Cómo organizar un Mercado de Navidad sin imprevistos

Empieza por fijar la fecha, el horario y el lugar; después comprueba los permisos antes de invitar a expositores o anunciar el mercado. La distribución de los puestos, las conexiones eléctricas y los servicios de aseos y residuos determinan buena parte del montaje. Reserva con antelación el equipamiento, coordina las entregas y prepara un horario de voluntarios. En la última semana, prueba las luces y los aparatos, revisa la previsión meteorológica y deja listas las bebidas y los productos no perecederos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y las horas
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar el permiso
4
Distribuir los puestos
2 personas
5
Registrar los puntos de conexión eléctrica
2 personas
6
Contactar a los proveedores
2 personas
7
Invitar a los expositores
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Hacer una reserva para la recogida de residuos
13
Hacer la reserva de los aseos
14
Probar las luces de Navidad
2 personas
15
Probar aparatos eléctricos
2 personas
16
Diseñar carteles de ruta
17
Hacer etiquetas de precio
2 personas
18
Imprimir el plano
19
Crear el horario de voluntarios
2 personas
20
Confirmar entregas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Hacer la compra
3 personas
23
Clasificar decoración navideña
2 personas
24
Preparar productos no perecederos
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar la música de Navidad
27
Preparar las cajas registradoras
2 personas
28
Preparar el cambio
29
Montar los puestos
8 personas
30
Colocar mesas y sillas
5 personas
31
Conectar la corriente
3 personas
32
Colgar la iluminación
4 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Colocar los carteles del menú
2 personas
35
Exponer los artículos del puesto
8 personas
36
Preparar vino caliente
3 personas
37
Preparar chocolate caliente
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Organizar puntos de basura
2 personas
42
Montar el mostrador de información
2 personas
43
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
44
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
45
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

46
Abrir las cajas registradoras
3 personas
47
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
48
Proporcionar información
2 personas
49
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
50
Servir vino caliente
3 personas
51
Servir chocolate caliente
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer aperitivos
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Mantener las mesas limpias
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Comprobar la iluminación
60
Poner música navideña
61
Acompañar a los niños
3 personas
62
Gestionar el rincón de fotos
63
Informar a los últimos visitantes
2 personas
64
Cerrar las cajas registradoras
3 personas

Seguimiento

65
Hacer que los responsables del puesto descarguen
4 personas
66
Desmontar los puestos
8 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Retirar la decoración
4 personas
69
Desmontar la iluminación
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
72
Recoger la basura
4 personas
73
Limpiar el lugar
5 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Desconectar la alimentación eléctrica
3 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver los materiales
2 personas
78
Devolver los objetos prestados
2 personas
79
Guardar la comida sobrante
2 personas
80
Separar los materiales dañados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 6
Cajas de plásticocant. 20
Mesas de cajacant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas para vino calientecant. 250
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 250
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Calentadores de vino calientecant. 3
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de cajacant. 3
Datáfonoscant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Termoscant. 8
Linternas de manocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Monos de cocinacant. 8
Cuchillos de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas de aluminiocant. 20

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 30
Coronas navideñascant. 8
Caminos de mesa navideñoscant. 20
Figuras navideñascant. 12
Disfraz de Papá Noel
Fondo para fotos
Carteles del menúcant. 8
Etiquetas de preciocant. 100
Mantelescant. 20
Carteles de rutacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas de exteriorcant. 10
Velas LEDcant. 40
Estrellas navideñas luminosascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, el horario y los permisos al menos 6 semanas antes. Dibuja los puestos dejando pasillos claros y registra qué expositor necesita una conexión eléctrica para no improvisar cables el día del montaje.
Confirma las reservas de aseos, recogida de residuos, carpas, puestos y equipos entre 10 y 14 días antes. Pide también una hora concreta de entrega: varios proveedores llegando a la vez bloquean la entrada.
Envía a cada expositor su puesto, horario de llegada y necesidades eléctricas al menos 7 días antes. Así puedes imprimir un plano definitivo y corregir duplicidades antes de preparar la señalización.
Prueba las luces de Navidad, las máquinas de café, las teteras y los calentadores 2 o 3 días antes. Comprueba que cada cable tenga una regleta y una alfombrilla para cables, especialmente en las zonas de paso.
Calcula las bebidas y la vajilla por franjas, no solo por asistentes. Enfría las bebidas el día anterior, prepara los productos no perecederos con 24 horas de margen y asigna voluntarios en turnos de 2 a 3 horas para cubrir caja, orientación y reposición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y tramita el permiso primero; deja cerrados expositores, proveedores y voluntarios como máximo 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos y las conexiones eléctricas?: Recoge las necesidades eléctricas al registrar a los expositores y confirma el plano 7 días antes. Guarda una lista con cada punto de conexión para evitar sobrecargar una sola regleta.
¿Cuándo se deben preparar las bebidas y la comida?: Compra los productos no perecederos entre 2 y 3 días antes y enfría las bebidas el día anterior. Comprueba el mismo día que las tazas, vasos, platos y utensilios estén repartidos por las zonas de servicio.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Como referencia, asigna al menos 1 persona para orientación y 1 para caja o reposición durante cada turno de 2 a 3 horas. Añade una persona de coordinación que pueda resolver entregas, electricidad o cambios de última hora.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.