Einen Weihnachtsmarkt auf dem Platz organisieren
Ein Weihnachtsmarkt auf einem Platz steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Datum, Platz, Genehmigung und Versicherung, bevor du Standbetreiber einlädst oder Werbung veröffentlichst. Danach folgen Marktaufteilung, Strom, Catering, Beleuchtung und Helferplanung. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Zusagen zu prüfen, wetterfeste Ausstattung bereitzustellen und alle Beteiligten mit denselben Informationen zu versorgen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Platz bestätigen
- 2
Genehmigung prüfen
- 3
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Standbetreiber bestätigen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbung online stellen
- 8
Poster aufhängen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 12
Versicherung prüfen
- 13
Catering reservieren
- 14
Müllabholung vereinbaren
- 15
Beleuchtung testen
2 Personen
- 16
Werkzeug einsammeln
- 17
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
- 18
Freiwillige einteilen
- 19
Kontaktliste verteilen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 23
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 24
Standbetreiber informieren
- 25
Platz absperren
4 Personen
- 26
Materialien ausladen
4 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Standaufteilung markieren
2 Personen
- 30
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 31
Strom anschließen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Infotafel aufstellen
2 Personen
- 34
Standbetreiber empfangen
2 Personen
- 35
Stände einrichten
6 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 39
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 40
Bargeld bereitlegen
2 Personen
- 41
Ton prüfen
2 Personen
- 42
Sicherheitsroute freimachen
3 Personen
- 43
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 44
Eingang öffnen
2 Personen
- 45
Besucher begrüßen
2 Personen
- 46
Informationen bereitstellen
- 47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 48
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Tische sauber halten
2 Personen
- 53
Aufsicht bei der Beleuchtung
- 54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 55
Letzte Runde ankündigen
- 56
Besucher verabschieden
3 Personen
- 57
Verkauf abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Stände abbauen
6 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 61
Materialien einladen
4 Personen
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Platz reinigen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 66
Vorräte sortieren
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 69
Platz übergabefertig machen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 6
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 18
- KlappstühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 18
- KleiderständerAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Wiederverwendbare GläserAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- KassenboxenAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- VerkehrskegelAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 20
- BatterielaternenAnz. 8
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 4
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 20
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- KunstschneeAnz. 6
- InfotafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 12
- MessbecherAnz. 4
- EislöffelAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 4
- PapierhandtuchspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standaufteilung, bevor du Zusagen verschickst. Markiere für jeden Stand ausreichend Platz und prüfe, ob Stromanschlüsse, Laufwege und der Zugang für die Müllabholung frei bleiben.
- Fordere verbindliche Zusagen der Standbetreiber spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin an. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und besondere Anschlüsse, statt diese Informationen erst am Markttag zu sammeln.
- Teste Beleuchtung, Lautsprecher, Mikrofon, Kaffeemaschinen und Wasserkocher mindestens einen Tag vorher. Verlängerungskabel, LED-Lampen und Batterielaternen werden oft erst beim Aufbau vermisst.
- Teile Helfer in konkrete Schichten für Aufbau, Standbetreuung, Kasse und Abbau ein. Eine Kontaktliste mit Telefonnummern sollte spätestens am Vortag an alle Verantwortlichen verteilt werden.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und informiere die Standbetreiber über Änderungen. Kühlboxen, haltbare Vorräte, Dekoration und Werkzeug sollten dann bereits vollständig bereitstehen, damit am Markttag nur noch aufgebaut und eingeräumt wird.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt anmelden?
- Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit der Prüfung der Genehmigung und der Versicherung. Sobald Datum und Platz feststehen, kannst du Standbetreiber anfragen und die benötigten Unterlagen einreichen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Für einen kleinen Markt solltest du mindestens sechs bis zehn Helfer einplanen, verteilt auf Aufbau, Betreuung, Kasse und Abbau. Bei mehreren Marktständen braucht jede Schicht eine klar benannte verantwortliche Person.
- Wann sollte man die Standbetreiber einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Weihnachtsmarkt. Verbindliche Zusagen, Strombedarf und Ernährungswünsche sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin vorliegen.
- Wann muss man die Beleuchtung und Technik testen?
- Teste Lichterketten, LED-Lampen, Lautsprecher, Mikrofon und Stromanschlüsse mindestens einen Tag vor Beginn. So bleibt Zeit, fehlende Kabel oder defekte Geräte noch zu ersetzen.
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