Organiser un marché de Noël sans rien laisser au dernier moment

Un marché de Noël se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, les horaires et le lieu, puis sécurisez les autorisations et les prestataires. Viennent ensuite les exposants, la répartition des stands, les bénévoles et les besoins techniques. Les oublis les plus fréquents concernent l’électricité, les toilettes, les déchets et les livraisons. Ce plan vous aide à suivre les préparatifs jusqu’aux boissons refroidies, aux panneaux installés et au matériel testé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier le permis
4
Répartir les stands
2 personnes
5
Répertorier les points d’alimentation électrique
2 personnes
6
Contacter les fournisseurs
2 personnes
7
Inviter les exposants
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Réserver la collecte des déchets
13
Faire la réservation des toilettes
14
Tester les lumières de Noël
2 personnes
15
Tester les appareils électriques
2 personnes
16
Concevoir les panneaux de direction
17
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
18
Imprimer le plan
19
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
20
Confirmer les livraisons
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier les décorations de Noël
2 personnes
24
Préparer les produits non périssables
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer la musique de Noël
27
Préparer les caisses
2 personnes
28
Préparer la monnaie
29
Monter les stands
8 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Brancher l’électricité
3 personnes
32
Installer l'éclairage
4 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Installer les panneaux du menu
2 personnes
35
Présenter les articles du stand
8 personnes
36
Préparer le vin chaud
3 personnes
37
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Installer le comptoir d'information
2 personnes
43
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
44
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

46
Ouvrir les caisses
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Fournir les informations
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Servir du vin chaud
3 personnes
51
Servir du chocolat chaud
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Vérifier l'éclairage
60
Diffuser de la musique de Noël
61
Accompagner les enfants
3 personnes
62
Gérer l’espace photo
63
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
64
Fermer les caisses
3 personnes

Suivi

65
Faire décharger les exposants
4 personnes
66
Démonter les stands
8 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
68
Retirer la décoration
4 personnes
69
Démonter l’éclairage
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Rassembler les déchets
4 personnes
73
Nettoyer le lieu
5 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Déconnecter l’alimentation électrique
3 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Rapporter le matériel
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
80
Mettre les matériaux endommagés à part

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Caisses en plastiqueqté 20
Tables de caisseqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à vin chaudqté 250
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 250
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réchauffeurs de vin chaudqté 3
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Thermosqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Écarteurs de pouces de chefqté 8
Couteaux de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plateaux en aluminiumqté 20

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 30
Couronnes de Noëlqté 8
Chemins de table de Noëlqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Costume de Père Noël
Fond photo
Panneaux de menuqté 8
Étiquettes de prixqté 100
Nappesqté 20
Panneaux d’orientationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes d'extérieurqté 10
Bougies LEDqté 40
Étoiles de Noël lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu plusieurs mois à l’avance, puis vérifiez rapidement si un permis est nécessaire. Sans cette vérification, l’installation des stands peut être retardée le jour J.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Prévoyez un point d’alimentation pour chaque zone et protégez les rallonges avec des passe-câbles.
Confirmez les toilettes, la collecte des déchets et les livraisons au plus tard 7 jours avant le marché. Notez une personne responsable de chaque prestataire dans le planning.
Testez les lumières de Noël, les machines à café, les bouilloires, les réchauffeurs de vin chaud et les terminaux de paiement 1 à 2 jours avant. Un test sur place permet aussi de repérer les multiprises ou rallonges manquantes.
Préparez les produits non périssables, les étiquettes de prix et le plan imprimé la veille. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et gardez une réserve de gobelets, tasses et couverts pour les heures de pointe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir les autorisations, inviter les exposants et confirmer les prestataires.
Quand faut-il inviter les exposants pour un marché de Noël ?: Lancez les invitations au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant afin de répartir les stands et recueillir les besoins techniques.
Que faut-il vérifier la semaine avant un marché de Noël ?: Confirmez les livraisons, les toilettes, la collecte des déchets et le planning des bénévoles 7 jours avant. Consultez aussi les prévisions météo et adaptez les tentes, les tables et la signalétique si nécessaire.
Quand tester le matériel électrique d’un marché de Noël ?: Testez les lumières, les appareils de préparation, les enceintes et les terminaux de paiement 24 à 48 heures avant. Vérifiez également la longueur des rallonges et le passage sécurisé des câbles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.