Organiser un marché de Noël sur une place

Un marché de Noël sur une place se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par confirmer la date, vérifier le permis et dessiner l’emplacement des stands, des tentes, des branchements et des zones de circulation. Les exposants, le traiteur, l’assurance et la collecte des déchets doivent être réglés avant la communication publique. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, l’éclairage, les stocks et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la place
2
Vérifier le permis
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Confirmer les exposants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Accrocher les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Vérifier l’assurance
13
Réserver le catering
14
Organiser la collecte des déchets
15
Tester l’éclairage
2 personnes
16
Rassembler les outils
17
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
19
Distribuer la liste de contacts
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Informer les exposants
25
Balisage de la place
4 personnes
26
Décharger le matériel
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
30
Installer l'éclairage
4 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer le panneau d'information
2 personnes
34
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
35
Aménager les stands
6 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Préparer la caisse en espèces
2 personnes
41
Vérifier le son
2 personnes
42
Dégager l’itinéraire de sécurité
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Ouvrir l’entrée
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
2 personnes
46
Fournir les informations
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir du chocolat chaud
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Supervision de l’éclairage
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Annoncer le dernier tour
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes
57
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
6 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Éteindre l’éclairage
2 personnes
61
Charger le matériel
4 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer la place
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Trier le stock
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
69
Préparer la place pour la remise
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 80
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Tiroirs-caissesqté 4
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Neige artificielleqté 6
Panneaux d’informationqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Cuillères à glaceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’aménagement au moins 4 semaines avant l’ouverture : prévoyez les emplacements des stands, les tables, les tentes, les câbles et un passage dégagé pour le public.
Confirmez les exposants par écrit 2 à 3 semaines avant le marché, puis envoyez-leur les horaires, leur emplacement, les besoins électriques et les consignes d’installation.
Ne repoussez pas les autorisations et l’assurance : vérifiez le permis de la place au début de la préparation et contrôlez les points d’alimentation avant de réserver les appareils.
Testez les guirlandes lumineuses, les lampes LED, les rallonges et les multiprises la veille. Prévoyez aussi des lampes à piles pour les zones qui ne peuvent pas être raccordées.
Faites les courses et mettez les produits non périssables en place 2 jours avant. Remplissez les glacières le jour même et attribuez à chaque bénévole une tâche et un contact précis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël sur une place ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la place, le permis, l’assurance, les exposants, le catering et la communication sans tout gérer dans les derniers jours.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 6 semaines avant la date et confirmez leur présence 2 à 3 semaines avant. Demandez dès l’inscription leurs besoins alimentaires, électriques et matériels.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôlez l’éclairage, les branchements, les stocks, les tentes, le balisage et les prévisions météo la veille. Distribuez aussi la liste des contacts et le planning des bénévoles avant l’arrivée des exposants.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Préparez les thermos, machines à café, bouilloires, gobelets réutilisables et glacières avant l’ouverture.

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