Cómo organizar un mercado navideño en una plaza
Organizar un mercado navideño en una plaza exige cerrar primero la fecha, el permiso y la distribución del espacio. Después se coordinan los puestos, la electricidad, la iluminación, la promoción y las necesidades de los visitantes. La mayoría de los problemas aparecen cuando se deja para el final la información a los expositores, el seguro o el plan para la lluvia. Sigue un orden claro y llega al montaje con responsables, contactos y materiales comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y la plaza
- 2
Comprobar el permiso
- 3
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 4
Contactar a los puestos
2 personas
- 5
Fijar los portatarimas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la promoción en línea
- 8
Colgar pósters
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 12
Comprobar el seguro
- 13
Reservar el catering
- 14
Coordinar la recogida de residuos
- 15
Probar la iluminación
2 personas
- 16
Reunir herramientas
- 17
Comprobar la decoración navideña
2 personas
- 18
Asignar voluntarios
- 19
Repartir la lista de contactos
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 24
Informar a los expositores
- 25
Delimitar la plaza
4 personas
- 26
Descargar el material
4 personas
- 27
Montar las carpas
6 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
4 personas
- 31
Conectar la corriente
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Colocar panel informativo
2 personas
- 34
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
- 35
Montar los puestos
6 personas
- 36
Preparar aperitivos
4 personas
- 37
Enfriar las bebidas
2 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Preparar la vajilla
2 personas
- 40
Preparar el efectivo
2 personas
- 41
Comprobar el sonido
2 personas
- 42
Despejar la ruta de seguridad
3 personas
- 43
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 44
Abrir la entrada
2 personas
- 45
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 46
Proporcionar información
- 47
Servir café y té
3 personas
- 48
Servir chocolate caliente
2 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 53
Supervisar la iluminación
- 54
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 55
Anunciar la última ronda
- 56
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 57
Cerrar ventas
2 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar los puestos
6 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Apagar la iluminación
2 personas
- 61
Cargar los materiales
4 personas
- 62
Recoger la basura
4 personas
- 63
Limpiar la plaza
4 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 66
Clasificar el inventario
2 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 69
Dejar la plaza lista para la entrega
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 18
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenajecant. 12
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 150
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 150
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 12
- Termoscant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cajas de la cajacant. 4
- Vallas de control de multitudescant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conos de tráficocant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 20
- Coronas navideñascant. 6
- Nieve artificialcant. 6
- Carteles informativoscant. 4
- Carteles direccionalescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras medidorascant. 4
- Cucharillas para heladocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Portarrollos de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la plaza y el permiso: confirma la fecha, revisa las condiciones de uso y dibuja la distribución antes de invitar a los puestos. Reserva pasillos de circulación y deja libres los accesos.
- Contacta a los expositores con varias semanas de margen y pídeles sus necesidades eléctricas, dietéticas y de montaje. Envíales la distribución definitiva y la información práctica antes del evento.
- Comprueba la electricidad con antelación: localiza los puntos disponibles, calcula dónde irán las máquinas de café y la iluminación, y prueba los cables alargadores y las regletas antes de abrir.
- Planifica el montaje por horas y asigna voluntarios a zonas concretas. Una persona debe coordinar a los puestos, otra controlar los contactos y otra supervisar residuos, neveras y reposición.
- Haz una revisión final el día anterior: pronóstico del tiempo, seguro, iluminación, decoración, provisiones no perecederas y bebidas. Las carpas, las linternas y las cajas de almacenamiento suelen olvidarse hasta que ya es demasiado tarde.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la plaza, el permiso, el seguro y los puestos. Deja la distribución, las necesidades eléctricas y la información a los expositores cerradas como mínimo 2 semanas antes.
- ¿Qué hay que comprobar antes de montar un mercado navideño?
- Comprueba el permiso, el seguro, los accesos, los puntos de electricidad y el pronóstico del tiempo. Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes y prueba la iluminación antes de que lleguen los visitantes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado en una plaza?
- Como referencia, asigna al menos 1 coordinador por cada 10 puestos y añade 2 personas para montaje, información y residuos. Con menos de 4 responsables en total, suelen quedar tareas sin cubrir durante los cambios y la recogida.
- ¿Cuándo hay que informar a los expositores?
- Envía la primera información al confirmar su participación y la versión definitiva entre 7 y 14 días antes. Incluye horario de llegada, distribución del puesto, electricidad disponible, contacto del día y normas de residuos.
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