Organiser un marché de Noël avec croisières, étape par étape

Un marché de Noël avec croisières se prépare en deux circuits liés : le marché à quai et les départs sur l’eau. Commencez par fixer la date, les itinéraires et les créneaux d’embarquement avant de réserver les bateaux et le quai. Ensuite, répartissez les exposants, ouvrez les inscriptions et préparez les consignes de sécurité. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, les besoins alimentaires, les billets et le matériel à bord comme sur le marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les itinéraires de navigation
2 personnes
2
Réserver le lieu et le quai d'embarquement
3
Réserver des bateaux de croisière
4
Définir les stands de marché et les exposants
2 personnes
5
Vérifier les assurances et les consignes de sécurité
2 personnes
6
Créer le plan du site
2 personnes
7
Informer les exposants sur la répartition
8
Publier les horaires des croisières et les consignes d’embarquement
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Annoncer l'événement en ligne
11
Traiter les inscriptions aux croisières
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Suivre les inscriptions et la file d’attente
2 personnes
14
Convenir des livraisons avec les exposants
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Inventorier les stocks et le matériel
2 personnes
17
Briefer l’équipage de la croisière
3 personnes
18
Préparer les consignes de sécurité pour l’embarquement
2 personnes
19
Préparer les billets et les bracelets
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Contrôler les produits frais
2 personnes
23
Décharger les stands de marché
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
6 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer l'éclairage
4 personnes
27
Raccorder les points d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
28
Accrocher les décorations de Noël
4 personnes
29
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
30
Aménager le comptoir de croisière
2 personnes
31
Balisage du parcours d’accès
2 personnes
32
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
33
Vérifier les bateaux de croisière
3 personnes
34
Préparer les gilets de sauvetage
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
37
Préparer les provisions au frais
2 personnes
38
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Effectuer la dernière inspection du site
3 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Vérifier les billets et les bracelets
2 personnes
43
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
44
Accompagner la première croisière
3 personnes
45
Accompagner les croisières
3 personnes
46
Sécuriser la zone d'embarquement
2 personnes
47
Compter les passagers de la croisière
48
Diffuser de la musique de Noël
49
Servir des boissons chaudes
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Vérifier le verglas au point d’embarquement
2 personnes
56
Annoncer la dernière croisière
57
Clôturer la vente et l’entrée
2 personnes
58
Laisser les visiteurs partir tranquillement
3 personnes

Suivi

59
Faire démonter les stands
4 personnes
60
Rendre les bateaux de croisière vides et propres
3 personnes
61
Retirer la décoration et l’éclairage
4 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
66
Compter et ranger les stocks
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Fermer la caisse et le matériel de paiement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Table de caisseqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Poids pour tente de réceptionqté 16

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 200
Verres réutilisablesqté 200
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Louchesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 16
Panneaux de menuqté 12
Panneau d’affichageqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lanternes LEDqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes sur batterieqté 8
Jeux de clés à mainqté 2
Jerricansqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Thermosqté 8
Casseroles à soupeqté 4
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Gants de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Croisières

Gilets de sauvetage adultesqté 80
Gilets de sauvetage pour enfantsqté 20
Boîtes de rangement étanchesqté 4
Tapis d'embarquementqté 4
Lampes de pocheqté 6
Housses étanches pour talkies-walkiesqté 6

Communication

Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de sécuritéqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Porte-menusqté 16

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord les créneaux de navigation et le temps nécessaire entre deux départs. Ajoutez une marge d’au moins 15 minutes pour l’embarquement, le contrôle des billets et les retards des passagers.
Réservez le quai et dessinez le plan du site avant d’installer les stands. Prévoyez des barrières à l’embarquement, des poids pour chaque tente et un passage libre pour les livraisons et les secours.
Donnez aux exposants une heure précise de livraison et de déchargement, distincte de l’ouverture au public. Confirmez aussi l’emplacement de chaque stand au moins 7 jours avant l’événement.
Pour le catering, séparez les quantités du marché de celles prévues sur les bateaux. Comptez les inscrits par croisière, ajoutez les besoins alimentaires recueillis et gardez une réserve pour les bénévoles et l’équipage.
Envoyez les horaires, le point d’embarquement, les consignes et les conditions d’attente avec les billets ou bracelets. Faites un briefing de l’équipage le jour même et contrôlez les produits frais avant leur mise en place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec croisières ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les bateaux, le quai, les assurances et les exposants doivent être confirmés avant de publier les horaires et d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions aux croisières ?: Ouvrez-les après avoir confirmé les bateaux, les itinéraires et les capacités par départ, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez ou réactualisez la liste d’attente 48 heures avant afin de transmettre un décompte fiable à l’équipage.
Combien de temps prévoir pour l’embarquement ?: Réservez au moins 15 minutes par départ pour vérifier les billets ou bracelets et faire monter les passagers en sécurité. Demandez aux participants d’arriver 20 à 30 minutes avant l’heure indiquée.
Quand confirmer les livraisons des exposants ?: Demandez les horaires et besoins de livraison au plus tard 7 jours avant le marché, puis reconfirmez-les 24 à 48 heures avant. Cela évite que les arrivées de matériel bloquent l’embarquement ou les accès de secours.

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