So organisierst du einen Weihnachtsmarkt

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Glühwein. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Standort fest, kläre Genehmigungen und teile danach Stände, Stromanschlüsse und Zuständigkeiten ein. Plane Lieferungen, Helferschichten und Toiletten frühzeitig, weil kurzfristige Änderungen am Veranstaltungstag kaum auffangbar sind. Diese Reihenfolge hilft dir, den Aufbau, den Verkauf und den Abbau übersichtlich zu organisieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigung prüfen
4
Stände einteilen
2 Personen
5
Stromanschlüsse festlegen
2 Personen
6
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
7
Standbetreiber einladen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Abholung von Abfall anmelden
13
Toilettenreservierung vornehmen
14
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
15
Elektrische Geräte testen
2 Personen
16
Wegweiser gestalten
17
Preisschilder machen
2 Personen
18
Lageplan drucken
19
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
20
Lieferungen bestätigen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
24
Haltbare Produkte bereitstellen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Weihnachtsmusik bereitlegen
27
Kassen vorbereiten
2 Personen
28
Wechselgeld bereitlegen
29
Stände aufbauen
8 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
31
Strom anschließen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Menütafeln aufstellen
2 Personen
35
Standartikel auslegen
8 Personen
36
Glühwein vorbereiten
3 Personen
37
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
41
Abfallstationen einrichten
2 Personen
42
Informationsstand einrichten
2 Personen
43
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
44
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
45
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

46
Kassen öffnen
3 Personen
47
Besucher begrüßen
4 Personen
48
Informationen bereitstellen
2 Personen
49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
50
Glühwein ausschenken
3 Personen
51
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks nachfüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Tische sauber halten
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
59
Beleuchtung kontrollieren
60
Weihnachtsmusik abspielen
61
Kinder begleiten
3 Personen
62
Fotoecke betreuen
63
Letzte Besucher informieren
2 Personen
64
Kassen schließen
3 Personen

Nachbereitung

65
Standbetreiber ausladen lassen
4 Personen
66
Stände abbauen
8 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Dekoration entfernen
4 Personen
69
Beleuchtung abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Kühlboxen leeren
2 Personen
72
Abfall sammeln
4 Personen
73
Location reinigen
5 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Stromversorgung trennen
3 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Materialien zurückbringen
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
80
Beschädigte Materialien separat ablegen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
KunststoffkistenAnz. 20
KassentischeAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
GlühweintassenAnz. 250
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 250
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
GlühweinwärmerAnz. 3
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KassenboxenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochdaumenstöckeAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 20

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 30
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtstischläuferAnz. 20
WeihnachtsfigurenAnz. 12
Weihnachtsmannkostüm
Foto-Hintergrund
MenükartenAnz. 8
PreisschilderAnz. 100
TischdeckenAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
AußenlampenAnz. 10
StumpenkerzenAnz. 40
Leuchtende WeihnachtssterneAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Standort und Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch, ob Strom, Toiletten, Abfallabholung und die geplanten Öffnungszeiten am Standort möglich sind.
Teile die Marktstände erst ein, nachdem Wege, Stromanschlüsse und Fluchtwege im Lageplan feststehen. Drucke den Plan zusätzlich aus, damit Lieferanten und Helfer beim Aufbau nicht suchen müssen.
Bestätige Lieferungen spätestens 7 Tage vorher und lege für haltbare Produkte einen separaten Vorrat bereit. Getränke solltest du erst kurz vor dem Markt kühlen, damit Kühlboxen und Lagerflächen nicht unnötig lange blockiert sind.
Plane Helferschichten mit mindestens zwei Personen pro Verkaufs- oder Aufgabenbereich und verschicke den Einsatzplan spätestens 5 Tage vorher. Eine Reserve für Ausfälle am Veranstaltungstag verhindert, dass Kasse, Ausschank oder Einlass unbesetzt bleiben.
Teste Beleuchtung, elektrische Geräte, Verlängerungskabel und Kabelmatten mindestens 2 Tage vorher. Beschrifte Preisschilder, Kassenboxen und Kartenlesegeräte vor dem Aufbau, damit am ersten Verkaufstag keine Preis- oder Stromsuche entsteht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Termin und Genehmigungen. Standbetreiber, Lieferanten, Toiletten und Abfallabholung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Markt angefragt oder reserviert sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens zwei Helfer pro gleichzeitig besetztem Stand oder Aufgabenbereich und zusätzlich eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent ein. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden lassen sich Ausfälle und Pausen besser auffangen.
Wann sollte man Glühwein und Getränke einkaufen?: Haltbare Getränke und Zutaten kannst du 7 bis 14 Tage vorher bereitstellen. Kühlpflichtige Getränke gehören erst 1 bis 2 Tage vor dem Markt in die Kühlung, damit Lager- und Kühlkapazitäten nicht zu früh belegt sind.
Wann muss man Strom und elektrische Geräte beim Weihnachtsmarkt prüfen?: Lege die Stromanschlüsse spätestens 2 Wochen vorher fest und teste alle Geräte, Beleuchtungen, Kabel und Kabelmatten mindestens 48 Stunden vor dem Aufbau. Am Veranstaltungstag sollte nur noch angeschlossen und nicht mehr repariert werden.

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