Zo organiseer je een kerstmarkt op het plein

Begin niet met kerstdecoratie, maar met het plein, de datum en de vergunning. Daarna leg je de marktindeling vast en bevestig je de kraamhouders, zodat je weet hoeveel kramen, stroompunten en vrijwilligers nodig zijn. Plan promotie en aanmeldingen ruim vooraf en verzamel dieetwensen voordat je catering definitief maakt. In de laatste week controleer je verlichting, weersverwachting, voorraad en de afspraken over afvalinzameling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en plein bevestigen
2
Vergunning controleren
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraamhouders bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Posters ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Verzekering controleren
13
Catering reserveren
14
Afvalinzameling afspreken
15
Verlichting testen
2 personen
16
Gereedschap verzamelen
17
Kerstdecoratie controleren
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
19
Contactlijst uitdelen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Kraamhouders informeren
25
Plein afzetten
4 personen
26
Materialen uitladen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Kraamindeling markeren
2 personen
30
Verlichting ophangen
4 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Infobord plaatsen
2 personen
34
Kraamhouders ontvangen
2 personen
35
Kramen inrichten
6 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen
40
Contantgeld klaarleggen
2 personen
41
Geluid controleren
2 personen
42
Veiligheidsroute vrijmaken
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Entree openen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
2 personen
46
Informatie verstrekken
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Warme chocolademelk serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tafels schoonhouden
2 personen
53
Toezicht bij verlichting
54
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
55
Laatste ronde aankondigen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
57
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

58
Kramen afbreken
6 personen
59
Versiering verwijderen
3 personen
60
Verlichting uitschakelen
2 personen
61
Materialen inladen
4 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Plein schoonmaken
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen legen
2 personen
66
Voorraad sorteren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
69
Plein opleveringsklaar maken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare glazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 80
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Kassabakkenaantal 4
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kunstsneeuwaantal 6
Infobordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Maatbekersaantal 4
IJslepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrolhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je kraamhouders definitief bevestigt. Houd ruimte vrij voor looppaden, partytenten, catering, afvalinzameling en een duidelijke plek voor stroomkabels.
Controleer stroompunten minimaal één week vooraf. Test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudketels en verlichting samen; op de marktdag ontbreekt vaak tijd om storingen op te lossen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen uit en geef ze uiterlijk 3 dagen voor de markt door aan de catering. Zet herbruikbare mokken, glazen, borden, kommen en bestek apart klaar, zodat ze niet tussen de decoratie verdwijnen.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok en taak toe en deel de contactlijst vóór de opbouw uit. Laat iedereen weten wie verantwoordelijk is voor kraamhouders, catering, stroom, afval en het afzetten van het plein.
Maak een weerbesluit met een duidelijke termijn, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Controleer dan ook of partytenten, kerstdecoratie, lichtsnoeren, ledlampen en batterijlantaarns geschikt zijn voor de verwachte omstandigheden en zet houdbare voorraad alvast klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt op het plein organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, plein, vergunning en kraamhouders. Plan promotie en uitnodigingen minstens 4 weken voor de markt, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Wanneer moet je een vergunning voor een kerstmarkt aanvragen?: Controleer de vergunningseisen meteen nadat datum en plein zijn bevestigd, dus idealiter 10 tot 12 weken vooraf. De exacte aanvraagtermijn verschilt per gemeente; wacht niet tot de kraamhouders al zijn vastgelegd.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Verdeel de voorraad over warme dranken en gekoelde dranken en houd houdbare voorraad apart klaar.
Wanneer controleer je de verlichting en stroom op een kerstmarkt?: Test alle stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen en lampen uiterlijk 7 dagen vooraf. Doe op de opbouwdag nog een korte eindcontrole nadat de marktkramen, partytenten en lichtsnoeren zijn geplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.