals glühweinverwarmers, soepketels, koffiezetapparaten en waterkokers, en plan verlengkabels en kabelmatten buiten de looproute.
Vraag kraamhouders uiterlijk enkele weken vooraf om hun definitieve aantal medewerkers, stroombehoefte en eventuele dieetwensen door te geven. Zo voorkom je lege plekken, te weinig tafels of onverwachte aansluitingen op de marktdag.
Maak naast de plattegrond ook een vrijwilligersrooster per tijdsblok. Plan bij de entree, drankuitgifte, kassa en opruimploeg steeds minimaal één vervanger, want juist tijdens opbouw, wisselmomenten en sluiting vallen mensen uit.
Test kerstverlichting, elektrische apparaten, pinapparaten en microfoons uiterlijk één week vooraf op de plek waar ze gebruikt worden. Een apparaat dat thuis werkt, kan op de markt alsnog problemen geven door te weinig aansluitingen of te lange kabels.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wat naar binnen, onder een partytent of waterdicht verpakt moet worden. Zet houdbare producten en decoratie eerder klaar, maar koel dranken pas volgens je planning zodat ze niet onnodig lang ruimte innemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en kraamhouders. Reserveer daarna toiletten, afvalinzameling en materialen; wacht daar niet mee tot de laatste twee weken.
Waar moet je op letten bij stroom op een kerstmarkt?: Maak minimaal 2 weken vooraf een overzicht van alle apparaten en hun aansluitpunten. Houd kabels uit looproutes met kabelmatten en test verlichting, verwarmers, koffieapparaten en pinapparaten uiterlijk 7 dagen voor opening.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken per actief onderdeel minstens 2 mensen: één voor de uitvoering en één als aflossing. Plan daarnaast een aparte opbouw- en opruimploeg, zodat verkoop- of informatiepunten tijdens die momenten niet onbezet zijn.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een kerstmarkt controleren?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de markt. Gebruik die controles om tenten, decoratie, voorraad, kabels en de indeling van buitenplekken tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.